Втратили свідоцтво про народження, шлюб чи смерть: що робити і куди звертатися

Втрата або відсутність актового запису цивільного стану — проблема, з якою під час повномасштабної війни стикається дедалі більше громадян. Через тимчасову окупацію частини територій та недоступність архівів люди не можуть отримати або повторно оформити свідоцтва про народження, шлюб чи смерть.

Міністерство юстиції роз’яснило, у яких випадках можливе поновлення актового запису цивільного стану, куди звертатися та які документи необхідно подати для відновлення втрачених відомостей.

Механізм поновлення актового запису цивільного стану врегульовано Законом «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» та Правилами внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та припинення їхньої дії, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 12.01.2011 № 96/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 14.01.2011 за № 55/18793.

Відповідно до статті 23 Закону поновлення актового запису цивільного стану проводиться відповідним органом ДРАЦС у разі його відсутності, що підтверджується документально.

Відсутність актового запису цивільного стану підтверджується повним витягом з Реєстру про відсутність актового запису цивільного стану.

Якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державного архіву, відсутність актового запису цивільного стану підтверджує архівна довідка, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві або Севастополі (пункт 3.4 розділу ІІІ Правил).

Куди звернутися для поновлення актового запису цивільного стану?

Згідно з частинами першою, третьою статті 6 Закону прийом і розгляд заяв про поновлення актових записів цивільного стану належить до компетенції відділів ДРАЦС, дипломатичних представництв і консульських установ України.

Крім того, можна подати заяву шляхом звернення до центру надання адміністративних послуг.

Установи не вправі відмовити громадянину в прийнятті та розгляді заяви про поновлення актового запису цивільного стану.

В умовах воєнного стану, запровадженого в Україні з 24.02.2022, заява про поновлення актового запису цивільного стану подається до будь-якого відділу ДРАЦС, розташованого на підконтрольній українській владі території.

Особи, які мають право на подання заяви про поновлення актового запису цивільного стану

Поновлення актового запису цивільного стану проводиться за заявою:

• особи, щодо якої складено актовий запис;
• одного з батьків, опікуна, піклувальника дитини;
• опікуна недієздатної особи;
• спадкоємців померлого;
• представника органу опіки та піклування під час здійснення повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви.

Документи, які потрібно подати

Разом із заявою про поновлення втраченого актового запису цивільного стану необхідно подати:

• паспорт громадянина України, паспортний документ іноземця або документ, що посвідчує особу без громадянства заявника. У разі подання заяви громадянином України, який постійно проживає за кордоном, пред’являється паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
• архівна довідка, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві та Севастополі, якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державного архіву;
• документи (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення актового запису цивільного стану;
• свідоцтво про державну реєстрацію актів цивільного стану (про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу тощо);
• інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.

Повний витяг з Реєстру про відсутність актового запису цивільного стану додається відділом ДРАЦС до поданої заявником заяви.

Документи, складені іноземною мовою, подаються для поновлення актових записів цивільного стану разом з їх перекладами на українську мову, засвідченими в установленому порядку, які залишаються у справах відділу ДРАЦС, який прийняв заяву (пункт 1.5 розділу I, 3.4, 3.8 розділу ІІІ Правил).

Поновлення втрачених актових записів про шлюб, зміну прізвища, розірвання шлюбу, смерть проводиться тільки:

• за наявності документів, які підтверджують, що відповідний актовий запис був раніше складений в органах ДРАЦС (свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, його копії, засвідченої нотаріально, відмітки (штампа) про державну реєстрацію акту цивільного стану в паспорті або паспортному документі);
• на підставі рішення суду (пункт 3.5 розділу ІІІ Правил).

Якщо у зв’язку з тимчасовою окупацією території України неможливо витребувати копії актових записів цивільного стану або підтвердження відповідності відомостей у Реєстрі даним паперового носія актового запису цивільного стану, державна реєстрація актів цивільного стану підтверджується відповідними свідоцтвами про державну реєстрацію актів цивільного стану, витягами з Реєстру, якщо вони не містять незастережених виправлень, дописок чи явних ознак підробки.

