5 документів, які підтверджують страховий стаж за відсутності записів у трудовій книжці

Змоделюємо доволі часту ситуацію: при підготовці до оформлення пенсії або підтвердження трудового стажу для отримання надбавки, особа виявляє, що період навчання у технікумі чи університеті не зазначений в трудовій книжці.  Проте, це не привід для хвилювань. На практиці відсутність запису в трудовій книжці не означає автоматичної втрати стажу. Особливо це стосується періодів до 2004 року, коли облік страхового стажу здійснювався за іншими правилами.

До впровадження персоніфікованого обліку в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування ключовим документом для підтвердження трудового стажу справді була трудова книжка. Водночас законодавство дозволяє підтверджувати стаж і іншими документами.

Які проблеми з навчанням до 2004 року?

До 1 січня 2004 року система обліку стажу в Україні була іншою. До 2004 року стаж підтверджувався не цифровими реєстрами, а паперовими документами:

• записами у трудовій книжці;
• довідками та наказами;
• дипломами;
• архівними виписками.

Після 2004 року почала діяти система персоніфікованого обліку: стаж формується на основі сплачених внесків (ЄСВ), і дані зберігаються у реєстрі автоматично. Саме тому періоди навчання до 2004 року найчастіше викликають питання у Пенсійного фонду.

Чи зараховується навчання до стажу

Порядок зарахування навчання до стажу залежить від форми навчання та періоду.

Денна форма навчання. Навчання у професійно-технічних училищах, коледжах, технікумах та закладах вищої освіти до 2004 року може зараховуватися до стажу, якщо є документи, що підтверджують цей період.

Заочна форма навчання. Як правило, заочне навчання до стажу не зараховується. Вважається, що під час такої форми людина могла працювати, тому стаж підтверджується саме трудовою діяльністю.

Якщо відсутній запис в трудовій книжці

Запис у трудовій книжці є бажаним, але він не є єдиним доказом. Період навчання може бути підтверджений іншими документами, і в такому випадку він може бути зарахований до стажу.

Органи Пенсійного фонду можуть врахувати період навчання на підставі документів, що підтверджують факт зарахування до навчального закладу та завершення навчання.

Для підтвердження періоду навчання можуть використовуватися:

• диплом про закінчення навчального закладу (оригінал);
• додаток до диплома — особливо важливий, якщо в самому дипломі не зазначені дати навчання;
• довідка з навчального закладу;
• архівна довідка;
• виписки з наказів про зарахування та відрахування.

Варто звернути увагу: якщо диплом не містить дати вступу або не вказує форму навчання (денну чи заочну), Пенсійний фонд може вимагати додаткові документи — архівну довідку або додаток до диплома.

Що робити, якщо навчальний заклад ліквідований

Для тих, хто навчався у 1990-х роках, така ситуація доволі поширена. Багато закладів освіти з часом об’єднувалися або змінювали назву. Їхні архіви могли перейти до іншого університету чи коледжу. Тож в першу чергу потрібно визначити правонаступника закладу. Якщо правонаступника немає, документи передаються до державних або відомчих архівів, зокрема обласних державних архівів чи архівів Міністерства освіти.

В такому випадку варто подати архівний запит. Архівна довідка має таку ж юридичну силу, як і запис у трудовій книжці.

Пенсійний фонд онлайн

Сьогодні підтвердити стаж можна дистанційно через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду.

Необхідно увійти до особистого кабінету за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або через BankID.  Обрати розділ «Комунікації з ПФУ», після чого перейти до пункту «Відомості про трудові відносини». Додати кольорові скан-копії диплома, додатка до нього та сторінок трудової книжки. Підписати заяву електронним підписом і надіслати документи.

Завчасне звернення

Багато людей відкладають перевірку документів до моменту оформлення пенсії. Це може створити додаткові проблеми, оскільки пошук архівних документів іноді триває кілька місяців, а потрібні архіви можуть знаходитися в інших містах.

Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради рекомендує діяти завчасно, перевірити електронну трудову книжку на порталі Пенсійного фонду, переконатися, що період навчання врахований, а за потреби одразу завантажити скан диплома або отримати архівну довідку.

Що робити, якщо Пенсійний Фонд відмовляє  в зарахуванні навчання до стажу?

Якщо після подання документів період навчання все ж не зараховують, варто:

• вимагати письмове рішення із зазначенням причин відмови;
• отримати додаткову довідку з архіву або навчального закладу із зазначенням дат наказів і форми навчання;
• у разі потреби звернутися до суду.

Судова практика у таких справах часто стає на бік громадян, якщо вони можуть підтвердити факт навчання відповідними документами.

Судова практика

Перший апеляційний адміністративний суд у Дніпрі 29 січня 2026 року у справі № 200/5463/25 остаточно зобов’язав Пенсійний фонд призначити жінці пільгову пенсію, зарахувавши їй роботу машиністом крану та період навчання в ПТУ.

Суд наголосив, що відповідно до положень ст. 38 Закону України «Про професійно-технічну освіту» час навчання в професійно-технічному навчальному закладі зараховується до трудового стажу учнів, слухачів, у тому числі в безперервний і в стаж роботи за спеціальністю, що надає право на пільги, встановлені для відповідної категорії працівників, якщо перерва між днем закінчення навчання і днем зарахування на роботу за набутою професією не перевищує трьох місяців.

В п. 8 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.93 № 637 визначено, що час навчання підтверджується дипломами, посвідченнями, свідоцтвами, а також довідками та іншими документами, що видані на підставі архівних даних і містять відомості про періоди навчання.

Третій апеляційний адміністративний суд 16 лютого 2026  у справі №  160/9914/25 зобов’язав ПФУ перерахувати пенсію шахтарю, зарахувавши роки навчання в університеті до стажу.

Так, пенсійний фонд відмовився зараховувати роки навчання в університеті до пільгового стажу на підземних роботах. Через це позивач не міг набрати необхідні 15 років стажу для отримання підвищеної пенсії.

Суд встановив, що позивач навчався за спеціальністю «гірництво», а після закінчення навчання без тривалої перерви почав працювати за набутою спеціальністю на підземних роботах. Працівник не може бути позбавлений права на пільговий стаж через те, що роботодавець не сплачував або несвоєчасно сплачував страхові внески.

5 травня 2025 року Дніпропетровський окружний адміністративний суд у справі № 160/5971/25 задовольнив позов жінки до Головного управління Пенсійного фонду України.

Після досягнення 45 років жінка звернулася за призначенням пільгової пенсії, проте Пенсійний фонд відмовив, вважаючи, що для жінок потрібен вік 50 років (згідно зі ст. 114 Закону №1058). Також фонд не зарахував період навчання в музичному училищі через формальні недоліки в документах.

Суд нагадав про правову позицію Конституційного Суду України (рішення № 1-р/2020 від 23.01.2020) і зазначив, що для жінок, які працювали на підземних роботах та роботах з особливо шкідливими умовами, зберігається право виходу на пенсію з 45 років при стажі 15 років (з них не менше 7 років 6 місяців на пільгових роботах).

Період навчання в училищі підтверджений дипломом та архівною довідкою, тому підлягає зарахуванню до страхового стажу.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER та WhatsApp, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.