5 документов, подтверждающих страховой стаж при отсутствии записей в трудовой книжке

Смоделируем довольно частую ситуацию: при подготовке к оформлению пенсии или подтверждению трудового стажа для получения надбавки, человек обнаруживает, что период обучения в техникуме или университете не указан в трудовой книжке. Однако это не повод для волнений. На практике отсутствие записи в трудовой книжке не означает автоматическую потерю стажа. Особенно это касается периодов до 2004 года, когда учет страхового стажа осуществлялся по другим правилам.

До внедрения персонифицированного учета в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования ключевым документом для подтверждения трудового стажа действительно была трудовая книжка. В то же время законодательство позволяет подтверждать стаж и другими документами.

Какие проблемы с обучением до 2004 года?

До 1 января 2004 года система учета стажа в Украине была иной. До 2004 года стаж подтверждался не цифровыми реестрами, а бумажными документами:

• записями в трудовой книжке;
• справками и приказами;
• дипломами;
• архивными выписками.

После 2004 года начала действовать система персонифицированного учета: стаж формируется на основе уплаченных взносов (ЕСВ), и данные хранятся в реестре автоматически. Именно поэтому периоды обучения до 2004 года чаще всего вызывают вопросы у Пенсионного фонда.

Засчитывается ли обучение в стаж?

Порядок зачисления обучения в стаж зависит от формы обучения и периода.

Дневная форма обучения. Обучение в профессионально-технических училищах, колледжах, техникумах и учреждениях высшего образования до 2004 года может зачисляться в стаж, если есть документы, подтверждающие этот период.

Заочная форма обучения. Как правило, заочное обучение в стаж не зачисляется. Считается, что при такой форме человек мог работать, поэтому стаж подтверждается именно трудовой деятельностью.

Если отсутствует запись в трудовой книжке

Запись в трудовой книжке желательна, но она не является единственным доказательством. Период обучения может быть подтвержден другими документами, и в таком случае он может быть зачислен в стаж. Органы Пенсионного фонда могут учесть период обучения на основании документов, подтверждающих факт зачисления в учебное заведение и завершение обучения.

Для подтверждения периода обучения могут использоваться:

• диплом об окончании учебного заведения (оригинал);
• приложение к диплому — особенно важно, если в самом дипломе не указаны даты обучения;
• справка из учебного заведения;
• архивная справка;
• выписки из приказов о зачислении и отчислении.

Стоит обратить внимание: если диплом не содержит даты поступления или не указывает форму обучения (дневную или заочную), Пенсионный фонд может потребовать дополнительные документы — архивную справку или приложение к диплому.

Что делать, если учебное заведение ликвидировано?

Для тех, кто учился в 1990-х годах, такая ситуация довольно распространена. Многие учебные заведения со временем объединялись или меняли название. Их архивы могли перейти в другой университет или колледж. Поэтому в первую очередь нужно определить правопреемника учреждения. Если правопреемника нет, документы передаются в государственные или ведомственные архивы, в частности областные государственные архивы или архивы Министерства образования.

В таком случае стоит подать архивный запрос. Архивная справка имеет такую же юридическую силу, как и запись в трудовой книжке.

Пенсионный фонд онлайн

Сегодня подтвердить стаж можно дистанционно через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда. Необходимо войти в личный кабинет с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или через BankID. Выбрать раздел «Коммуникации с ПФУ», после чего перейти к пункту «Сведения о трудовых отношениях». Добавить цветные скан-копии диплома, приложения к нему и страниц трудовой книжки. Подписать заявление электронной подписью и отправить документы.

Заблаговременное обращение

Многие люди откладывают проверку документов до момента оформления пенсии. Это может создать дополнительные проблемы, так как поиск архивных документов иногда длится несколько месяцев, а нужные архивы могут находиться в других городах. Инспекция по вопросам труда и занятости населения Днепровского городского совета рекомендует действовать заблаговременно, проверить электронную трудовую книжку на портале Пенсионного фонда, убедиться, что период обучения учтен, а при необходимости сразу загрузить скан диплома или получить архивную справку.

Что делать, если Пенсионный фонд отказывает в зачислении обучения в стаж?

Если после подачи документов период обучения все же не зачисляют, стоит:

• потребовать письменное решение с указанием причин отказа;
• получить дополнительную справку из архива или учебного заведения с указанием дат приказов и формы обучения;
• в случае необходимости обратиться в суд.

Судебная практика по таким делам часто становится на сторону граждан, если они могут подтвердить факт обучения соответствующими документами.

Судебная практика

Первый апелляционный административный суд в Днепре 29 января 2026 года по делу № 200/5463/25 окончательно обязал Пенсионный фонд назначить женщине льготную пенсию, засчитав ей работу машинистом крана и период обучения в ПТУ.

Суд подчеркнул, что в соответствии с положениями ст. 38 Закона Украины «О профессионально-техническом образовании» время обучения в профессионально-техническом учебном заведении зачисляется в трудовой стаж учеников, слушателей, в том числе в непрерывный и в стаж работы по специальности, дающий право на льготы, установленные для соответствующей категории работников, если перерыв между днем окончания обучения и днем зачисления на работу по полученной профессии не превышает трех месяцев.

В п. 8 Порядка подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 12.08.93 № 637, определено, что время обучения подтверждается дипломами, удостоверениями, свидетельствами, а также справками и другими документами, выданными на основании архивных данных и содержащими сведения о периодах обучения.

Третий апелляционный административный суд 16 февраля 2026 по делу № 160/9914/25 обязал ПФУ пересчитать пенсию шахтеру, засчитав годы обучения в университете в стаж. Так, пенсионный фонд отказался зачислять годы обучения в университете в льготный стаж на подземных работах. Из-за этого истец не мог набрать необходимые 15 лет стажа для получения повышенной пенсии.

Суд установил, что истец учился по специальности «горное дело», а после окончания обучения без длительного перерыва начал работать по полученной специальности на подземных работах. Работник не может быть лишен права на льготный стаж из-за того, что работодатель не платил или несвоевременно платил страховые взносы.

5 мая 2025 года Днепропетровский окружной административный суд по делу № 160/5971/25 удовлетворил иск женщины к Главному управлению Пенсионного фонда Украины. После достижения 45 лет женщина обратилась за назначением льготной пенсии, однако Пенсионный фонд отказал, считая, что для женщин нужен возраст 50 лет (согласно ст. 114 Закона №1058). Также фонд не засчитал период обучения в музыкальном училище из-за формальных недостатков в документах.

Суд напомнил о правовой позиции Конституционного Суда Украины (решение № 1-р/2020 от 23.01.2020) и отметил, что для женщин, работавших на подземных работах и работах с особо вредными условиями, сохраняется право выхода на пенсию с 45 лет при стаже 15 лет (из них не менее 7 лет 6 месяцев на льготных работах).

Период обучения в училище подтвержден дипломом и архивной справкой, поэтому подлежит зачислению в страховой стаж.

Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua и на Google Новости SUD.UA, а также на наш VIBER и WhatsApp, страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.