Які кадрові документи необхідно вести у мирний час та під час війни

Федерація профспілок України нагадує, що трудовим законодавством регламентовано певні правила використання та оформлення роботодавцем найманої праці. Більшість таких документів є обов’язковими і повинні відповідати певним стандартам.

Отже, до обов’язкових кадрових документів належать:

• Штатний розпис.  Назви посад у штатному розписі зазначаються відповідно до Національного класифікатора України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28 липня 2010 року № 327 зі змінами (№10 від 25.10.2021 р.).
• Правила внутрішнього трудового розпорядку. 
• Табель обліку робочого часу. 
• Накази з кадрових питань (щодо особового складу).  Накази групуються відповідно до строків зберігання: накази тривалого строку зберігання 75 років і більше та накази тимчасового строку зберігання до 5 років.
• Книга наказів (журнал обліку наказів). Реєстрація наказів  теж відбувається за терміном їх зберігання.
• Особові картки працівників за формою П-2. Особова картка передбачена Наказом «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника».
• Трудові книжки працівників та Книга (журнал) обліку руху трудових книжок. 
• Графік відпусток.
• Трудові угоди (контракти).
• Колективний договір (для юридичних осіб).
• Посадові (робочі) інструкції працівників.
• Журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами.
• Положення про охорону праці.
• Дозвіл на обробку персональних даних та зобов’язання про нерозголошення персональних даних.
• Зобов’язання про дотримання конфіденційної інформації (угода).

Цей перелік не є вичерпним, законодавством можуть бути передбачені інші документи. 

Щодо ведення кадрових документів під час воєнного стану

Своєю чергою, посадовці управління інспекційної діяльності у Запорізький області пояснили, що, відповідно до статті 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», роботодавець самостійно визначає порядок роботи кадрових служб на підприємстві, а також перелік кадрових документів, які будуть вестися на період воєнного стану. Серед обов’язкових документів – штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, табель обліку робочого часу, накази з кадрових питань, особові картки працівників, їхні трудові книжки та журнал обліку руху трудових книжок, графік відпусток, трудові договори, посадові інструкції.

Бажано, щоб кадрова служба створила цифрові копії згаданих документів, які доцільно розмістити на декількох носіях у різних регіонах (жорсткі диски комп’ютерів, флеш-накопичувачі, зовнішні жорсткі диски, картки пам’яті), зберегти у хмарних сховищах (google-диск, файлообмінники, тощо). Це убезпечить від втрати документів у разі фізичного знищення одного з носіїв.

Підписуйтесь на наш telegram-канал t.me/sudua та на Twitter, а також на нашу сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.