Государственная судебная администрация Украины разработала Порядок формирования, ведения, учета и хранения личных дел судей. Документ определяет требования к формированию, ведению, учету и хранению личных дел судей, а также перечень документов, составляющих личное дело. Он предусматривает, что в личном деле хранится информация о назначении судьи на должность, его избрании, увольнении, а также содержатся биографические и другие данные о судье. Формирование, ведение, учет и хранение личных дел осуществляется соответствующим структурным подразделением аппарата суда или ответственным лицом, которое осуществляет ведение кадровой работы в суде согласно должностным обязанностям.
Согласно Порядку, личные дела судей являются документами с ограниченным доступом и должны храниться в опечатанных металлических шкафах или сейфах. Запрещается разглашать любую информацию о персональных данных судьи. Архивные личные дела хранятся отдельно от действующих в течение 2 лет, после чего передаются в упорядоченном состоянии в архив учреждения. Предусмотрено также, что доступ к личным делам судей имеют председатель суда, его заместители при исполнении своих обязанностей, а после передачи дела в архив – ответственный работник, архивариус или другое лицо, определенное приказом председателя суда.