Ліквідація нерезидента: як бізнесу правильно списати борги і не порушити податкові правила

Під час ліквідації іноземного контрагента українські компанії стикаються з практичним питанням: на підставі яких документів можна списати дебіторську або кредиторську заборгованість і чи достатньо даних з відкритих реєстрів. Податкова служба надала роз’яснення щодо документального підтвердження таких операцій і вимог до легалізації іноземних документів.

Без первинних документів — без податкового обліку

Податківці наголошують: для цілей оподаткування всі показники — доходи, витрати, фінансовий результат — мають формуватися виключно на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Це прямо передбачено пунктом 44.1 Податкового кодексу України.

Формування податкової звітності на підставі даних, не підтверджених належними документами, заборонене. Саме бухгалтерський облік і фінзвітність є основою для визначення об’єкта оподаткування податком на прибуток.

Що вважається первинним документом

Закон про бухгалтерський облік визначає первинний документ як такий, що фіксує факт господарської операції, тобто події або дії, яка впливає на активи, зобов’язання чи капітал підприємства.

Обов’язкові реквізити первинного документа включають, зокрема:

• назву та дату складання;
• назву підприємства;
• зміст і обсяг операції;
• посади та прізвища відповідальних осіб;
• підпис або інші дані для ідентифікації особи.

Документи можуть бути паперовими або електронними — за умови дотримання вимог законодавства про електронний документообіг.

Хто відповідає за облік і документообіг

Організація бухгалтерського обліку належить до компетенції власника або уповноваженого органу підприємства. Саме керівництво несе відповідальність за:

• фіксацію всіх господарських операцій;
• збереження первинних документів і регістрів;
• дотримання строків зберігання (не менше трьох років).

Підприємство також самостійно визначає облікову політику та правила документообігу.

Чи можна списати борг на підставі відкритих реєстрів

Податкова підкреслює: питання оформлення первинних документів для списання заборгованості з нерезидентом належить до сфери бухгалтерського обліку, а методологічне регулювання здійснює Міністерство фінансів України.

Водночас сам факт ліквідації нерезидента має бути підтверджений офіційними документами компетентних органів іноземної держави, а не лише інформацією з відкритих джерел.

Легалізація документів: апостиль чи консульська процедура

Іноземні офіційні документи визнаються дійсними в Україні за умови їх легалізації, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

Можливі два варіанти:

Апостиль — якщо країна нерезидента є учасницею Гаазької конвенції. У такому разі достатньо апостиля та нотаріально засвідченого перекладу.

Консульська легалізація — якщо країна не є учасницею Гаазької конвенції, але з Україною укладено міжнародний договір.

Без виконання цих вимог документи не вважатимуться належним підтвердженням для бухгалтерського і податкового обліку.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.