Електронний суд вже незабаром: як відкорегували проект Положення про ЄСІТС

У розпорядженні «Судово-юридичної газети» опинився текст доопрацьованого проекту Положення про Єдину судову інформаційно-телекомунікаційну систему (ЄСІТС). Нагадаємо, раніше суди надіслали розробникам сотні правок. Нашому виданню суди також надіслали свої зауваження щодо попереднього проекту, з якими можна детально ознайомитися за посиланням. Судячи з нової редакції Положення, частина з них були враховані при доопрацюванні документа.

Наразі триває збір інформації від судів щодо їх навантаження для розробки відповідних коефіцієнтів, які будуть покладені в основу класифікатора, зокрема для розподілу справ між суддями.

Що таке ЄСІТС

Отже, Положення визначає порядок функціонування ЄСІТС в судах, Вищій раді правосуддя, ВККС, ДСА, їх органах та підрозділах, а також права та обов’язки щодо роботи з системою.

Сама по собі ЄСІТС включає не лише електронний суд як можливість подавати документи до суду в електронному форматі. ЄСІТС — це сукупність підсистем, які забезпечують автоматизацію документообігу, розгляду судових справ, складання оперативної та аналітичної звітності, надання інформаційної допомоги суддям, а також процесів, які забезпечують фінансові, майнові, організаційні, кадрові, інформаційно-телекомунікаційні та інші потреби користувачів.

Відповідно до перехідних положень проекту, підсистеми (модулі) ЄСІТС починають діяти з дня їх впровадження в судах, що здійснюється поетапно. Поетапне впровадження полягає в черговості початку роботи судів з окремими підсистемами (модулями) ЄСІТС за результатами проведеного тестування, навчання суддів та працівників апарату суду, а також за умови належного матеріально-технічного забезпечення суду.

Офіційний початок роботи підсистем (модулів) ЄСІТС у судах визначається наказами ДСА. До впровадження модулів ЄСІТС відповідно до цього положення у складі ЄСІТС можуть використовуватись наявні на день початку функціонування ЄСІТС комп’ютерні програми автоматизованої системи діловодства суду (КП «Д-3», КП «Діловодство спеціалізованого суду», АСЕД «Апеляція», автоматизована програма діловодства у Верховному Суді) разом з функціоналом здійснення авторозподілу справ.

Структура Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи

Основні складові ЄСІТС — наступні взаємопов’язані підсистеми:

Загальна підсистема:

• офіційна електронна адреса (електронний кабінет);
• офіційний веб-портал «Судова влада України»;
• Єдиний державний реєстр судових рішень;
• Єдиний державний реєстр виконавчих документів;
• відкриті набори даних;
• автоматизована взаємодія з іншими автоматизованими системами.

Єдина підсистема електронного діловодства судів, органів суддівського самоврядування та забезпечення:

• електронний суд;
• електронне діловодство;
• автоматизований розподіл;
• електронний архів;
• судова статистика.

Єдина підсистема контакт-центру судової влади України

Єдина підсистема управління фінансово-господарськими процесами

Комплексна система захисту інформації.

Зокрема, модуль «автоматизована взаємодія з іншими автоматизованими системами» забезпечує можливість автоматизованої взаємодії з державними реєстрами, інформаційними системами та базами даних, володільцями інформації (держателями) яких є:

• Державна міграційна служба України;
• Державна казначейська служба України;
• Міністерство юстиції України;
• Міністерство внутрішніх справ України;
• Генеральна прокуратура України;
• Національне агентство з питань запобігання корупції;
• Національне антикорупційне бюро України;
• Державна фіскальна служба України;
• Центральна виборча комісія;
• Національне агентство з питань електронного урядування;
• інші особи.

Наразі, як вже писала «Судово-юридична газета», задля забезпечення обміну даними між різними реєстрами продовжується впровадження системи «Трембіта».

Положення про ЄСІТС містить визначення різноманітних термінів, зокрема:

електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, правовий статус якого засвідчено кваліфікованим електронним підписом його автора;

електронна копія електронного документа (далі — ЕКЕД) — документ в електронній формі, що містить візуальне подання іншого електронного документа без кваліфікованих електронних підписів його автора. Відповідність та правовий статус електронної копії електронного документа засвідчується електронним підписом особи, що не є автором такого документа;

електронна копія паперового документа (далі — ЕКПД) — документ в електронній формі, що містить візуальне подання паперового документа, отримане шляхом сканування (фотографування) паперового документа. Відповідність оригіналу та правовий статус електронної копії паперового документа засвідчується кваліфікованим електронним підписом особи, що створила таку копію;

ідентифікація особи — процедура порівняння ідентифікаційних даних особи з документів, створених на матеріальних носіях, та/або електронних даних з наявною інформацією про особу в державних інформаційних системах, в результаті чого забезпечується однозначне встановлення фізичної, юридичної особи або представника юридичної особи (ідентифіковані особи).

