График отпусков, переводы и доплаты: Минюст унифицировал 42 типовых документа

Министерство юстиции Украины приказом № 1860/5 утвердило примерные формы и описания унифицированных форм типовых документов, создаваемых в процессе деятельности юридического лица. Документ принят с целью упорядочения процессов создания, оформления, ведения и хранения организационно-распорядительной документации.

Почему внесли изменения

Основанием для принятия приказа стали нормы действующего законодательства, регулирующие организацию делопроизводства в Украине. В частности, Министерство юстиции ссылается на абзац второй пункта 16 Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17 января 2018 года № 55. Эта норма предусматривает возможность утверждения примерных форм и описаний унифицированных форм типовых документов, используемых при документировании управленческой деятельности.

Кроме того, приказ основывается на Положении о Государственной архивной службе Украины, которая обеспечивает формирование государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства, а также на Положении о Министерстве юстиции Украины, наделяющем ведомство полномочиями по нормативно-правовому регулированию этих вопросов.

Как отмечается в самом приказе, его основной целью является упорядочение процессов создания, оформления, ведения и хранения организационно-распорядительных документов, создаваемых в процессе деятельности юридических лиц. Именно для этого Минюст утвердил 42 примерные формы и описания унифицированных форм типовых документов.

В частности, приказом утверждены примерные формы и описания 42 типовых документов, используемых юридическими лицами. Среди них — учредительные документы (устав, положение о юридическом лице), кадровые документы (штатное расписание, должностные и рабочие инструкции, график отпусков, коллективный договор), приказы по кадровым вопросам (о приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска, командировке, установлении доплат и надбавок, поощрении, дисциплинарных взысканиях), а также протоколы, акты, служебные, докладные и объяснительные записки, характеристики, заявления, служебные письма и другие документы.

Требования к оформлению документов

В частности, график отпусков определен как локальный нормативно-учетный документ, устанавливающий очередность предоставления ежегодных отпусков. Его оформляют на общем бланке юридического лица или на листах формата А4 с указанием наименования юридического лица, названия документа, даты, регистрационного индекса, места составления и грифа утверждения. Текст оформляется в виде таблицы по структурным подразделениям.

Документ подписывает руководитель кадровой службы, согласовывает представитель трудового коллектива или профсоюза, после чего график используется в течение календарного года для учета фактического использования отпусков.

Приказ (распоряжение) о переводе (перемещении) работника оформляется на соответствующем бланке или по унифицированной форме. Он содержит наименование юридического лица, код ЕГРПОУ, дату, место составления, регистрационный индекс с обозначением «к/тр» или «ос/тр», а также сведения о работнике, прежней и новой должностях, причине перевода и основании издания приказа. Документ визируется, подписывается руководителем, а работник подтверждает ознакомление собственноручной подписью.

Приказ (распоряжение) об установлении доплат и надбавок также оформляется на соответствующем бланке или по унифицированной форме и содержит аналогичные реквизиты. Его текст состоит из констатирующей и распорядительной частей, в которых указываются основание издания документа, вид, срок и размер доплаты или надбавки, а также данные работника, которому она устанавливается. Документ подписывает руководитель юридического лица, а работники подтверждают ознакомление собственноручными подписями.

Таким образом, приказ № 1860/5 устанавливает единые требования к оформлению кадровых документов — от их подготовки и подписания до регистрации и ознакомления работников.

Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua и на Google Новости SUD.UA, а также на наш VIBER и WhatsApp, страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.