Неподання повідомлення про працівника – що робити роботодавцям після виявлення порушення
Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради пояснила, як діяти роботодавцю у випадку, якщо виявлено неподання повідомлення про прийняття працівника до ДПС або наявність помилки в ньому.
У відомстві зазначають, що такі ситуації трапляються доволі часто — зокрема під час кадрових змін, у період воєнного стану або при зміні відповідальних осіб. У таких випадках головне — не ігнорувати проблему та оперативно її виправити.
Подати повідомлення одразу після виявлення
Якщо повідомлення про прийняття працівника взагалі не було подано, роботодавець повинен подати його одразу після виявлення порушення, вказавши фактичну дату наказу та дату початку роботи працівника.
В інспекції підкреслюють, що подання із запізненням не скасовує самого факту порушення, однак може свідчити про добросовісну поведінку роботодавця та враховуватися під час перевірок.
Перевірити кадрові та фінансові документи
Також роботодавцю рекомендують перевірити повний пакет документів щодо працівника, зокрема наказ про прийняття, трудовий договір (за наявності письмової форми), особову картку, табелі обліку робочого часу, документи щодо нарахування заробітної плати, а також сплату податків і внесків.
Ці документи можуть підтверджувати, що трудові відносини були оформлені належним чином, а порушення стосувалося лише неподання повідомлення.
Виправлення помилок у вже поданих повідомленнях
Якщо в повідомленні вже є помилки — неправильно зазначені дані працівника, дата або номер наказу, роботодавець має подати скасовуюче повідомлення та нове, з коректними даними.
Проведення внутрішнього аудиту
Після виявлення порушення рекомендується провести внутрішню перевірку кадрового обліку: усіх прийнятих працівників, наявності повідомлень, правильності дат та відповідності кадрових і бухгалтерських документів.
У інспекції зазначають, що одна помилка часто може свідчити про системні недоліки в організації кадрового обліку.
Фіксація причин порушення
Доцільним є документальне оформлення причин помилки — службові записки, акти внутрішньої перевірки або пояснення відповідальної особи. Це може мати значення під час перевірок або судових спорів.
Врахування судової практики
У судовій практиці враховується, що якщо працівник був фактично оформлений, роботодавець сплачував податки, нараховував заробітну плату та вів кадрову документацію, то неподання повідомлення не завжди прирівнюється до неоформлених трудових відносин.
У таких випадках роботодавці можуть оскаржувати накладені санкції.
Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER та WhatsApp, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.
