Апостилирование документов: какой порядок и срок рассмотрения заявления

Министерство юстиции Украины напомнило, что осуществляет проставление апостиля на документах, выдаваемых органами юстиции, судами, государственными архивными учреждениями, а также на документах, оформляемых нотариусами Украины (постановление Кабинета Министров Украины от 18.01.2003 № 61 «О предоставлении полномочий на проставление апостиля, предусмотренного Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов»).

Апостиль – это специальный штамп, который подтверждает действительность подписи на документе, полномочия лица, которое его подписало, а также подлинность оттиска печати или штампа на нем. Благодаря апостилю документ можно официально использовать в других странах без дополнительной легализации.

Порядок проставления Министерством юстиции Украины апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств, утвержден приказом Министерства юстиции Украины от 20.11.2025 № 3177/5 (далее – Порядок).

Проставление апостиля осуществляется с помощью программных средств Электронного реестра апостилей.

С принятием нового Порядка апостиль видоизменился и содержит QR-коды подписи и печати учреждения, которое его проставило. Кроме того, каждый апостиль имеет свой уникальный QR-код, который позволяет быстро подтвердить его подлинность.

На специализированном веб-ресурсе доступна проверка апостилей.

Во время проверки отображается не только сам апостиль, но и сканированная копия документа, на который он проставлен (для апостилей, проставленных с 01.03.2026).

Куда обратиться для проставления апостиля?

Для проставления апостиля на имеющемся у заявителя официальном документе, предназначенном для использования на территории другого государства (далее – официальный документ), подается заявление о проставлении апостиля в устной форме путем его личного обращения в:

любой отдел государственной регистрации актов гражданского состояния территориального органа Министерства юстиции Украины (далее – отдел);

нотариусу;

Государственную архивную службу Украины, если документ выдан государственным архивным учреждением (далее – архивный документ).

В случае пребывания заявителя за границей, проставление апостиля на имеющемся у такого заявителя официальном документе в бумажной форме может осуществляться по его обращению, направленному почтовым отправлением в:

любой отдел;

Государственную архивную службу Украины, если необходимо апостилировать архивный документ (пункт 1 раздела ІІ Порядка).

Если лицо не может лично обратиться или направить документы почтой, за него это может сделать его представитель.

Формируется и регистрируется заявление о проставлении апостиля с помощью программных средств Реестра в день личного обращения заявителя или не позднее следующего рабочего дня со дня получения обращения почтовым отправлением.

В случае апостилирования выписки из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц - предпринимателей и общественных формирований (далее – Единый государственный реестр) заявление о проставлении апостиля формируется и регистрируется должностным лицом отдела с помощью программных средств Реестра в день получения выписки от территориального органа Министерства юстиции Украины (пункт 4 раздела ІІ Порядка).

Какие документы подать для проставления апостиля?

Для проставления апостиля заявитель помимо заявления подает:

документ, удостоверяющий личность, предусмотренный Законом Украины «О Едином государственном демографическом реестре и документах, подтверждающих гражданство Украины, удостоверяющих личность или ее специальный статус». В случае если таким заявителем является иностранец или лицо без гражданства, документом, удостоверяющим его личность, является национальный, дипломатический или служебный паспорт иностранца либо иной документ, удостоверяющий личность иностранца или лица без гражданства;

оригинал официального документа либо его копию, заверенную в установленном порядке. Оригинал официального документа в бумажной форме заявителем не подается в случае апостилирования выписки из Единого государственного реестра;

платежную инструкцию об оплате услуги по проставлению апостиля.

Не подается заявителем платежная инструкция в случае освобождения от оплаты услуги по проставлению апостиля лица, которого непосредственно касается официальный документ.

В подтверждение права на освобождение от оплаты услуги заявителем в случае его личного обращения за проставлением апостиля предъявляется документ, подтверждающий право на освобождение от оплаты.

Если обращение заявителя направлено почтовым отправлением, к нему должна прилагаться копия документа, подтверждающего право на освобождение от оплаты, заверенная в установленном порядке (пункты 3, 6, 7 раздела ІІ Порядка).

Что делать, если у заявителя нет официального документа?

