Новая инструкция по делопроизводству в судах: курс на автоматизацию и использование современных информационных технологий

Мария Дегтяренко,
«Судебно-юридическая газета»

2014 г. начался в судах с вступления в законную силу новой инструкции по делопроизводству. Так, приказом Государственной судебной администрации Украины №173 от 17.12.2013 утверждена Инструкция по делопроизводству в местных общих судах, апелляционных судах областей, апелляционных судах Киева и Севастополя, Апелляционном суде Автономной Республики Крым и Высшем специализированном суде Украины по рассмотрению гражданских и уголовных дел (далее – Инструкция), которая устанавливает правила ведения делопроизводства в вышеупомянутых судах и регламентирует порядок работы с документами с момента их поступления или создания в суде до уничтожения в установленном порядке или передачи в государственное архивное учреждение. Этот нормативный акт требует детального и тщательного рассмотрения, но рамки статьи позволяют сделать лишь краткий экскурс в объемный и содержательный документ в контексте автоматизации делопроизводства.

Новая инструкция: необходимость и закономерность

В последние годы мы могли наблюдать активизацию процессов автоматизации делопроизводства в судах: расширение технических возможностей автоматизированной системы делопроизводства суда (АСДС), внедрение таких программ, как «Электронный суд» (отправка участникам судебного процесса судебных повесток в виде SMS и процессуальных документов по электронной почте), новые правовые возможности и основания использования информационных технологий, введенные новым Уголовным процессуальным кодексом Украины и др. Все это привело к тому, что нормы старых инструкций, в т. ч. инструкции по делопроизводству в местном общем суде 2006 г., безнадежно устарели. Принятие кардинально новой Инструкции, отвечающей современным требованиям и новым информационным возможностям, стало острой необходимостью.

Несмотря на то, что новая Инструкция содержит положения о ведении делопроизводства как в электронной, так и в бумажной форме, львиная доля ее норм посвящена именно электронной технологии обработки, учета и контроля документов (дел, материалов или производств) с помощью АСДС.

Новая структура

Новой является и структура Инструкции, которая состоит из трех частей: общей, особенной и приложений. На манер кодифицированных актов, в начале Инструкции разъясняется значение терминов и условных сокращений, которые в ней используются. Причем некоторые из этих терминов и понятий новыми, по большому счету, не являются, но введены впервые. Это, например, процессуальный и непроцессуальный документ, виза, регистрационная отметка и служба делопроизводства.

Новеллы инструкции

В первую очередь, обращает на себя внимание то, чтоновая Инструкция, в отличие от предыдущих, является общей для общих судов разных инстанций: местных, апелляционных и Высшего специализированного суда.Такая особенность, с одной стороны, затрудняет восприятие нормативного акта, а с другой – систематизирует процесс делопроизводства с учетом особенностей разных инстанций.

Кроме того, уменьшено количество приложений (с 59 до 23), в т. ч. журналов. Это связано с тем, что ведение большинства учетно-статистических карточек и журналов предусмотрено не в бумажном варианте, а в автоматизированной системе делопроизводства суда. И что особенно важно, отменены контрольный журнал судебных дел, переданных на рассмотрение судье, и журнал рассмотрения судебных дел и материалов судьей. А вот количество индексов для регистрации и учета судебных дел (материалов уголовного производства) увеличилось.

Новшества коснулись и совсем простого процесса – проставления регистрационного штампа (отметки) входящего документа. П. 2.12 Инструкции предусматривает не только указание номера и даты регистрации, но и проставление подписи лица, осуществляющего регистрацию документа, а в случае необходимости и наименования суда, а также времени предоставления документа. Хотя ставить подпись на каждом входящем документе нет необходимости, поскольку в АСДС отображается пользователь, который осуществил регистрацию входящего документа.

Далее Инструкция четко разделяет порядок обработки, регистрации, передачи и т. д. процессуальных и непроцессуальных документов. При этом позитивным моментом можно признать детальное описание процесса и стандартов подготовки и оформления непроцессуальных документов. А особенности подготовки и оформления документов в ВССУ выделены отдельно.

Подробно прописан и контроль за исполнением документов, целью которого является обеспечение своевременного и надлежащего их исполнения. Контролю с использованием АСДС подлежат все зарегистрированные документы (за исключением процессуальных), которыми устанавливаются задания (требования, поручения). Предусмотрено внесение содержания резолюции руководства по каждому такому документу, отметка сроков исполнения и снятие документа с контроля после окончательного его выполнения.

