Голова ДСА вніс зміни щодо порядку негайного знищення службових документів

Рішення про негайне знищення службових документів у ДСА та її територіальних управліннях, справ, видань, електронних носіїв інформації прийматиме керівник установи (особа, яка виконує його обов’язки), де вони зберігаються, а у разі відсутності з ним екстреного зв’язку - відповідальна за їх зберігання посадова особа.

Відповідні зміни внесені Наказом за підписом голови Державної судової адміністрації України Олексія Сальнікова від 1 червня 2023 року №268 до Інструкції про порядок обліку, зберігання, використання ізнищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Державній судовій адміністрації України та територіальних управліннях Державної судової адміністрації України, затвердженої наказом від 28 листопада 2018 р. №587.

До цього в Інструкції (п. 101) було визначено, що документи, справи, видання з грифом «Для службового користування», вилучені для знищення експертною комісією установи у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.

Наказом голови ДСА від 1 червня до цього пункту додали наступні норми.

В умовах особливого періоду, що настає з моменту оголошення рішення про мобілізацію (крім цільової) або доведення його до виконавців стосовно прихованої мобілізації чи з моменту введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях та охоплює час мобілізації, воєнний час і частково відбудовний період після закінчення воєнних дій, та у разі виникнення реальної загрози захоплення документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування”, а також неможливості забезпечення їх вивезення в безпечні місця вони знищуються способами, установленими абзацами першим та другим цього пункту.

Рішення про негайне знищення таких документів, справ, видань, електронних носіїв інформації приймає керівник установи (особа, яка виконує його обов’язки), де вони зберігаються, а у разі відсутності з ним екстреного зв’язку - відповідальна за їх зберігання посадова особа.

Факт знищення підтверджується актом про вилучення документів і є підставою для внесення позначки про знищення документів в облікові форми.

Автор: Наталя Мамченко

Підписуйтесь на наш telegram-канал t.me/sudua та на Twitter, а також на нашу сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.