Парламент предлагает разрешить уничтожение оригиналов документов
Верховная Рада инициирует новые изменения в процессе цифровой трансформации Украины. Сегодня основа государственной политики «Государство в смартфоне» — внедрение новых электронных сервисов, цифровых реестров и электронных инструментов управления. В свою очередь, действующее законодательство, регулирующее оборот и хранение документов, до сих пор ориентировано на бумажную форму и технологии начала 2000-х годов, что создает преграды для полноценной цифровизации документооборота как в государственном секторе, так и среди частных компаний.
В парламенте зарегистрированы 2 альтернативных законопроекта № 14414 и 14414-1.
Как уже писала «Судебно-юридическая газета», законопроект № 14414 предусматривает внесение комплексных изменений в Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», которые создают правовую основу для полноценного функционирования структурированных электронных документов.
Основная же цель проекта № 14414-1 — внедрить полноценную автоматизацию документооборота, гармонизировать украинское право с нормами ЕС и легализовать электронные копии как полноценный архивный ресурс.
Так, оба законопроекта предлагают новые определения:
- Структурированный электронный документ — данные, организованные в формате, позволяющем автоматизированную обработку, хранение и передачу информации.
- Неструктурированный электронный документ — текстовая или графическая информация в произвольном порядке (например, PDF-скан), не имеющая фиксированной структуры.
При этом авторами законопроекта № 14414-1 подчеркнуто, что действующее законодательство не определяет порядок создания электронных копий бумажных документов частными юридическими лицами, не регулирует их правовой статус и не предусматривает возможности их использования в целях архивного хранения. Именно поэтому в альтернативном документе приводится и новое понятие — электронная копия оригинала документа на бумаге, как визуальное представление в электронной форме документа на бумаге, полученное путем его оцифровки (сканирования, фотографирования), соответствие оригиналу и правовой статус которого подтверждены КЭП и квалифицированной электронной печатью при наличии.
Главным изменением, предусмотренным альтернативным проектом, можно назвать внедрение механизма создания электронных копий бумажных документов. Более того, проект предлагает изменения в статью 13 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», которые позволят уничтожение бумажного оригинала документа до истечения срока его хранения, если создана его неструктурированная электронная копия.
Однако закон предусматривает строгие ограничения для уничтожения оригинала документа:
- обеспечение сохранности электронного документа в течение срока, установленного законодательством для такого вида бумажного документа;
- истечение срока исковой давности относительно фактов, отраженных в таких документах;
- отсутствие на момент создания электронного документа спора по нему или информации, которая в нем содержится;
- отсутствие других ограничений, установленных законом.
Проектом также закреплено, что каждый экземпляр структурированного документа является оригиналом. Это устраняет коллизии относительно того, что считать первичным документом в сложных информационных системах. Целостность электронного документа подтверждается усовершенствованной или квалифицированной электронной подписью либо печатью. Если документ создан без таких подписей или печатей, его защита обеспечивается другими надежными методами в соответствии с законодательством об информационной безопасности.
Инициаторы проекта подчеркивают, что действующая модель регулирования устарела и не учитывает стандарты машинного считывания данных, которые являются нормой в развитых странах. Законопроект же учитывает требования Регламента ЕС № 910/2014 и стандартов ДСТУ, что делает его частью евроинтеграционного процесса. И хотя по состоянию на сегодняшний день еще отсутствуют возражения от Главного научно-экспертного управления аппарата Верховной Рады, процедура проверки целостности электронных копий после уничтожения бумажных оригиналов вызывает беспокойство. Для того чтобы цифровизация процессов действительно работала по стандартам ЕС, необходима кропотливая работа при разработке подзаконных актов для детальной регламентации требований к хранению электронных копий документов.
Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua и на Google Новости SUD.UA, а также на наш VIBER, страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.