Реєстрація актів цивільного стану компетентними органами іноземних держав підтверджується відповідними легалізованими у встановленому порядку документами про реєстрацію актів цивільного стану. Копії актових записів цивільного стану витребовуються від компетентних органів іноземних держав, з якими Україна уклала договори про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, у разі необхідності підтвердження певних даних (пункт 3.9 розділу ІІІ Правил).

Відповідно до пункту 3.17 розділу ІІІ Правил рішення суду про встановлення факту державної реєстрації акту цивільного стану є підставою для поновлення актового запису цивільного стану у відділі ДРАЦС за місцем його первинного складання, крім випадку зберігання запису на тимчасово окупованій території України.

Рішення суду про встановлення факту народження, смерті в певний час, постановлене судом у разі неможливості їх реєстрації органом ДРАЦС, є підставою для державної реєстрації таких фактів.

У цих випадках заявником у заяві про поновлення актового запису цивільного стану зазначаються реквізити рішення суду, яке також додається до заяви.

При потребі заявник зазначає в заяві про поновлення актового запису про народження додаткові дані (відомості про місце народження, про батьків), необхідні для складання актового запису, які мають бути підтверджені відповідними документами.

На підставі поновленого актового запису цивільного стану заявнику повторно видається або надсилається до відділу ДРАЦС за місцем його проживання свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану для вручення. На свідоцтві проставляються штампи «Запис поновлено» та «Повторно» (3.16 розділу ІІІ Правил).

Особливості подання заяви особою з фізичними порушеннями

Якщо заявником є людина з фізичними порушеннями, що унеможливлюють власноручне підписання ним заяви про поновлення, відповідні заяви можуть подаватися без проставлення таким заявником власного підпису. У такому випадку подання заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та припинення їхньої дії відбувається у присутності свідка, залученого відповідним заявником.

Свідком не може бути залучено особу з частковою чи неповною цивільною дієздатністю, з обмеженою цивільною дієздатністю чи недієздатну особу, а також осіб з числа: посадових осіб органу державної реєстрації актів цивільного стану, до якого звернувся заявник; другого з батьків у всіх випадках, визначених законодавством, пов’язаних із захистом інтересів дитини; другого з наречених; другого з подружжя у разі розірвання шлюбу за заявою подружжя; осіб, які не можуть прочитати або проставити власний підпис на заяві чи актовому записі цивільного стану.

Якщо заявником є особа з порушенням зору, посадовою особою органу державної реєстрації актів цивільного стану вголос зачитується текст заяви.

Особа з порушеннями слуху та/або мовлення може залучати перекладача жестової мови, у тому числі в режимі онлайн.

Свідком, перекладачем жестової мови пред’являється паспорт або паспортний документ (пункт 1.5 розділу І Правил).

Строк розгляду заяви

Питання про поновлення актових записів цивільного стану розглядається у строк, що не перевищує трьох місяців, з дня подання відповідної заяви до відділу ДРАЦС.

За наявності поважних причин цей строк продовжується з письмового дозволу керівника відділу ДРАЦС управління державної реєстрації (за місцем їх подання), але не більше ніж на три місяці.

Дипломатичним представництвом або консульською установою України таке питання розглядається у шестимісячний строк з дня подання до них відповідної заяви (пункт 1.10 розділу І Правил).

На підставі поданих заявником та затребуваних відділом ДРАЦС, дипломатичним представництвом чи консульською установою України документів та їх аналізу складається висновок про поновлення або відмову в поновленні актового запису цивільного стану (пункт 3.11 розділу ІІІ Правил).

У разі відмови в поновленні актового запису цивільного стану у висновку відділу ДРАЦС вказуються причини відмови та роз’яснення про можливість оскарження відмови в судовому порядку (пункт 3.12 розділу ІІІ Правил).

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.