В основні розподілу справ — класифікатор

Також Положення містить визначення загального класифікатора спеціалізацій суддів та категорій справ. Саме цей єдиний класифікатор застосовується судами для визначення спеціалізацій суддів та палат, розподілу справ між суддями, звітності судів, систематизації та узагальнення судової практики, визначення навантаження на суддів та складності справ тощо.

Класифікація справ по категоріях (підкатегоріях) здійснюється за юридичним змістом спірних відносин та (за необхідності) за додатковими класифікаційними ознаками (юрисдикція, правові інститути, предмет оскарження, сторона спору, предмет захисту тощо) з рівнем їх деталізації, необхідним для виключення віднесення справ певного виду одночасно до кількох категорій (підкатегорій) одного рівня класифікації.

Узагальнення та систематизація судової практики здійснюється виключно за категоріями (підкатегоріями), визначеними в єдиному класифікаторі. Єдиний класифікатор затверджується ДСА України та переглядається не рідше одного разу на календарний рік.

Особливості функціонування окремих підсистем та модулів ЄСІТС

Електронний кабінет

Про порядок реєстрації в електронному кабінеті та користування ним ми вже неодноразово розповідали в своїх матеріалах.

Електронний кабінет надає користувачеві доступ до інформації, підсистем, модулів, функцій та сервісів ЄСІТС в обсязі, визначеному для його поточної ролі. При зміні повноважень користувача (наприклад, якщо представник особи сам стає стороною в іншій справі), що має наслідком зміну обсягу його прав та обов’язків, в системі змінюється роль такого користувача. Особливості та порядок надання ролей визначаються в Правилах користування ЄСІТС.

Для правоохоронних органів, суддів та інших осіб створюються особливі ролі, що забезпечують доступ до спеціалізованого функціоналу ЄСІТС.

Слід підкреслити, що користувачі зобов’язані використовувати технічні засоби і технології, що мають забезпечувати належну якість і інформаційну безпеку передачі та отримання інформації, зображення та звуку. Вони самостійно несуть ризики технічної неможливості отримання доступу до ЄСІТС, погіршення якості чи переривання зв’язку тощо.

Єдиний державний реєстр судових рішень

Проект визначає, як і коли має складатися електронне судове рішення та в які строки направлятися до Єдиного державного реєстру судових рішень. Зокрема, обов’язок щодо своєчасного надсилання судового рішення або окремої думки судді до ЄДРСР покладається на суддю (суддю-доповідача), який його ухвалив.

Відповідальність за організацію в суді своєчасного правильного та повного внесення до ЄСІТС реєстраційних відомостей по судових справах та судових провадженнях, а також відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатом розгляду справи судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до ЄДРСР, а також за своєчасне внесення наказів до Єдиної підсистеми управління фінансово-господарськими процесами ЄСІТС несе керівник апарату суду або особа, що виконує його обов’язки.

Отже, проекти електронних судових рішень, що викладаються окремими документами, створюються в ЄСІТС до проголошення (ухвалення) судового рішення або протягом часу, встановленого для виготовлення його повного тексту, шляхом заповнення відповідних форм процесуальних документів, складаються (остаточно корегуються) та підписуються електронним підписом підписувачів рішення в нарадчій кімнаті в день проголошення (ухвалення) такого судового рішення або до спливу часу, встановленого для виготовлення його повного тексту.

Дата та час підписання електронним підписом судового рішення або окремої думки судді, а також дата та час їх надсилання до ЄДРСР автоматично зберігаються в ЄСІТС і не підлягають корегуванню.

Паперові судові рішення, що викладаються окремими документами, створюються шляхом друку електронних судових рішень та підписуються одночасно з підписанням їх електронних примірників. Паперові судові рішення зберігаються в додатку до справи та можуть бути оглянуті уповноваженими посадовими особами судів або органів суддівського самоврядування та забезпечення.

Оригінали та копії паперових судових рішень учасникам справи не видаються.

