Уряд затвердив порядок отримання електронних довідок про місце роботи для держслужбовців
Українська державна служба остаточно переходить у «цифру». Урядові зміни перетворюють «Дія.Офіс» на головний майданчик для підтвердження статусу посадовця та управління кадровою документацією без паперів.
Мова йде про Постанову Кабміну від 29 квітня 2026 р. № 548, якою вносяться зміни до постанови Кабінету Міністрів України від 1 грудня 2023 р. № 1317 “Деякі питання цифровізації діяльності державних органів” .
Нагадаємо, що постановою Кабінету Міністрів України від 1 грудня 2023 р. № 1317 “Деякі питання цифровізації діяльності державних органів” запроваджено цифровий аналог службового посвідчення, який має таку ж юридичну силу, як і пластикова картка.
Е-посвідчення формується автоматично за умови наявності даних у Єдиній базі даних. Воно відображається в мобільному додатку Дія разом з унікальним електронним ідентифікатором (QR-кодом, штрих-кодом або цифровим кодом).
Постанова Уряду № 548 від 29 квітня 2026 року доповнила згадану постанову № 1317 Порядком отримання та проведення перевірки довідки про підтвердження місця роботи посадових осіб та працівників органів виконавчої влади, Секретаріату Кабінету Міністрів України і Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку в електронній формі.
Відповідно до затвердженого Порядку, електронна довідка не просто доповнює паперові аналоги, а стає їх повноцінним замінником. Документ є офіційним відображенням інформації у формі витягу з Єдиної бази даних посадових осіб, державних службовців та інших працівників Секретаріату КМУ, міністерств, центральних органів виконавчої влади та їх територіальних підрозділів.
До функціоналу Дії додали ще одну послугу — отримання та перевірку довідки про підтвердження місця роботи в електронній формі.
Ключовим аспектом є те, що така довідка — навіть якщо вона роздрукована на папері — зберігає статус електронного документа. Вона має однакову юридичну силу з довідкою про роботу, яку раніше видавали кадрові служби або роботодавці у паперовому вигляді. Посадові особи тепер мають право пред’являти цей цифровий документ замість паперового без жодних додаткових підтверджень.
Отримання такої довідки класифікується як електронна публічна послуга. Важливо підкреслити, що послуга надається в автоматичному режимі та на абсолютно безоплатній основі.
Доступ до послуги мають посадові особи, відомості про яких офіційно внесено до Єдиної бази даних. Для того, щоб скористатися цією можливістю, працівнику необхідно виконати кілька простих кроків у цифровому просторі.
Процес максимально спрощений:
- Авторизація в Дії через BankID або КЕП.
- Перехід до розділу «Дія.Офіс».
- Вибір послуги «Отримання довідки».
- Підтвердження запиту (без необхідності накладати додатковий електронний підпис).
Після того, як посадова особа надсилає запит, система починає працювати автоматично. Довідка формується протягом одного календарного дня. Основою для її створення є відомості, отримані через електронну інформаційну взаємодію з Єдиною базою даних.
Результат надається у формі, зручній для візуального сприйняття, а формат файлу дозволяє не лише переглядати його на екрані, а й завантажувати чи роздруковувати. Якщо ж з певних причин формування довідки засобами Порталу Дія неможливе, користувач отримає інформаційне повідомлення з чітким зазначенням причин відмови. Про всі результати надання послуги «Дія» інформує користувача автоматично.
Електронна довідка — це комплексний документ, що містить вичерпний перелік даних про професійну діяльність посадовця. У ній відображаються:
- Прізвище, власне ім’я та по батькові працівника.
- Повне найменування державного органу, де він працює.
- Займана посада, дата призначення, а також номер і дата відповідного наказу.
- Категорія посади, її сім’я та рівень (за наявності).
- Ранг або інший вид спеціального звання та дата його присвоєння.
- Стаж державної служби.
Проте найголовнішим елементом, що гарантує легітимність документа, є унікальний електронний ідентифікатор (QR-код). Це обов’язковий реквізит, без якого довідка (як цифрова, так і паперова копія) вважається недійсною і не може використовуватися.
Однією з найбільш інноваційних рис нового Порядку є механізм перевірки. Провести верифікацію документа може будь-яка особа. Для цього достатньо мати електронний пристрій, здатний зчитувати QR-коди.
Перевірка здійснюється засобами Порталу Дія шляхом миттєвої інформаційної взаємодії з Єдиною базою даних. Після сканування QR-коду на екрані пристрою, що проводить перевірку, з’являється наступна інформація:
- Дата та час формування довідки.
- Основні відомості про працівника (ПІБ, орган, посада, ранг, стаж).
- Офіційне підтвердження дійсності документа на момент перевірки.
Міністерству цифрової трансформації надано три місяці на повну технічну реалізацію нових функцій (зокрема електронних довідок). Це означає, що вже до кінця літа 2026 року паперові довідки про роботу можуть піти в минуле для тисяч українських чиновників.
Держава продовжує курс на «paperless» (безпаперовий режим), де кожен крок посадовця — від призначення до отримання довідки про стаж — фіксується у безпечному цифровому середовищі. «Дія.Офіс» стає фундаментом для прозорої, ефективної та сучасної державної служби.
Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER та WhatsApp, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.
