Скільки років потрібно зберігати первинні документи самозайнятим особам — пояснення

Податкова служба пояснює, скільки часу зберігати первинні документи самозайнятим особам.

Зазначається, що платники податків повинні вести облік доходів, витрат та інших показників для оподаткування на підставі первинних документів, бухгалтерських регістрів, фінансової звітності та інших документів, передбачених законодавством.

Абзацом першим п. 85.2 ст. 85 Податкового кодексу визначено, що платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки.

Платник податків зобов’язаний забезпечувати збереження документів, пов’язаних з виконанням податкового обов’язку, протягом строків, установлених ПКУ.

Платники податків повинні забезпечити зберігання документів і інформації, визначених п. 44.1 ст. 44 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням законодавства, контроль за яким здійснюють контролюючі органи, протягом установлених законом строків. Зокрема, документи для податкового контролю щодо трансфертного ціноутворення та контрольованих іноземних компаній необхідно зберігати не менше 2555 днів.

Первинні документи, бухгалтерські регістри, фінансову звітність та інші документи, пов’язані з нарахуванням і сплатою податків і зборів, слід зберігати не менше 1825 днів, якщо для них не встановлено довший строк.

Інші документи, на які не поширюються ці вимоги, потрібно зберігати не менше 1095 днів. Такий самий строк — щонайменше 1095 днів — застосовується і до документів, пов’язаних із виконанням іншого законодавства, контроль за яким покладено на контролюючі органи, зокрема дозвільних документів.

Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ст. 44 ПКУ, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ст. 44 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до ст.ст. 39 «Трансфертне ціноутворення» і 39 прим. 2 «Контрольовані іноземні компанії», п. 141.4 ст. 141 ПКУ), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Пунктом 141.4 ст. 141 ПКУ визначено особливості оподаткування нерезидентів податком на прибуток підприємств.

Платниками податку на прибуток підприємств – резидентами є, зокрема, фізичні особи – підприємці, у тому числі такі, що обрали спрощену систему оподаткування, та фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, щодо виплачених нерезиденту доходів (прибутків) із джерелом їх походження з України, що оподатковуються в порядку, визначеному п. 141.4 ст. 141 ПКУ (пп. 133.1.4 п. 133.1 ст. 133 ПКУ).

Строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ст. 102 ПКУ.

Податковий кодекс передбачає особливі правила на період воєнного стану. Відповідно до п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ, до припинення або скасування воєнного стану податки і збори справляються з урахуванням спеціальних норм, встановлених цим пунктом.

Зокрема, для податкових органів і платників податків зупиняється відлік строку давності щодо документальних планових і позапланових перевірок, які тимчасово не проводяться.

Тому фізичні особи – підприємці та особи, що здійснюють незалежну професійну діяльність, повинні зберігати первинні документи довше, ніж стандартні строки, визначені ст. 44 ПКУ (1825 днів для окремих операцій і 1095 днів для інших документів). Це потрібно для того, щоб у разі проведення перевірки можна було надати всі документи, навіть якщо перевірка не проводилася протягом тривалого часу, зокрема понад 5 років.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.