Прикметно, що для кожного електронного примірника судового рішення та окремої думки судді, в тому числі на підставі інформації, що міститься в обліково-статистичній картці судового провадження, формуються реєстраційні відомості. В тому числі для рішень палат Верховного Суду вказуються: правова позиція судового рішення; ознака відступу від правової позиції, викладеної в попередніх рішеннях за категорією (підкатегорією) рішення, що приймається (за наявності); перелік усіх веб-адрес судових рішень, що містять релевантні правові позиції Верховного Суду та Верховного Суду України за категорією (підкатегорією) рішення, що приймається.

Електронне судове рішення разом зі всіма реєстраційними відомостями оприлюднюється у формі електронного документа шляхом його надсилання в ЄДРСР засобами ЄСІТС:

• суддею-доповідачем (головуючим) негайно після проголошення рішення, або
• системою через годину після підписання рішення електронним підписом останнього з його підписувачів.

Повноваження підписувачів та працівника на момент підписання підтверджуються автоматично засобами ЄСІТС, в тому числі на підставі інформації, що міститься в Єдиній підсистемі управління фінансово-господарськими процесами. ЄСІТС автоматично блокує можливість надсилання до ЄДРСР судових рішень, оформлених з недотриманням вимог Положення.

Суд, що виніс судове рішення, зобов’язаний здійснювати контроль за своєчасним внесенням до ЄСІТС дат набрання, втрати законної сили та нечинності для ухвалених (скасованих) судових рішень, а також направленням таких відомостей до ЄДРСР. Персональну відповідальність за організацію в суді вказаного контролю несе керівник апарату суду.

У разі виправлення судового рішення відповідно до процесуального закону його текст у ЄДРСР не змінюється. До ЄДРСР додатково вноситься судове рішення, яким внесено зміни до відповідного судового рішення.

Єдиний державний реєстр виконавчих документів

Єдиний державний реєстр виконавчих документів (ЄДРВД) — модуль ЄСІТС, що забезпечує збирання, зберігання, захист, облік та пошук електронних виконавчих документів, а також надання інформації з них. Порядок функціонування та ведення ЄДРВД визначається Положенням про Єдиний державний реєстр виконавчих документів.

Виконавчі листи видаються щодо судових рішень, які мають в ЄСІТС дату набрання законної сили.

Проекти виконавчих листів створюються до дати набрання законної сили судовими рішеннями шляхом заповнення в ЄСІТС відповідних форм, підписуються електронним підписом підписувачів такого рішення в день набрання ним законної сили та автоматично надсилаються до ЄДРВД.

Єдина підсистема електронного діловодства судів, органів суддівського самоврядування та забезпечення

Електронний суд

Безсумнівно, одним з ключових модулів системи є електронний суд.

Користувачі за допомогою власного електронного кабінету можуть в електронній формі створювати, підписувати та надсилати до суду, органу суддівського самоврядування та забезпечення або до інших учасників відповідного судового процесу, які зареєстрували електронні кабінети, первинні (заява, позов, обвинувальний акт, клопотання про застосування примусових заходів виховного або медичного характеру, клопотання слідчого, прокурора, скарга сторони кримінального провадження, потерпілого або заявника, поданого слідчому судді, апеляційна, касаційна скарга та інші, результатом розгляду яких може бути відкриття провадження по справі) та вторинні процесуальні документи (в тому числі заяви по суті справи, клопотання, подані після відкриття провадження), а також докази в електронній формі.

Усі документи по справі, створені судом, органом суддівського самоврядування та забезпечення чи учасником справи в межах їх повноважень, автоматично надсилаються в електронні кабінети всіх учасників справи та їх повірених в обсягах, визначених законодавством.

Судді та інші особи, відповідно до отриманої ролі в ЄСІТС, за допомогою власного електронного кабінету або АРМ можуть створювати в електронній формі, підписувати та/або надсилати до ЄДРСР, ЄДРВД, учасникам судового процесу судові рішення, виконавчі та інші документи, передбачені законодавством.

Правоохоронні органи після реєстрації офіційної електронної адреси подають до суду процесуальні документи за допомогою сервісу електронного суду за наявності в суді такої можливості.

Спільний доступ

Користувачі вправі засобами Електронного суду надавати доступ до створених ними проектів документів іншим користувачам для можливості перегляду, коригування та спільного підписання таких документів у не заборонених цим Положенням та іншим законодавством випадках (спільний доступ). Спільний доступ до окремих документів також може надаватись автоматично групі користувачів, які у встановлених законодавством випадках мають право на їх перегляд, коригування та підписання. Так, суддям з числа колегії суддів автоматично надається спільний доступ до проектів судових рішень по судовій справі, яка слухається відповідною колегією.

