Новогодние подарки на предприятии: что важно оформить правильно

Вручение новогодних подарков детям работников остается распространеннои практикои предприятий в конце года. В то же время именно такие инициативы нередко становятся предметом повышенного внимания во время налоговых проверок. Ключевым фактором риска остается не сам факт предоставления подарков, а способ их документального оформления и отражения в учете.

Как обращают внимание специалисты издания «Бухгалтер», в первую очередь контролирующие органы оценивают наличие и содержание внутренних распорядительных документов. Речь идет, в частности, о приказе руководителя предприятия, которым определяются ответственные лица за закупку и выдачу подарков, круг получателей, а также ограничения относительно стоимости и ассортимента.

Отдельное значение имеет четкое формулирование, кто именно считается получателем: непосредственно дети работников или сами работники как родители.

Практика проверок свидетельствует, что именно нечеткость в этом вопросе чаще всего становится основанием для замечаний со стороны налоговых органов. В отчетности, по словам налоговиков, должно быть однозначно понятно, кому вручен подарок.

Еще один аспект — идентификационные данные. Если получателем определен ребенок, для корректного налогового учета может понадобиться его регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика. С учетом этого многие работодатели на практике выбирают модель, при которой получателями подарков формально выступают работники предприятия.

В приказе также целесообразно фиксировать предельный возраст детей, которым предоставляются подарки. Законодательство определяет ребенком лицо до достижения 18 лет, однако на практике предприятия часто самостоятельно устанавливают более низкую возрастную границу, например до 14 лет. Возраст ребенка обычно подтверждается копией свидетельства о рождении.

После формирования перечня получателей соответствующее подразделение или ответственное лицо составляет смету расходов, которая согласовывается руководителем или уполномоченным лицом. Приобретенные подарки оприходуются на основании первичных документов — накладных, фискальных чеков регистраторов расчетных операций и т. п.

Таким образом, риски для предприятия возникают не из-за социальной инициативы как таковой, а из-за пробелов в документах и несогласованности формулировок. Именно эти детали, как правило, и становятся фокусом внимания контролеров во время проверок в праздничный период.

Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua и на Google Новости SUD.UA, а также на наш VIBER, страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.