Появились в Инструкции и новые разделы – например, посвященный рассмотрению запросов на публичную информацию, который объединен с положениями об обращениях граждан.

Следует остановиться на том, что некоторые разделы инструкции по своей сути являются лишь ссылками на другие правовые акты. Так, работе архива и библиотеки суда посвящены всего пара абзацев (разделы 30 и 31), которые отсылают к Инструкции о порядке передачи в архив местного и апелляционного суда, хранения в нем, отбора и передачи в государственные архивные учреждения и архивные отделы городских советов судебных дел и управленческой документации суда, Правилам работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций и Положению о библиотеке суда.

Похожая ситуация и с фиксацией судебного процесса (заседания) с помощью технических средств – посвященный ей раздел 15 также отсылает к специализированным документам: Инструкции о порядке работы с техническими средствами фиксирования судебного процесса и Инструкции о порядке работы с техническими средствами видеозаписи хода и результатов процессуальных действий, проведенных в режиме видеоконференции во время судебного заседания (уголовного производства).

Такой подход новой Инструкции можно отнести к плюсам, т. к. это, во-первых, поможет избежать возникновения противоречий между правовыми актами, которые регулируют одни и те же процессы, а во-вторых, позволяет не «захламлять» и без того объемный документ.

Курс на полную автоматизацию

Суд начинается с входящей корреспонденции, и с этой же стадии начинается автоматизация делопроизводства. П. 2.9 Инструкции безапелляционно диктует, что регистрация процессуальных и непроцессуальных документов осуществляется путем внесения информации и данных в АСДС. Более того, согласно Инструкции, к регистрационной карте документа, поступившего по электронной почте, присоединяется сам этот документ, а иногда и его сканированный вариант. С целью последующего контроля при регистрации непроцессуальних документов предусмотрено внесение дополнительных данных о сроке их исполнения (если таковой установлен документом или законодательством).

При этом на первичной регистрации путь документа в АСДС не заканчивается – в базу вносится вся информация о его последующем движении. Например, в случае передачи документа из одного структурного подразделения в другое в системе делается соответствующая отметка.

В Инструкции предусмотрен только автоматический способ регистрации дел, жалоб, других предусмотренных процессуальным законодательством Украины процессуальных документов. На основании информации, содержащейся в регистрационной карточке, в АСДС заводится учетно-статистическая карточка. Автоматически формируются и номер производства (независимо от инстанции), и единый уникальный номер дела, который формируется в суде первой инстанции и остается неизменным в последующих инстанциях.

Отменяя контрольный журнал судебных дел, переданных на рассмотрение судьи, Инструкция предусмотрела новый порядок передачи судебных дел (материалов) судье после завершения автоматического распределения. Так, судебные дела (материалы) передаются по реестрам, которые формируются и распечатываются через АСДС на каждого судью (судью-докладчика) отдельно. Информация о движении дела или проведении по нему определенных действий также вносится в АСДС в день принятия.

Полная автоматизация коснулась и исходящей корреспонденции суда. Так, отправление или передача документов без регистрации в АСДС не допускается. Даже курьерская почта, которая «по традиции» передавалась через разносную книгу, в соответствии с новой Инструкцией будет передаваться через реестры курьерской почты, сформированные в АСДС. Кроме того, как положениями Инструкции, так и техническими возможностями АСДС предусмотрена привязка исходящего процессуального документа к номеру дела. А п. 7.11 обязует скреплять электронные копии процессуальных документов электронной подписью судьи (судьи-докладчика) и сохранять их в АСДС. Это означает, что теперь в учетной статистической карточке можно будет просмотреть все процессуальные документы по делу.

П. 16.3 Инструкции, кроме традиционного способа отправки корреспонденции, позволяет отправлять уведомления о вызове также по электронной почте, факсом, телеграфом, телефонограммой, SMS в виде судебной повестки, содержание которой должно соответствовать требованиям, установленным уголовным процессуальным законом. Т. е. эксперимент по отправке повесток в виде SMS обрел правовую основу.Хотелось бы, чтобы аналогичные изменения коснулись и процессуальных кодифицированных актов, например, гл. 7 Гражданского процессуального кодекса Украины.

