Парламент пропонує дозволити знищення оригіналів документів

Верховна Рада ініціює нові зміни в процесі цифрової трансформації України. Сьогодні основа державної політики «Держава у смартфоні» -  впровадження нових електронних сервісів, цифрових реєстрів та електронних інструментів управління. Своєю чергою, чинне законодавство, яке регулює обіг і зберігання документів, досі орієнтоване на паперову форму та технології початку 2000-х років, що створює перепони для повноцінної цифровізації документообігу як у державному секторі, так і серед приватних компаній.

В парламенті зареєстровано 2 альтернативні законопроєкти № 14414 та 14414-1. Як уже писала «Судово-юридична газета» законопроєкт № 14414 передбачає внесення комплексних змін до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», що створюють правову основу для повноцінного функціонування структурованих електронних документів.

Основна ж мета проєкту №14414-1 — запровадити повноцінну автоматизацію документообігу, гармонізувати українське право з нормами ЄС та легалізувати електронні копії як повноцінний архівний ресурс.

Так, обидва законопроєкти пропонують нові визначення:

- Структурований електронний документ — дані, організовані у форматі, що дозволяє автоматизовану обробку, зберігання та передачу інформації.

-  Неструктурований електронний документ — текстова або графічна інформація у довільному порядку (наприклад, PDF-скан), що не має фіксованої структури.

При цьому, авторами законопроєкту № 14414-1, наголошено на тому, що чинне законодавство не визначає порядок створення електронних копій паперових документів приватними юридичними особами, не врегульовує їх правовий статус та не передбачає можливості їх використання з метою архівного зберігання. Саме тому, в альтернативному документі наводиться і нове поняття — електронна копія оригіналу документа на папері, як візуальне подання в електронній формі документа на папері, отримане шляхом його оцифрування (сканування, фотографування), відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено КЕП, та кваліфікованою електронною печаткою за наявності.

Головною зміною, передбаченою альтернативним проєктом, можна назвати впровадження механізму створення електронних копій паперових документів. Ба більше, проєкт пропонує зміни до статті 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», які дозволять знищення паперового оригіналу документа до закінчення строку його зберігання, якщо створено його неструктуровану електронну копію.

Проте закон передбачає суворі обмеження для знищення оригіналу документу:

- забезпечення збереження електронного документа впродовж строку встановленого законодавством для такого виду паперового документа;

- сплив строку позовної давності відносно фактів, які відображено у таких документах;

- відсутність на момент створення електронного документа спору щодо нього чи інформації, яка в ньому міститься;

- відсутність інших обмежень встановлених законом.

Проєктом також закріплено, що кожен примірник структурованого документа є оригіналом. Це усуває колізії щодо того, що вважати первинним документом у складних інформаційних системах. Цілісність електронного документа підтверджується удосконаленим або кваліфікованим електронним підписом чи печаткою. Якщо документ створено без таких підписів або печаток, його захист забезпечується іншими надійними методами відповідно до законодавства про інформаційну безпеку.

Ініціатори проєкту наголошують, що чинна модель регулювання застаріла і не враховує стандартів машинного зчитування даних, які є нормою в розвинених країнах. Законопроєкт же враховує вимоги Регламенту ЄС № 910/2014 та стандартів ДСТУ, що робить його частиною євроінтеграційного процесу. І хоча, станом на сьогодні ще відсутні заперечення від Головного науково-експертного управління апарату Верховної Ради, процедура перевірки цілісності електронних копій після знищення паперових оригіналів викликає занепокоєння. Для того, щоб цифровізація процесів, дійсно працювала за стандартами ЄС необхідна кропітлива робота при розробці підзаконних актів для детальної регламентації вимоги до зберігання електронних копій документів.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.