Что должен сделать страхователь для оцифровки трудовой книжки — разъяснение ПФУ

В Пенсионном фонде Черновицкой области подчеркивают: переход от бумажных трудовых книжек к электронному формату — это не просто техническое обновление, а серьёзная трансформация системы учёта трудового стажа.

Важная роль в этом процессе принадлежит именно страхователю, то есть работодателю. Именно он отвечает за внесение и передачу необходимых данных. Без его действий электронная трудовая книжка просто не будет заполнена.

Страхователь является первоисточником информации о трудовой деятельности работника. Именно у него находятся документы, подтверждающие приём на работу, переводы, увольнения, изменение существенных условий труда. Пенсионный фонд не придумывает эти данные — он лишь обрабатывает то, что подаёт страхователь.

В процессе оцифровки трудовых книжек на страхователя возложено несколько чётких задач.

Во-первых, он должен обеспечить сканирование бумажных трудовых книжек или отдельных документов, подтверждающих стаж.

Во-вторых, эти сведения необходимо загрузить через вебпортал электронных услуг Пенсионного фонда Украины с соблюдением установленных требований к качеству и полноте данных.

В-третьих, страхователь несёт ответственность за достоверность представленной информации.

Электронная трудовая книжка формируется не автоматически. Если страхователь не подал сведения, их просто не будет в реестре. Это значит, что в будущем работник может столкнуться с проблемами при назначении пенсии или подтверждении стажа. Формально виноват будет работодатель, а фактически пострадает работник.

Отдельная роль страхователя — работа с ошибками. В бумажных трудовых книжках их немало: неточные даты, отсутствие приказов, некорректно внесённая информация о смене фамилии. Во время оцифровки эти ошибки не исчезают сами по себе. Если страхователь загружает некорректные или неполные документы, система либо не примет их, либо зафиксирует как проблемные. В результате придётся возвращаться к архивам и переделывать всё заново.

Переход на электронные трудовые книжки — это не разовая кампания. Работодатель и дальше должен подавать информацию о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Бумажные книжки постепенно теряют актуальность, а основным источником данных становится электронная версия.

 Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua и на Google Новости SUD.UA, а также на наш VIBER, страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.