В Україні

Як створити електронний документообіг в системі управління охороною праці: пояснення

22:54, 30 травня 2024

Створення е-документообігу з охорони праці передбачає структурованість, швидкий пошук, цілодобовий доступ, миттєвий обмін документами.

Як створити електронний документообіг в системі управління охороною праці: пояснення

Слідкуйте за актуальними новинами у соцмережах SUD.UA

Умови війни в Україні вимагають від бізнесу не лише адаптації до нових реалій, але й швидкого впровадження ефективних інструментів для управління та прийняття стратегічних рішень. Як повідомила Державна служба України з питань праці, один із таких інструментів - електронний документообіг, який може допомогти роботодавцям ефективно управляти процесами в умовах обмежень, пов'язаних з російською агресією.

Проте, аналіз застосування нового «Порядку впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці» свідчить про те, що багато роботодавців поки недостатньо інформовані про ці нові можливості.

Наказ Міністерства економіки України від 28 жовтня 2021 року № 839-21 визначає ключові вимоги щодо впровадження електронного документообігу, проте не всі роботодавці повністю ознайомлені з його вимогами та можливостями.

Наприклад, відповідно до цього порядку, при обробці документів, ведення яких передбачається у електронній формі, можливе використання безкоштовних кваліфікованих електронних підписів (КЕП), які не обов'язково пов'язані з роботодавцем, а можуть бути пов'язані з особистою інформацією співробітника.

Це відкриває нові можливості для роботодавців у веденні електронного документообігу та управлінні охороною праці, але вимагає більшого розуміння і впровадження цих можливостей у практику.

Порядок впровадження

Для успішного впровадження ЕДО роботодавцям необхідно дотримуватися кількох основних кроків:

Оцінка готовності підприємства

Визначення поточного стану документообігу.

Оцінка технічної інфраструктури.

Вибір програмного забезпечення

Підбір надійних і зручних платформ для ЕДО.

Навчання персоналу

Проведення тренінгів для працівників щодо використання нової системи.

Впровадження системи

Поступове інтегрування ЕДО в щоденні процеси підприємства.

Моніторинг та оптимізація

Постійне стеження за роботою системи.

Внесення необхідних коректив.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.

Читайте також

Контакти