Трудова книжка онлайн: як військовим і цивільним перевести стаж у цифровий формат
В Україні триває перехід на електронний облік трудової діяльності. Відтепер дані про трудовий стаж зберігаються не лише у паперових трудових книжках, а й у Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування. Такий формат діє після набуття чинності Законом України №1217-ІХ від 5 лютого 2021 року.
Електронний облік дозволяє автоматизувати процес призначення пенсій та зменшує потребу у паперових довідках. Крім того, цифрове збереження інформації допомагає убезпечити дані про стаж від втрати чи пошкодження, що особливо актуально під час воєнного стану.
Також українці можуть у будь-який момент перевірити свій страховий стаж онлайн.
Згідно з чинними правилами, з 1 січня 2004 року страховий стаж обчислюється за даними Реєстру застрахованих осіб. Паперова трудова книжка нині потрібна переважно для підтвердження стажу, набутого до цієї дати.
Як оцифрувати трудову книжку
Для переведення паперової трудової книжки в електронний формат можна скористатися сервісом Пенсійного фонду України.
Подати документи можна:
- онлайн через вебпортал ПФУ;
- особисто у сервісному центрі Пенсійного фонду.
У разі подання онлайн необхідні:
- кваліфікований електронний підпис або Дія.Підпис;
- скан-копії трудової книжки.
Подати відомості може як роботодавець через кабінет страхувальника, так і сам працівник через кабінет застрахованої особи. Для цього в особистому кабінеті потрібно перейти до розділу «Комунікації з ПФУ» та обрати пункт «Відомості про трудову діяльність робітника».
Якщо людина не має можливості скористатися електронним сервісом або самостійно відсканувати документи, вона може звернутися до будь-якого сервісного центру ПФУ незалежно від місця проживання. Працівники фонду самостійно проведуть оцифрування документів.
Після внесення даних до реєстру паперова трудова книжка залишається у власника та не втрачає юридичної сили. Її можна й надалі зберігати як офіційний документ.
Для українців, які почали працювати після 10 червня 2021 року, окремо оцифровувати трудову книжку не потрібно — усі дані вже автоматично вносяться до реєстру.
Що змінилося для військових
Окремо триває робота над оцифруванням даних військовослужбовців, поліцейських та осіб рядового і начальницького складу.
Для спрощення призначення пенсій Пенсійний фонд України та Державна податкова служба 22 лютого 2024 року уклали договір про автоматизований обмін даними. Це дозволяє ПФУ отримувати інформацію про доходи військових із Реєстру платників податків.
Такий механізм застосовується у випадках, коли у Реєстрі застрахованих осіб відсутні відомості про виплати. У такій ситуації Пенсійний фонд надсилає запит до ДПС щодо конкретної особи або роботодавця, а податкова служба передає необхідні дані.
Автоматичний обмін інформацією між відомствами стартував 11 квітня 2024 року.
Крім того, для наповнення бази даних інформацією про доходи військових за 2000–2016 роки Пенсійний фонд отримав від силових відомств та міністерств перелік установ, які у той період виплачували грошове забезпечення.
Також триває співпраця з військовими частинами щодо оцифрування стажу та доходів військовослужбовців. За останні місяці більшість військових частин уже подали електронні трудові книжки осіб, які проходять службу.
Надалі планують запровадити можливість подання відомостей про трудову діяльність через представника. Відповідний проєкт постанови правління ПФУ наразі перебуває на стадії погодження. Це має спростити процедуру для військових, громадян за кордоном та людей, які не можуть особисто звернутися до сервісного центру або скористатися електронним підписом.
Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER та WhatsApp, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.
