Що має зробити страхувальник для оцифрування трудової книжки — роз’яснення ПФУ
У Пенсійному фонді в Чернівецькій області наголошують: перехід від паперових трудових книжок до електронного формату — це не просто технічне оновлення, а серйозна трансформація системи обліку трудового стажу.
Важлива роль у цьому процесі належить саме страхувальнику, тобто роботодавцю. Саме він відповідає за внесення та передачу необхідних даних. Без його дій електронна трудова книжка просто не заповниться.
Страхувальник є первинним джерелом інформації про трудову діяльність працівника. Саме він володіє документами, які підтверджують прийняття на роботу, переведення, звільнення, зміну істотних умов праці. Пенсійний фонд не вигадує ці дані – він лише обробляє те, що подає страхувальник.
У процесі оцифрування трудових книжок на страхувальника покладено кілька чітких завдань.
По-перше, він має забезпечити сканування паперових трудових книжок або окремих документів, що підтверджують стаж.
По-друге, ці відомості потрібно завантажити через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України з дотриманням встановлених вимог до якості та повноти даних.
По-третє, страхувальник несе відповідальність за достовірність поданої інформації.
Електронна трудова книжка формується не автоматично. Якщо страхувальник не подав відомості, у реєстрі їх просто не буде. Це означає, що в майбутньому працівник може зіткнутися з проблемами при призначенні пенсії або підтвердженні стажу. Формально винен буде роботодавець, а фактично постраждає працівник.
Окрема роль страхувальника – робота з помилками. У паперових трудових книжках їх вистачає: неточні дати, відсутні накази, некоректно здійснено запис про зміну прізвища. Під час оцифрування ці помилки не зникають самі по собі. Якщо страхувальник завантажує некоректні або неповні документи, система їх або не прийме, або зафіксує як проблемні. У результаті доведеться повертатися до архівів і все переробляти.
Перехід на електронні трудові книжки — це не одноразова акція. Роботодавець і надалі повинен подавати інформацію про трудову діяльність працівників в електронному форматі. Паперові книжки поступово відходять у минуле, а основним джерелом даних стає електронна версія.
Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.
