Новорічні подарунки на підприємстві: що важливо оформити правильно
Вручення новорічних подарунків дітям працівників залишається поширеною практикою підприємств наприкінці року. Водночас саме такі ініціативи нерідко стають предметом підвищеної уваги під час податкових перевірок. Ключовим фактором ризику залишається не сам факт надання подарунків, а спосіб їх документального оформлення та відображення в обліку.
Як звертають увагу фахівці видання «Бухгалтер», першочергово контролюючі органи оцінюють наявність і зміст внутрішніх розпорядчих документів. Йдеться, зокрема, про наказ керівника підприємства, яким визначаються відповідальні особи за закупівлю та видачу подарунків, коло одержувачів, а також обмеження щодо вартості й асортименту.
Окреме значення має чітке формулювання, хто саме вважається одержувачем: безпосередньо діти працівників чи самі працівники як батьки.
Практика перевірок свідчить, що саме нечіткість у цьому питанні найчастіше стає підставою для зауважень з боку податкових органів. У звітності, за словами податківців, має бути однозначно зрозуміло, кому вручено подарунок.
Ще один аспект — ідентифікаційні дані. Якщо одержувачем визначено дитину, для коректного податкового обліку може знадобитися її реєстраційний номер облікової картки платника податків. З огляду на це багато роботодавців на практиці обирають модель, за якої одержувачами подарунків формально виступають працівники підприємства.
У наказі також доцільно фіксувати граничний вік дітей, яким надаються подарунки. Законодавство визначає дитиною особу до досягнення 18 років, однак на практиці підприємства часто самостійно встановлюють нижчу вікову межу, наприклад до 14 років. Вік дитини зазвичай підтверджується копією свідоцтва про народження.
Після формування переліку одержувачів відповідний підрозділ або відповідальна особа складає кошторис витрат, який погоджується керівником або уповноваженою особою. Придбані подарунки оприбутковуються на підставі первинних документів — накладних, фіскальних чеків реєстраторів розрахункових операцій тощо.
Таким чином, ризики для підприємства виникають не через соціальну ініціативу як таку, а через прогалини в документах і неузгодженість формулювань. Саме ці деталі, зазвичай, і стають фокусом уваги контролерів під час перевірок у святковий період.
Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.
