Як повідомити ДПС про наявні електронні підписи працівників: роз’яснення

Державна податкова служба у Запорізькій області зазначає, що відповідно до абзацу першого пункту 42.6 статті 42 ПКУ електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до ПКУ, законів України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» та від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» без укладення відповідного договору.

Порядок обміну електронними документами платника податків та контролюючого органу затверджується центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику (абзац десятий пункту 42.6 статті 42 ПКУ).

Пунктом 2 розділу ІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557 визначено, що автор (платник) створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронній та паперовій формі, із зазначенням усіх обов’язкових реквізитів та з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису та печатки (за наявності), керуючись Порядком № 557.

Для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, автор (платник) повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває автор (платник), шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису в електронному вигляді за формою згідно з додатком 1 до Порядку № 557 (пункт 3 розділу ІІІ Порядку № 557).

Пунктом 4 розділу ІІІ Порядку № 557, передбачено, зокрема, що до Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів.

Перша квитанція, що формується за результатами зазначеної в пункті 7 розділу II Порядку № 557 автоматизованої перевірки Повідомлення, надсилається автору (платнику) протягом двох годин з часу його отримання контролюючим органом, в іншому разі – протягом перших двох годин наступного операційного дня.

Друга квитанція формується автоматично та є підтвердженням про прийняття або повідомленням про неприйняття в контролюючому органі Повідомлення.

Повідомлення може бути направлено через: інформаційно-телекомунікаційну систему «Електронний кабінет», програмне забезпечення «Спеціалізоване клієнтське програмне забезпечення для формування та подання звітності до «Єдиного вікна подання електронної звітності» або інше програмне забезпечення, яке використовує платник.

Вхід до Електронного кабінету здійснюється за посиланням, а також через офіційний вебпортал ДПС. Робота у приватній частині Електронного кабінету здійснюється після проходження користувачем електронної ідентифікації онлайн з використанням кваліфікованого електронного підпису.

У розділі «Введення звітності» приватної частини (особистого кабінету) Електронного кабінету необхідно створити документ за формою J1391103 (для юридичних осіб) або F1391103 (для фізичних осіб).

При заповненні реквізитів Повідомлення, зокрема зазначається:

• поточна дата та порядковий номер;
• найменування (або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) для фізичних осіб) автора (платника);
• код за ЄДРПОУ/реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності), номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті.

До табличної частини Повідомлення вноситься інформація:

• прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) відповідальної особи, якій надається право підпису електронних документів;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності), номер паспорта для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті;
• посада фізичної особи, якій делеговано право підпису електронних документів;
• тип підпису: Директор/Бухгалтер/Підпис податкових накладних/Печатка/Технологічний сертифікат/Уповноважена особа;
• ініціали та прізвище керівника;
• посада, ініціали та прізвище виконавця та контактний телефон.

При цьому у полі «Виконавець» при заповненні Повідомлення вказується особа, КЕП якої накладений на сформоване Повідомлення.

З метою недопущення помилок при заповненні повідомлення на панелі інструментів необхідно натиснути кнопку «Перевірка».

При відсутності помилок активується кнопка «Підписати».

На сформоване Повідомлення першими накладаються КЕП усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них – КЕП керівника і останньою – кваліфікована електронна печатка (за наявності) (абзац перший пункту 4 розділу ІІІ Порядку № 557).

Підписуйтесь на наш telegram-канал t.me/sudua та на Twitter, а також на нашу сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.