Розбіжності у трудовій книжці: що робити працівнику та роботодавцю

Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради пояснює, як діяти у випадку виявлення розбіжностей у трудовій книжці.

Трудова книжка є не просто формальним документом. Вона підтверджує трудовий стаж працівника, впливає на розмір пенсійного забезпечення, соціальні гарантії, отримання допомоги по безробіттю, а також може мати значення під час вирішення трудових спорів із роботодавцем.

Однак інколи працівники виявляють у ній неточності: неправильно зазначену дату прийняття на роботу, відсутній запис про звільнення, помилково вказану посаду або навіть пропущений період трудової діяльності.

Які розбіжності трапляються найчастіше:

• неправильна дата прийняття або звільнення;
• відсутній запис про переведення;
• неправильно зазначена посада;
• немає печатки або підпису;
• запис внесений із виправленням «від руки» без належного оформлення;
• відсутній запис про цілий період роботи.

Здавалося б, дрібниці. Але саме ці «дрібниці» можуть створити серйозні проблеми при призначенні пенсії чи підтвердженні стажу.

Що говорить закон?

Порядок ведення трудових книжок визначений підзаконними актами, зокрема Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, а загальні гарантії права на працю закріплені у Кодексі законів про працю України.

Якщо запис внесено неправильно – його можна і потрібно виправляти. Але важливо: самостійно працівник нічого виправляти не має права.

Крок 1. Звернутися до роботодавця якщо підприємство ще існує

1. Подайте письмову заяву.

2. Додайте документи, що підтверджують правильні дані (накази, довідки, копії контрактів).

3. Попросіть внести виправлення відповідно до встановленого порядку.

Виправлення робиться шляхом внесення нового запису із зазначенням, що попередній запис є недійсним. Закреслювати чи «підчищати» записи не можна.

Крок 2. Якщо підприємство ліквідовано

Складніша ситуація – коли роботодавець припинив діяльність.

У такому разі:

• Зверніться до архівної установи;
• Подайте запит до правонаступника (якщо він є);
• Отримайте довідку, що підтверджує період роботи.

Якщо документи знищені або відсутні – стаж можна підтвердити в судовому порядку.

Крок 3. Судовий шлях

Якщо роботодавець відмовляється виправляти помилки або не існує, працівник має право звернутися до суду:

• з вимогою встановити факт трудових відносин;
• зобов’язати внести зміни до трудової книжки;
• визнати певний запис недійсним.

Суди часто враховують:

• свідчення колег;
• платіжні відомості;
• довідки з податкової;
• дані персоніфікованого обліку.

А як щодо електронної трудової?

З 2021 року діє перехід до електронного обліку трудової діяльності через Пенсійний фонд України.

Якщо розбіжність є лише в паперовій книжці, але в електронному реєстрі все коректно – ризики мінімальні.

Але якщо помилка дублюється в реєстрі – необхідно подати уточнюючі документи через портал ПФУ.

Чому не варто ігнорувати помилки?

Невиправлена розбіжність може призвести до:

• зменшення страхового стажу;
• відмови у призначенні пенсії;
• складнощів із підтвердженням досвіду;
• програшу в трудовому спорі.

І найгірше – вирішувати це доведеться саме тоді, коли час іде на дні (наприклад, перед виходом на пенсію).

Фахівці радять уважно перевіряти записи у трудовій книжці щоразу після їх внесення, щоб одразу помітити можливі помилки або неточності. Важливо також зберігати копії наказів про прийняття на роботу, звільнення та укладені трудові договори чи контракти, адже ці документи можуть знадобитися для підтвердження трудового стажу.

Крім того, варто періодично перевіряти, чи правильно відображається інформація про стаж у власному електронному кабінеті Пенсійного фонду України. Якщо ж виявлено помилки або розбіжності, не слід відкладати їх виправлення, оскільки з часом це може ускладнити процедуру підтвердження трудового стажу.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.