Проекти документів, створені за допомогою електронного кабінету, зберігаються у електронному кабінеті їх автора, що дозволяє йому та уповноваженим ним особам (іншим авторам) спільно вносити зміни до сформованих проектів документів. Після підписання проекту документа електронним підписом він не підлягає подальшому коригуванню та набуває статусу «Оригінал». У разі наявності у документа кількох авторів такий документ не підлягає подальшому коригуванню після його підписання електронним підписом першого з авторів, а набуває статусу «Оригінал» після його підписання електронним підписом останнього з них.

Електронна довіреність

Користувач Електронного суду може уповноважити іншого користувача на вчинення дій в інтересах довірителя, надавши засобами ЄСІТС такому повіреному електронну довіреність відповідно до вимог процесуального законодавства. Співробітник правоохоронних органів (довіритель) може уповноважити іншого користувача (повіреного) на вчинення дій в інтересах правоохоронного органу, надавши засобами ЄСІТС такому користувачеві відповідний дозвіл.

Надання електронної довіреності (дозволу) здійснюється засобами ЄСІТС шляхом створення електронного документа встановленої форми, в якому визначаються обсяг повноважень повіреного. Електронна довіреність (дозвіл) підписується електронним підписом довірителя та надає можливість повіреному виконувати визначений довірителем перелік дій, в тому числі засобами Електронного суду. Особливості створення електронної довіреності визначаються затвердженими адміністратором Правилами користування ЄСІТС.

Повірений, якому довірителем видана електронна довіреність (дозвіл) з правом передоручення, може зробити передоручення.

Від імені юридичної особи видавати електронні довіреності мають право особи, зазначені в відомостях Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань щодо такої юридичної особи у графі «Прізвище, ім’я, по батькові, дати обрання (призначення) осіб, що обираються (призначаються) до органу управління юридичної особи, уповноважених представляти юридичну особу у правовідносинах з третіми особами, або такі, які мають право вчиняти дії від імені юридичної особи без довіреності, у тому числі підписувати договори та дані про наявність обмежень щодо представництва від імені юридичної особи». Від імені іноземної юридичної особи електронні довіреності видаватися не можуть.

Електронна довіреність дійсна до моменту її скасування довірителем або протягом строку, на який вона видана. При втраті чинності електронної довіреності автоматично скасовуються також усі похідні від неї довіреності, що видані в порядку передоручення.

Докази направлення іншій стороні

При надсиланні документів до суду в електронній формі учасник справи не додає докази направлення таких документів іншим учасникам справи. Якщо учасник подав до суду первинний процесуальний документ в електронній формі, він повинен подавати до суду вторинні процесуальні документи та докази в електронній формі виключно за допомогою власного електронного кабінету. Виключення становлять окремі документи, щодо яких буде надано судом дозвіл на їх подання в паперовій формі.

Інформація про надходження документа в електронний кабінет додатково може надсилатись користувачу у вигляді повідомлення на електронну пошту або за допомогою засобів зв’язку (зокрема мобільного), які безоплатно приймають вхідні виклики, дзвінки або повідомлення та забезпечують їх фіксацію. Дані про електронну пошту та інші засоби зв’язку зазначаються користувачем в його електронному кабінеті.

Реєстрація документів

Реєстрація документів судами, органами суддівського самоврядування та забезпечення здійснюється в день їх надходження за загальними правилами реєстрації вхідної кореспонденції, визначеними відповідними інструкціями з діловодства. Дата реєстрації та вхідний номер документа автоматично формуються ЄСІТС відповідно до вимог інструкцій з діловодства та цього Положення.

Суди, органи суддівського самоврядування та забезпечення приймають подані електронні документи як оригінали, а додатки у формі електронних копій паперових документів — як завірені копії оригіналів документів.

Відповідальний працівник суду або органу суддівського самоврядування та забезпечення перед реєстрацією документів, що надійшли в електронній формі, повинен переконатися в тому, що електронний документ доступний для перегляду та адресований органу. Електронні документи, що мають бути створені шляхом заповнення відповідних форм в ЄСІТС, не можуть бути створені шляхом заповнення інших форм або направлені як додатки до інших електронних документів. Електронні документи, направлені з порушенням норм цього Положення, до розгляду не приймаються.

У разі реєстрації отриманого документа його авторові автоматично надсилається відповідне повідомлення. В іншому випадку авторові надсилається повідомлення із зазначенням причини відмови в реєстрації документа.