В случае отсутствия у заявителя официального документа в бумажной форме, он может обратиться за его истребованием (получением) в соответствии с законодательством и проставлением на нем апостиля.

Если таким документом является документ о государственной регистрации актов гражданского состояния, заявитель обращается в любой отдел.

Если таким документом является архивный документ, заявитель обращается в Государственную архивную службу Украины.

Если таким документом является выписка из Единого государственного реестра, заявитель обращается в территориальный орган Министерства юстиции Украины (пункт 2 раздела ІІ Порядка).

Срок рассмотрения заявления и проставления апостиля

Проставление апостиля, отказ в его проставлении осуществляются в срок до 3 рабочих дней, течение которого начинается со следующего дня после регистрации в Реестре заявления о проставлении апостиля (пункт 5 раздела І Порядка).

Если во время рассмотрения официального документа, поданного для проставления апостиля, у должностного лица такой документ вызывает подозрение в его подделке, Министерство юстиции Украины направляет субъекту, от которого исходил такой документ, соответствующий запрос.

В таком случае должностное лицо Минюста приостанавливает рассмотрение официального документа, поданного для проставления апостиля, на срок до одного месяца. О приостановлении рассмотрения и о причинах, обусловивших такое приостановление, должностное лицо уведомляет заявителя, используя контактные данные, указанные в соответствующем заявлении о проставлении апостиля (пункт 5 раздела ІІІ Порядка).

Результат рассмотрения и выдачи документов

О результате рассмотрения заявления о проставлении апостиля и официальных документов, поданных для проставления апостиля, в бумажной форме должностное лицо отдела, Государственной архивной службы Украины, нотариус не позднее следующего рабочего дня со дня принятия соответствующего решения информирует заявителя, используя контактные данные, указанные в соответствующем заявлении о проставлении апостиля.

Официальный документ в бумажной форме с проставленным апостилем, официальный документ в бумажной форме и уведомление об отказе в проставлении апостиля выдаются заявителю либо его представителю должностным лицом или в случае, предусмотренном абзацем вторым пункта 1 раздела II Порядка, направляются почтовым отправлением (пункты 1, 3 раздела ІV Порядка).

Плата за предоставление услуги

Плата за предоставление услуг по проставлению апостиля взимается в соответствующем размере от прожиточного минимума для трудоспособных лиц, установленного законом на 1 января календарного года, в котором подаются соответствующие документы для проставления апостиля, и округляется до ближайших 10 гривен. Поскольку Законом Украины «О Государственном бюджете Украины на 2026 год» установлен прожиточный минимум для трудоспособных лиц в размере 3328 грн, с 1 января 2026 года плата за проставление апостиля составляет:

для физических лиц (0,2 прожиточного минимума) – 670 грн;

для юридических лиц (0,35 прожиточного минимума) – 1160 грн.

Счет платежа за предоставление услуги по проставлению апостиля:

Банк получателя: Казначейство Украины (ЕАП)

Получатель средств: ГУК в г. Киеве /г.Киев/22012500

Код получателя (код по ЕГРПОУ): 37993783

Номер счета (IBAN): UA618999980313070165041026001.

Граждане, которые в настоящее время проживают за границей и нуждаются в проставлении апостиля на документах о государственной регистрации актов гражданского состояния, могут осуществлять оплату услуги по проставлению апостиля в иностранной валюте в банках-корреспондентах АО «Государственный экспортно-импортный банк Украины». Оплата осуществляется на счет Государственной казначейской службы Украины, открытый в АО «Государственный экспортно-импортный банк Украины». Ознакомиться с актуальной информацией о банковских реквизитах и перечне банков-корреспондентов можно на официальном веб-сайте Государственной казначейской службы Украины по ссылке.

Минюст отметил, что в платежных поручениях в иностранной валюте в поле «Детали платежа» (Details of payment) должен быть указан код классификации доходов бюджета 22012500 «Плата за предоставление административной услуги по проставлению апостиля».

Кроме того, информируем, что за предоставление сведений из Единого государственного реестра взимается плата в размере, установленном Законом Украины «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц-предпринимателей и общественных формирований» (0,05 прожиточного минимума для трудоспособных лиц – 170 грн).

Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua и на Google Новости SUD.UA, а также на наш VIBER и WhatsApp, страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.