П. 2.26 Инструкции позволяет вести внутреннюю переписку в рамках суда в электронной форме, а п. 7.12 – вести официальную переписку (которая не касается производства в судебных делах) между судами, Государственной судебной администрацией Украины и ее территориальными управлениями, предприятиями, учреждениями и организациями, созданными Государственной судебной администрацией Украины, с помощью электронной почты на официальные электронные адреса соответствующих учреждений путем обмена электронными документами, скрепленными электронной цифровой подписью.

Автоматизация коснулась также организационно-распорядительных (приказы и распоряжения руководства суда) и внутренних документов суда (письма, служебные, докладные записки, отдельные виды справок и т. п.) – они также переведены в виртуальную плоскость, т. к. пункт 6.2 Инструкции предусматривает их регистрацию в АСДС службой делопроизводства.

Как заключение можно отметить, что новая Инструкция является попыткой поставить делопроизводство суда «в ногу» со временем и максимально использовать технические возможности АСДС для автоматизации всех процессов, экономии рабочего времени сотрудников суда и, соответственно, финансов. Справится ли Инструкция с поставленными задачами, выдержит ли нововведения «технический фундамент» судов, покажет время. А практика применения Инструкции в судах подскажет, какие ее нормы требуют доработки, корректировки или детализации.

МИНИ-ИНТЕРВЬЮ

Как известно, приказом Государственной судебной администрации Украины №173 от 17.12.2013 утверждена Инструкция по делопроизводству в местных общих судах, апелляционных судах областей, апелляционных судах Киева и Севастополя, Апелляционном суде АРК и Высшем специализированном суде Украины по рассмотрению гражданских и уголовных дел. Руководитель аппарата Апелляционного суда Киевской области Наталья Чумак разъяснила задачи, которые призван решить новый документ.

– Наталья Анатольевна, какие позитивные моменты есть в новой инструкции?

– Новая инструкция по делопроизводству отобразила в себе особенности документооборота сразу в трех инстанциях общих судов – местных, апелляционных и Высшем специализированном суде. Такое объединение, с одной стороны, делает нашу «настольную книгу» довольно громоздкой и объемной, а с другой – дает возможность разобраться в тонкостях и различиях процесса прохождения судебных дел и документов в разных инстанциях.

В качестве позитивного момента хочу отметить то, что значительное внимание в новой инструкции уделяется национальным стандартам в оформлении непроцессуальных документов, четко расписана работа з организационно-распорядительной документацией, предусмотрена процедура контроля за движением корреспонденции в суде и сроками исполнения заданий по работе с документами. Также в полной мере учтены учитывает особенности электронного документооборота в суде.

– Какие недостатки старой инструкции исправлены?

– Необходимость принятия новой инструкции была вызвана тем, что вносить точечные изменения, связанные с широким введением автоматизированного документооборота в судах, принятием нового Уголовного процессуального кодекса и другими сегодняшними реалиями, в инструкции, утвержденные в далеком 2006 г., уже не имело смысла. Т. е. основным недостатком старых инструкций можно считать их несоответствие современным требованиям к уровню делопроизводства, что и было в основном исправлено.

– Какие положения инструкции, на Ваш взгляд, необходимо доработать?

– Несмотря на то, что проект новой инструкции разрабатывался больше года, и к нему было приковано внимание как работников аппарата общих судов всех уровней, которые вносили свои предложения, так и Совета судей общих судов Украины, который создал свою рабочую группу для оптимизации этого процесса, мы получили документ, который все еще нуждается в доработке и усовершенствовании. Речь идет как о мелких несоответствиях и упоминаниях о документах, которых уже не существует в современном судебном процессе, так и о недостаточно четко прописанных некоторых процедурах прохождения судебного дела по инстанциям.

– Полная автоматизация делопроизводства в суде – плюс или минус?

– Полная автоматизация, привлечение в судебный документооборот новых информационных технологий, широкое использование возможностей, которые дает нам проект «Электронный суд» – все это, безусловно, плюс, который позволяет значительно экономить такие драгоценные ресурсы, как время и финансы. Но мы еще долго будем нуждаться в бумажном варианте документооборота как дублирующем, исходя из риска утраты информации на электронных носителях и недопущения блокирования работы суда в случае обесточивания или воздействия других форс-мажорных обстоятельств.

Беседовала Наталья Мамченко,
«Судебно-юридическая газета»