Як поновити втрачені актові записи цивільного стану – пояснення

Державна реєстрація народження, шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені чи смерті здійснюється шляхом складання актових записів цивільного стану. Саме ці записи є підставою для видачі або повторної видачі відповідних свідоцтв органами державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС).

Як поясню Мін’юст, під час повномасштабної війни процедура поновлення актових записів стала особливо актуальною. Через тимчасову окупацію частини територій України втрачено доступ до паперових носіїв, а відомості про окремі акти можуть бути відсутні у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян.

Порядок поновлення актових записів врегульований Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» та Правилами внесення змін до актових записів, їх поновлення та припинення дії, затвердженими наказом Міністерства юстиції. Згідно зі статтею 23 Закону, поновлення проводиться у разі відсутності актового запису, що має бути підтверджено документально. Таку відсутність підтверджує повний витяг з Реєстру або архівна довідка, якщо книги реєстрації передані на зберігання до державного архіву.

Куди звернутися для поновлення актового запису цивільного стану?

Заяви про поновлення актових записів розглядають відділи ДРАЦС, дипломатичні представництва та консульські установи України. Також звернення можна подати через центри надання адміністративних послуг. Відмовляти у прийнятті та розгляді заяви установи не мають права. В умовах воєнного стану заяву дозволено подавати до будь-якого відділу ДРАЦС на підконтрольній Україні території.

Право подати заяву мають особа, щодо якої складено актовий запис, батьки або законні представники дитини, опікуни недієздатних осіб, спадкоємці померлого, а також представники органів опіки та піклування.

Документи, які потрібно подати

До заяви необхідно додати документ, що посвідчує особу заявника, архівну довідку (за наявності), документи або виписки, які підтверджують дані для поновлення запису, свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану, а також інші документи, потрібні для розгляду справи. Повний витяг з Реєстру про відсутність актового запису долучає сам відділ ДРАЦС. Документи іноземною мовою подаються разом із засвідченим перекладом українською.

Поновлення втрачених актових записів про шлюб, зміну прізвища, розірвання шлюбу чи смерть можливе лише за наявності документів, що підтверджують попередню реєстрацію, або на підставі рішення суду. Якщо через окупацію неможливо отримати копії актових записів, факт державної реєстрації підтверджується чинними свідоцтвами чи витягами з Реєстру без ознак підробки.

Реєстрація актів цивільного стану, здійснена компетентними органами іноземних держав, підтверджується легалізованими документами. За потреби копії актових записів витребовуються у межах міжнародних договорів про правову допомогу.

Рішення суду про встановлення факту державної реєстрації акту цивільного стану є підставою для поновлення запису, за винятком випадків зберігання записів на тимчасово окупованій території. Такі ж рішення суду щодо встановлення факту народження чи смерті є підставою для їх державної реєстрації.

Після поновлення актового запису заявнику повторно видають або надсилають свідоцтво з відмітками «Запис поновлено» та «Повторно».

Подання заяви особою з фізичними порушеннями

Для осіб із фізичними порушеннями передбачені окремі умови подання заяви. Якщо заявник не може власноруч підписати документ, заява подається у присутності свідка. Особи з порушеннями зору мають право на озвучення тексту заяви, а люди з порушеннями слуху чи мовлення можуть залучати перекладача жестової мови, зокрема онлайн.

Строк розгляду заяви

Строк розгляду заяви про поновлення актового запису не перевищує трьох місяців з дня подання. За поважних причин його можуть продовжити ще на три місяці. Для заяв, поданих до дипломатичних або консульських установ України, строк розгляду становить до шести місяців. За результатами розгляду складається висновок про поновлення або про відмову з обґрунтуванням причин і роз’ясненням права на оскарження в суді.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.