Расхождения в трудовой книжке: что делать работнику и работодателю

Инспекция по вопросам труда и занятости населения Днепровского городского совета объясняет, как действовать в случае выявления расхождений в трудовой книжке.

Трудовая книжка — это не просто формальный документ. Она подтверждает трудовой стаж работника, влияет на размер пенсионного обеспечения, социальные гарантии, получение пособия по безработице, а также может иметь значение при разрешении трудовых споров с работодателем.

Однако иногда работники обнаруживают в ней неточности: неправильно указанную дату приема на работу, отсутствие записи об увольнении, ошибочно указанную должность или даже пропущенный период трудовой деятельности.

Какие расхождения встречаются чаще всего:

• неправильная дата приема или увольнения;
• отсутствует запись о переводе;
• неправильно указана должность;
• нет печати или подписи;
• запись внесена с исправлением «от руки» без надлежащего оформления;
• отсутствует запись о целом периоде работы.

Казалось бы, мелочи. Но именно эти «мелочи» могут создать серьезные проблемы при назначении пенсии или подтверждении стажа.

Что говорит закон?

Порядок ведения трудовых книжек определен подзаконными актами, в частности Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, а общие гарантии права на труд закреплены в Кодексе законов о труде Украины.

Если запись внесена неправильно — ее можно и нужно исправлять. Однако важно: самостоятельно работник ничего исправлять не имеет права.

Шаг 1. Обратиться к работодателю, если предприятие еще существует

Подайте письменное заявление.

Приложите документы, подтверждающие правильные данные (приказы, справки, копии контрактов).

Попросите внести исправления в соответствии с установленным порядком.

Исправление осуществляется путем внесения новой записи с указанием, что предыдущая запись является недействительной. Зачеркивать или «подчищать» записи нельзя.

Шаг 2. Если предприятие ликвидировано

Более сложная ситуация — когда работодатель прекратил деятельность.

В таком случае:

• обратитесь в архивное учреждение;
• направьте запрос правопреемнику (если он есть);
• получите справку, подтверждающую период работы.

Если документы уничтожены или отсутствуют — стаж можно подтвердить в судебном порядке.

Шаг 3. Судебный путь

Если работодатель отказывается исправлять ошибки или уже не существует, работник имеет право обратиться в суд:

с требованием установить факт трудовых отношений;
обязать внести изменения в трудовую книжку;
признать определенную запись недействительной.

Суды часто принимают во внимание:

свидетельские показания коллег;

платежные ведомости;

справки из налоговой;

данные персонифицированного учета.

А как насчет электронной трудовой?

С 2021 года действует переход к электронному учету трудовой деятельности через Пенсионный фонд Украины.

Если расхождение имеется только в бумажной книжке, но в электронном реестре все корректно — риски минимальны.

Однако если ошибка дублируется в реестре — необходимо подать уточняющие документы через портал Пенсионного фонда Украины.

Почему не стоит игнорировать ошибки?

Неисправленное расхождение может привести к:

• уменьшению страхового стажа;
• отказу в назначении пенсии;
• сложностям с подтверждением опыта работы;
• проигрышу в трудовом споре.

И самое неприятное — решать эту проблему придется именно тогда, когда времени почти не останется (например, перед выходом на пенсию).

Специалисты советуют внимательно проверять записи в трудовой книжке каждый раз после их внесения, чтобы сразу заметить возможные ошибки или неточности. Важно также хранить копии приказов о приеме на работу, увольнении и заключенные трудовые договоры или контракты, поскольку эти документы могут понадобиться для подтверждения трудового стажа.

Кроме того, стоит периодически проверять, корректно ли отображается информация о стаже в личном электронном кабинете Пенсионного фонда Украины. Если же обнаружены ошибки или расхождения, не следует откладывать их исправление, поскольку со временем это может усложнить процедуру подтверждения трудового стажа.

Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua и на Google Новости SUD.UA, а также на наш VIBER, страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.