Какие кадровые документы необходимо вести в мирное время и во время войны

Федерация профсоюзов Украины напоминает, что трудовым законодательством регламентированы определенные правила использования и оформления работодателем наемного труда. Большинство таких документов обязательны и должны соответствовать определенным стандартам.

Следовательно, к обязательным кадровым документам относятся:

• Штатное расписание. Названия должностей в штатном расписании указываются в соответствии с Национальным классификатором Украины «Классификатор профессий ДК 003:2010», утвержденным приказом Госпотребстандарта Украины от 28 июля 2010 года № 327 с изменениями (№10 от 25.10.2021 г.).
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Табель для учета рабочего времени.
• Приказы по кадровым вопросам (по личному составу). Приказы группируются в соответствии со сроками хранения: приказы длительного срока хранения 75 лет и более и приказы временного срока хранения до 5 лет.
• Книга приказов (журнал учета приказов). Регистрация приказов тоже производится по сроку их хранения.
• Личные карточки работников по форме П-2. Личная карточка предусмотрена Приказом «Об утверждении типовой формы первичного учета № П-2 «Личная карточка работника».
• Трудовые книги работников и Книга (журнал) учета движения трудовых книжек.
• График отпусков.
• Трудовые соглашения (контракты).
• Коллективный договор (для юридических лиц).
• Должностные (рабочие) инструкции работников.
• Журнал ознакомления работников по локальным нормативным актам.
• Положение об охране труда.
• Разрешение на обработку персональных данных и обязательство о неразглашении персональных данных.
• Обязательство о соблюдении конфиденциальной информации (соглашение).

Этот перечень не исчерпывающий, законодательством могут быть предусмотрены другие документы.

Относительно ведения кадровых документов во время военного положения

В свою очередь, должностные лица управления инспекционной деятельности в Запорожской области объяснили, что, согласно статье 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения», работодатель самостоятельно определяет порядок работы кадровых служб на предприятии, а также перечень кадровых документов, которые будут вестись на период военного положения. Среди обязательных документов – штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, табель учета рабочего времени, приказы по кадровым вопросам, личные карточки работников, их трудовые книжки и журнал учета движения трудовых книжек, график отпусков, трудовые договоры, должностные инструкции.

Желательно, чтобы кадровая служба создала цифровые копии упомянутых документов, которые целесообразно разместить на нескольких носителях в разных регионах (жесткие диски компьютеров, флэш-накопители, внешние жесткие диски, карты памяти), сохранить в облачных хранилищах (google-диск, файлообменники и т.п.). Это обезопасит от потери документов в случае физического уничтожения одного из носителей.

Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua, на Twitter, а также на нашу страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.