Електронне діловодство

Номери судової справи, судового провадження та кримінального провадження у суді залишаються незмінними незалежно від руху судової справи. Надання судовій справі, судовому провадженню або кримінальному провадженню у суді, що створені після впровадження ЄСІТС, інших номерів, ніж єдиний унікальний номер або номер провадження, надання їм більше одного номера, а також розподіл матеріалів справ, що не містять номера провадження, не допускається.

Єдиний унікальний номер судової справи зазначається судами в судовому рішенні та використовується, в тому числі, для формування Європейського ідентифікатора судової справи (European Case Law Identifier, ECLI). Структура єдиного унікального номера судової справи формується за єдиним шаблоном з трьох цифрових груп, розділених крапкою: рік реєстрації судової справи (дві цифри); код суду першої інстанції відповідно до Класифікатора судів, затвердженого ДСА України (три цифри); номер судової справи за порядком у році її реєстрації (шість цифр). Наприклад, справа №1, зареєстрована в 2019 році в Окружному господарському суді міста Києва: 19.650.000001.

Структура номера судового провадження та кримінального провадження у суді створюється за єдиним шаблоном та містить три цифрові групи, розділені крапкою: єдиний унікальний номер судової справи; код суду, що прийняв справу до провадження, відповідно до Класифікатора судів, затвердженого ДСА України (три цифри); номер провадження по цій справі в цьому суді за порядком (три цифри). Наприклад:

перше судове провадження в Окружному господарському суді Києва по справі № 19.650.000001: 19.650.000001.650.001,

перше судове провадження у Верховному Суді по справі №19.650.000001: 19.650.000001.990.001.

Усі електронні процесуальні документи, зареєстровані в ЄСІТС у межах одного провадження (судового провадження або кримінального провадження у суді), централізовано зберігаються в єдиній базі даних ЄСІТС і автоматично групуються в електронні провадження. Електронні провадження автоматично групуються в судові справи, які за необхідності можуть групуватися в кримінальні провадження (за номером кримінального провадження в Єдиному реєстрі досудових розслідувань).

Як бути з паперовими документами

Розгляд судом матеріалів судової справи та надання можливості ознайомлення з ними здійснюються з використанням ЄСІТС.

Отриманий судом паперовий процесуальний документ або матеріальний доказ незалежно від наявності на них грифу секретності або грифу «для службового користування» реєструється в ЄСІТС та зберігається в додатку до справи. Для кожного паперового процесуального документа, отриманого у межах провадження (в тому числі розгляд якого здійснюється в закритому судовому засіданні), який не містить грифу секретності або грифу «для службового користування», відповідальним працівником суду в ЄСІТС створюється реєстраційна картка документа, до якої невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня з дня надходження паперового документа або доказу додається електронна копія. Якщо додатком до документа йде носій, що містить інформацію, файли з такою інформацією додаються до реєстраційної картки документа.

Особисту відповідальність за своєчасність створення електронної копії паперового документа, долучення її до реєстраційної картки документа, за якість та повноту реєстраційної картки та електронної копії паперового документа, за зберігання паперових документів та матеріальних доказів у додатку до справи несе керівник апарату суду або визначена ним особа.

Суд, що розпочав перше провадження у судовій справі, формує та зберігає додаток до справи з документів, що надійшли в паперовому вигляді, та матеріальних доказів. Додаток зберігається відповідно до умов зберігання документа (доказу), що має найвищий гриф секретності зі всіх, що зберігаються у додатку.

Для кожного паперового документа, наданого учасниками справи під час судового засідання та долученого судом до матеріалів справи, відповідальним працівником суду в ЄСІТС невідкладно після закінчення судового засідання (оголошення перерви) створюється реєстраційна картка та електронна копія такого паперового документа.

Суд оголошує перерву в судовому засіданні для невідкладного створення реєстраційної картки та електронної копії паперового документа, наданого учасником справи та долученого судом до матеріалів справи, у разі, якщо від іншого учасника, який бере участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції, надійшла заява про ознайомлення з наданим документом.

У разі надходження паперових документів або матеріальних доказів по справі до суду, який не зберігає додаток до справи, такий суд створює реєстраційні картки та електронні копії отриманих паперових документів. Після дослідження паперових документів або матеріальних доказів вони повертаються учасникам провадження або надсилаються до суду, що розпочав перше провадження, для їх зберігання в додатку до справи.

