Пенсійний фонд пояснив, як ФОП може подати скан-копії трудових книжок працівників онлайн

09:35, 23 жовтня 2025

ФОПи повинні передати до Пенсійного фонду скановані копії трудових книжок своїх працівників через вебпортал, щоб забезпечити їх оцифрування до 2026 року.

Пенсійний фонд пояснив, як ФОП може подати скан-копії трудових книжок працівників онлайн

Слідкуйте за актуальними новинами у соцмережах SUD.UA

В Україні триває процес переходу від паперових трудових книжок до електронного обліку трудової діяльності.

Згідно із Законом від 5.02.2021 №1217-IX, роботодавці, зокрема фізичні особи-підприємці (ФОП), зобов’язані подати до Пенсійного фонду скановані копії трудових книжок своїх працівників. На оцифрування відведено п’ять років — до 10 червня 2026 року.

Головне управління Пенсійного фонду України в Одеській області роз’яснило, як фізична особа-підприємець має подавати скан-копії трудових книжок своїх працівників.

Крок 1. Вхід до вебпорталу Пенсійного фонду

ФОП заходить на офіційний сайт ПФУ і натискає кнопку “Вхід”. Авторизація здійснюється за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпису.

Після входу користувач потрапляє до особистого кабінету, де доступна вкладка “Кабінет страхувальника” (ця вкладка доступна тільки тим, хто зареєстрований у ПФУ як роботодавець) - саме через неї ФОП може подавати документи щодо своїх працівників.

Крок 2. Перехід до послуги з подання скан-копій

У меню потрібно обрати:

Електронні послуги → Відомості про трудову діяльність → Подати скан-копії документів.

Тут відкривається форма, у якій вносяться дані працівника — прізвище, ім’я, по батькові та реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП).

Крок 3. Завантаження документів

ФОП додає відскановані копії трудової книжки працівника (усі сторінки, що містять записи про трудову діяльність). Файли мають бути у форматі PDF, JPG та достатньої якості для зчитування.

Крок 4. Підпис і відправлення

Після перевірки даних документ підписується електронним підписом ФОПа і відправляється до Пенсійного фонду України через вебпортал.

Крок 5. Контроль результату

Статус обробки поданих документів можна переглянути у розділі «Вхідні/Надіслані документи».

Після перевірки інформація про трудову діяльність працівника буде внесена до Реєстру застрахованих осіб, що гарантує її врахування при подальшому розрахунку пенсії.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.

підприємець Пенсійний фонд ФОП ПФУ трудова книжка трудові відносини

Читайте також

Контакти
Про нас