Ликвидация нерезидента: как бизнесу правильно списать долги и не нарушить налоговые правила

В ходе ликвидации иностранного контрагента украинские компании сталкиваются с практическим вопросом: на основании каких документов можно списать дебиторскую или кредиторскую задолженность и достаточно ли данных из открытых реестров. Налоговая служба предоставила разъяснения относительно документального подтверждения таких операций и требований к легализации иностранных документов.

Без первичных документов — без налогового учета

Налоговики подчеркивают: для целей налогообложения все показатели — доходы, расходы, финансовый результат — должны формироваться исключительно на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Это прямо предусмотрено пунктом 44.1 Налогового кодекса Украины.

Формирование налоговой отчетности на основании данных, не подтвержденных надлежащими документами, запрещено. Именно бухгалтерский учет и финансовая отчетность являются основой для определения объекта налогообложения налогом на прибыль.

Что считается первичным документом

Закон о бухгалтерском учете определяет первичный документ как документ, который фиксирует факт хозяйственной операции, то есть событие или действие, которое влияет на активы, обязательства или капитал предприятия.

Обязательные реквизиты первичного документа включают, в частности:

• наименование и дату составления;
• наименование предприятия;
• содержание и объем операции;
• должности и фамилии ответственных лиц;
• подпись или иные данные для идентификации лица.

Документы могут быть бумажными или электронными — при условии соблюдения требований законодательства об электронном документообороте.

Кто отвечает за учет и документооборот

Организация бухгалтерского учета относится к компетенции собственника или уполномоченного органа предприятия. Именно руководство несет ответственность за:

• фиксацию всех хозяйственных операций;
• сохранение первичных документов и регистров;
• соблюдение сроков хранения (не менее трех лет).

Предприятие также самостоятельно определяет учетную политику и правила документооборота.

Можно ли списать долг на основании открытых реестров

Налоговая подчеркивает: вопрос оформления первичных документов для списания задолженности с нерезидентом относится к сфере бухгалтерского учета, а методологическое регулирование осуществляет Министерство финансов Украины.

В то же время сам факт ликвидации нерезидента должен быть подтвержден официальными документами компетентных органов иностранного государства, а не только информацией из открытых источников.

Легализация документов: апостиль или консульская процедура

Иностранные официальные документы признаются действительными в Украине при условии их легализации, если иное не предусмотрено международными договорами.

Возможны два варианта:

Апостиль — если страна нерезидента является участницей Гаагской конвенции. В таком случае достаточно апостиля и нотариально удостоверенного перевода.

Консульская легализация — если страна не является участницей Гаагской конвенции, но с Украиной заключен международный договор.

Без выполнения этих требований документы не будут считаться надлежащим подтверждением для бухгалтерского и налогового учета.

Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua и на Google Новости SUD.UA, а также на наш VIBER, страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.