Перелік (реєстр) матеріалів, що зберігаються у додатку до справи, та електронних документів, одержаних або створених у межах одного провадження (судового провадження або кримінального провадження у суді), має назву «Опис провадження», створюється та оновлюється системою автоматично. Усі провадження (судові провадження та кримінальні провадження у суді) у межах однієї судової справи автоматично групуються системою в електронну судову справу. Реєстр таких проваджень має назву «Опис судової справи», створюється та оновлюється системою автоматично.

Для паперових процесуальних документів, отриманих судами у межах судового провадження, розгляд якого не завершено до впровадження ЄСІТС, для матеріалів завершеного судового провадження, яке містить судові рішення, оскарження яких не закінчено, а також для матеріалів завершеного судового провадження, щодо якого до суду подано заяву про ознайомлення з матеріалами справи, обов’язково строюються електронні копії паперових документів відповідно до вимог цього Положення. Створення електронних копій паперових документів проводить суд, що зберігає паперові матеріали відповідної судової справи.

У разі, якщо згідно з законом судова справа повинна бути розглянута за паперовими матеріалами, такі матеріали виготовляються відповідно до вимог цього Положення за вказівкою головуючого судді. На підставі вказівки судді керівник апарату (секретаріату) видає розпорядження про виготовлення паперової судової справи або матеріалів кримінального провадження. Розпорядження керівника апарату (секретаріату) невідкладно після його підписання передається до відповідного територіального управління ДСА України. Виготовлення паперових копій документів по справі та формування судової справи у паперовій формі забезпечується на матеріальній базі відповідного ТУ ДСА України чи за його рішенням — на базі іншого територіально наближеного місцевого суду. Для цього відповідальній особі суду, в якому неможливе використання ЄСІТС, надається місце в ТУ ДСА чи територіально наближеному суді з можливістю користування технікою з доступом до мережі Інтернет для входження до необхідних сервісів ЄСІТС та оргтехнікою для друку.

Документи, надіслані до електронного кабінету користувача, вважаються врученими йому з дня долучення до матеріалів справи інформації про доставку такого документа в електронний кабінет. Дата вручення учаснику справи кожного електронного документа вноситься в ЄСІТС автоматично.

Особам, що не мають зареєстрованого електронного кабінету, суд (орган суддівського самоврядування та забезпечення) вручає електронні документи шляхом видачі або надсилання їх паперових копій.

Автоматизований розподіл

Авторозподіл справ, визначення присяжних та кандидатів на призначення арбітражного керуючого у справах про банкрутство здійснюється модулем автоматизованого розподілу виключно в автоматизований спосіб (без участі посадових осіб) під час реєстрації в суді або в органі суддівського самоврядування та забезпечення передбачених законодавством документів, у тому числі на підставі інформації, внесеної до модуля «Управління персоналом, фінансовим та бухгалтерським обліком» ЄСІТС. Підставою для запуску процедури автоматизованого розподілу (визначення, відбору тощо) є зареєстрований в ЄСІТС відповідний електронний документ. Ручний запуск процедури автоматизованого розподілу (визначення, відбору тощо) не допускається.

Первісний розподіл справи

Первісний розподіл судових справ та матеріалів кримінального провадження здійснюється модулем автоматизованого розподілу централізовано в хронологічному порядку їх надходження до суду (реєстрації) в наступній послідовності:

1. Формується список компетентних суддів для розгляду конкретної справи.
2. Для компетентних суддів розраховуються коефіцієнти навантаження.
3. З числа компетентних суддів з урахуванням встановлених коефіцієнтів навантаження здійснюється випадковий вибір судді (судді-доповідача).
4. У разі визначення судді-доповідача проводиться визначення суддів, що входять до складу постійної колегії.
5. На підставі результатів проведеного автоматизованого розподілу проводиться коригування коефіцієнтів фактичного та середньозваженого навантаження суддів.

Список компетентних суддів формується для кожної конкретної справи (матеріалів кримінального провадження) шляхом виключення з повного переліку суддів відповідного суду тих, які не можуть брати участь у розподілі через відсутність необхідної спеціалізації та через об’єктивні обставини, визначені в Положенні, а також суддів, робочі місця яких розташовані в іншому населеному пункті, ніж канцелярія суду, що зареєструвала процесуальний документ, на підставі якого проводиться розподіл.

Визначення коефіцієнтів навантаження для компетентних суддів проводиться наступним чином.

Модуль автоматизованого розподілу після кожного раніше проведеного авторозподілу наростаючим підсумком розраховує та зберігає два коефіцієнта: коефіцієнт фактичного навантаження на суддю та коефіцієнт середньозваженого навантаження на суддю. Коефіцієнт фактичного навантаження є мірою часу, який цей суддя витратив на розгляд судових справ, а коефіцієнт середньозваженого навантаження — мірою часу, який суддя мав би витратити на розгляд справ у випадку проведення розподілу рівномірно, без застосування принципу випадковості.

