Как оформить заявку на обеспечение копиями документов страхового фонда: разъяснение

Государственная архивная служба пояснила, как оформить заявку на обеспечение копиями документов страхового фонда.

Пользователь в случае потери, порчи или недоступности правника (оригинала) документа и при наличии документа страхового фонда документации (далее – СФИ) оформляет и направляет сопроводительным письмом заявку в Государственную архивную службу Украины (далее – Укргосархив) (ул. Соломенская, 24, г. Киев, 03110) по форме и описанию, утвержденным приказом Минюста от 26.12.2022 № 5818/5, зарегистрированным в Минюсте 27.12.2022 под № 1683/39019.

Укргосархив в течение пяти рабочих дней с даты получения заявки на обеспечение копиями документов СФИ осуществляет ее рассмотрение и уведомляет пользователя о возможности ее выполнения или отказе в исполнении.

Основанием для отказа в выполнении заявки на обеспечение копиями документов СФИ являются:

- отсутствие информации о документе СФИ в Государственном реестре документов страхового фонда документации Украины;

- несоответствие оформления заявки на обеспечение копиями документов СФИ установленным требованиям;

- отсутствие у пользователя, не являющегося поставщиком документов СФИ, разрешения поставщика документов СФИ или документов, подтверждающих его право собственности на документы или правопреемство, или соответствующего решения суда;

- для заявок на обеспечение копиями документов СФИ, содержащих информацию, являющуюся государственной тайной, отсутствие специального разрешения пользователя на осуществление деятельности, связанной с государственной тайной.

Форма заявки на обеспечение копиями документов страхового фонда приведена в приложении 1 (PDF).

Описание Заявки на обеспечение копиями документов страхового фонда приведены в приложении 2 (PDF).

Пример составления сопроводительного письма пользователя для отправки заявки приведен в приложении 3 (PDF).

К заявке на обеспечение копиями документов СФИ пользователя, не являющегося поставщиком документов, прилагаются разрешение поставщика документов СФИ или копии документов, подтверждающих его право собственности на документы или правопреемство, или соответствующее решение суда.

Пример составления письма-разрешения поставщика документов фонда в приложении 4 (PDF).

Заявка на обеспечение копиями документов СФИ, имеющих гриф ограничения доступа, должна содержать сведения о специальном разрешении на проведение пользователем деятельности, связанной с государственной тайной (номер и дата выдачи, категория режима секретности).

Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua, на Twitter, а также на нашу страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.