Коефіцієнт навантаження судді розраховується як різниця між коефіцієнтом фактичного навантаження на суддю та коефіцієнтом середньозваженого навантаження на суддю, скоригованих та збережених після попереднього авторозподілу, за формулою:

Кн = Кнф – Кнс, де:

Кн — коефіцієнт навантаження судді;

Кнф — коефіцієнт фактичного навантаження на суддю;

Кнс — коефіцієнтом середньозваженого навантаження на суддю.

Для кожного з компетентних суддів модуль автоматизованого розподілу розраховує діапазони ймовірності вибору судді, що враховується при випадковому виборі судді наступним чином: чим менший діапазон ймовірності судді, тим нижча ймовірність вибору судді на цю справу. Справа розподіляється тому судді, на діапазон ймовірності якого припадає випадкове число.

Для розрахунку навантаження суддів по справах, пов’язаних з виборчим процесом, які мають бути розглянуті судом у день їх реєстрації, використовуються коефіцієнти, передбачені Положенням, за період, що обмежується днем реєстрації таких справ.

На підставі результатів проведеного автоматизованого розподілу проводиться коригування коефіцієнтів фактичного навантаження для судді, якому розподілена справа, та середньозваженого навантаження для кожного з компетентних суддів цього автоматизованого розподілу.

Заміна судді

У справах про адміністративні правопорушення, а також адміністративної, господарської, цивільної та кримінальної (в судах апеляційної та касаційної інстанцій) юрисдикцій заміна судді-члена колегії у випадках, передбачених процесуальним законом, проводиться модулем автоматизованого розподілу за письмовим зверненням судді-доповідача на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату, підписаного у відповідності до його посадових обов’язків, або за ухвалою суду про задоволення відводу (самовідводу) судді в порядку, визначеному для первісного розподілу справи.

При цьому заміна здійснюється з переліку компетентних суддів, що входять до складу резервних суддів постійної колегії судді-доповідача.

У справах кримінальної юрисдикції заміна судді, який позбавлений можливості брати участь у судовому засіданні, проводиться модулем автоматизованого розподілу шляхом призначення запасного судді (за його наявності). За відсутності запасного судді заміна основного головуючого судді, судді-доповідача або судді-члена колегії проводиться в порядку, визначеному для первісного розподілу справи.

У справах про адміністративні правопорушення, а також адміністративної, господарської та цивільної юрисдикцій заміна судді в колегії здійснюється одночасно для всіх невирішених такою колегією справ, визначених у вмотивованому розпорядженні керівника апарату (секретаріату).

Повторний розподіл справи

Повторний автоматизований розподіл судової справи проводиться в наступних випадках:

• коли слідчий суддя, головуючий суддя (якщо справа розглядається одноособово) або суддя-доповідач (якщо справа розглядається колегіально) не може продовжувати розгляд справи або ухвалити процесуальні документи після винесення рішення по суті (додаткове рішення, наказ, ухвала про виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору тощо) у строки, встановлені процесуальним законом (для справ усіх юрисдикцій, крім кримінальної — більше 14 календарних днів) — на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату (секретаріату);
• у разі наявності в матеріалах справи протоколу щодо неможливості проведення автоматизованого розподілу після усунення обставин, що унеможливлювали його здійснення — на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату суду (секретаріату);
• у випадках порушення вимог цього Положення, якщо це призвело до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) — на підставі наказу про проведення службового розслідування щодо особи, яка порушила вимоги цього Положення;
• у випадку задоволення відводу (самовідводу) слідчого судді, головуючого судді (якщо справа розглядається одноособово) або судді-доповідача (якщо справа розглядається колегіально).

Особливості розподілу справ у випадках неможливості використання модуля авторозподілу. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ у вихідні та святкові дні

Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання, комп’ютерних програм або настання інших обставин, що унеможливлюють проведення автоматизованого розподілу, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (секретаріату), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, ужитих для їх усунення. Про відновлення працездатності ЄСІТС у суді також складається відповідний акт.

У разі, якщо строки розгляду справи вимагають провести розгляд під час дії обставин, визначених п. 212, керівник апарату (секретаріату) відповідного суду здійснює неавтоматизоване визначення складу суду для розгляду судової справи з урахуванням спеціалізації та рівномірного навантаження для кожного судді, за принципом випадковості та в хронологічному порядку надходження справ. З метою незалежного підтвердження наявності підстав для неавтоматизованого визначення складу суду мотивоване розпорядження керівника апарату (секретаріату) засвідчується підписом представника адміністратора.

Автоматизований розподіл судових справ відновлюється невідкладно після налагодження роботи ЄСІТС в суді. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, що перешкоджали проведенню автоматизованого розподілу, до ЄСІТС вносяться у хронологічному порядку реєстраційні картки та електронні копії всіх паперових розпоряджень керівника апарату (секретаріату) про проведення неавтоматизованого розподілу кожної окремої справи. Такі розпорядження публікуються адміністратором на веб-порталі як протоколи розподілу.

У вихідні та святкові дні здійснюється розподіл виключно судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно, з метою недопущення порушення конституційних прав громадян.

Забезпечення функціонування ЄСІТС та відповідальність

Для функціонування ЄСІТС ДСА України забезпечує:

• підготовку та затвердження нормативних документів щодо використання ЄСІТС;
• адміністратора — технічними, фінансовими і організаційними ресурсами в обсязі, необхідному в тому числі для розробки, експлуатації та супроводження відповідних підсистем, модулів та комп’ютерних програм, іншим можливостей ЄСІТС; просування, рекламування та популяризації ЄСІТС та методів її використання, навчання користувачів ЄСІТС; організації захисту інформації в органах, що використовують ЄСІТС; організації технічної та інформаційної підтримки користувачів ЄСІТС за допомогою веб-порталу, контакт-центру тощо. Для цього укладає відповідні договори з адміністратором на надання відповідних послуг;
• суди, органи суддівського самоврядування та забезпечення (окрім головних розпорядників бюджетних коштів) — технічними, фінансовими і організаційними ресурсами, необхідними для впровадження, захисту та використання ЄСІТС;
• контроль за станом забезпечення адміністратором функціонування ЄСІТС.

Для функціонування ЄСІТС суди, органи суддівського самоврядування та забезпечення забезпечують:

• своєчасне внесення до підсистем ЄСІТС повних та достовірних даних щодо діяльності суду або органу суддівського самоврядування та забезпечення: інформації про рух документів, наявність або відсутність на роботі посадових осіб та суддів, інших даних, необхідних для проведення автоматизованого розподілу; інформації щодо стану розгляду скарги, судової справи, внесення електронних судових рішень, інших електронних документів, електронних копій паперових документів, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо;
• захист інформації в підсистемах ЄСІТС, що використовуються в цьому органі;
• своєчасне інформування адміністратора про проблеми технічного характеру, що виникають під час використання ЄСІТС.

Для функціонування ЄСІТС збори суддів відповідного суду забезпечують:

• визначення спеціалізації кожного судді суду відповідно до категорій та/або підкатегорій єдиного класифікатора. Для кожного судді може бути визначена більш ніж одна спеціалізація та постійна колегія;

• визначення зборами суддів апеляційних судів складу палат суду відповідно до вимог процесуального закону та Закону України «Про судоустрій і статус суддів»;

• визначення зборами суддів вищих спеціалізованих судів, судів апеляційної та касаційної інстанцій складу постійних колегій суддів, кожна у кількості трьох суддів, які мають спільні спеціалізації (спеціалізація постійної колегії). Для кожної постійної колегії суддів збори суддів відповідного суду визначають резервних суддів з числа тих, що мають спеціалізацію постійної колегії. Кількість резервних суддів постійної колегії має забезпечити виключення випадків неможливості заміни судді в колегії з підстав, визначених п. 169 та 170 розділу III цього Положення;

• визначення зборами суддів вищих спеціалізованих судів складу палат та апеляційних палат суду відповідно до вимог процесуального закону;

• визначення зборами суддів касаційних судів складу палат суду, об’єднаної палати суду та членів Великої Палати Верховного Суду відповідно до вимог процесуального закону. Для Касаційного цивільного суду та Касаційного кримінального суду у складі Верховного Суду, що розглядають справи, які відповідно до вимог закону мають розглядатися колегією у складі більше трьох суддів, палати мають об’єднувати кількість суддів, достатню для формування більше однієї ситуативної колегії. Кожен суддя може входити до складу однієї палати. Зборами суддів Касаційного цивільного суду у складі Верховного Суду можуть визначатись головуючі судді у ситуативних колегіях. Головуючі судді визначаються для кожної постійної колегії з числа суддів, що входять до складу постійної колегії або резервних суддів такої колегії.