Держава сама шукатиме дані про трудовий стаж замість того, щоб вимагати від людини десятки довідок

Роботодавець відповідає лише за оцифрування трудової книжки, і виконання цієї процедури є його правом, а не обов’язком. Якщо підприємство проводить цифровізацію належним чином — це, за словами юриста, позитивна практика.

Водночас інші документи, які можуть підтверджувати страховий стаж (зокрема дипломи, свідоцтва, довідки тощо), не підлягають автоматичному оцифруванню роботодавцем.

Разом із тим, за словами юристів, питання впорядкування документів має ключове значення для майбутнього призначення пенсії.

Водночас, як писала «Судово-юридична газета», Верховна Рада 9 квітня 2026 року ухвалила у другому читанні та в цілому законопроєкт № 13705-д. Документ змінює правила взаємодії між громадянами та Пенсійним фондом України. Відтепер держава бере на себе обов'язок самостійно шукати інформацію про стаж людини, замість того, щоб вимагати від неї десятки довідок.

Головною причиною змін стала повномасштабна агресія РФ. Тисячі українців опинилися в ситуації, коли підтвердити свій трудовий шлях стало фізично неможливо.

Зокрема, багато підприємств та установ зруйновані, а їхні паперові архіви втрачені назавжди. Крім того, доступ до документів на тимчасово окупованих територіях заблокований, а громадяни, рятуючись від війни, часто не мали можливості вивезти свої трудові книжки.

Однією з найважливіших змін є зміна підходу до збору інформації.

По перше, згідно з оновленою редакцією статті 44 Закону Ураїни «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», призначення або перерахунок пенсії може здійснюватися не лише за зверненням особи, а й автоматично у визначених законом випадках.

По друге, законопроєкт впроваджує принцип публічності та достовірності державних даних. Це означає, що інформація, яка вже є в будь-якій державній базі, вважається істинною і не потребує додаткового підтвердження паперовою довідкою з печаткою.

ПФУ офіційно забороняється вимагати від людини документи, якщо необхідні відомості вже є в електронних реєстрах. Раніше громадяни, які зверталися за призначенням пенсії, були зобов’язані самостійно подавати документи, що підтверджують трудовий стаж, тоді як Пенсійний фонд виконував переважно функцію перевірки наданих даних.

Відтепер підхід змінюється через зміну статті 44 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування».

Таким чином, обов’язок збору необхідної інформації фактично переноситься з громадянина на державу. Відтак Пенсійний фонд переходить від ролі контролера до активного суб’єкта пошуку та верифікації даних у державних реєстрах.

Органи Пенсійного фонду зобов’язані самостійно отримувати дані з:

• Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
• Державного реєстру фізичних осіб – платників податків;
• Єдиного державного реєстру юридичних осіб та ФОП.

Якщо ж дані в реєстрах відсутні, особливо за періоди до впровадження персоніфікованого обліку, ПФУ зобов’язаний оперативно інформувати особу про це через особистий електронний кабінет на веб порталі електронних послуг. Ба більше, на ПФУ покладається обов’язок надавати допомогу у витребуванні документів та інформувати громадян про порядок підтвердження стажу через суд.

Що стосується електронного кабінету на порталі послуг ПФУ, то він стає повноцінним каналом зв'язку. Через нього можна не лише подавати документи, а й отримувати сповіщення від Фонду.

Проблема підтвердження стажу до 2000 року

Як писала «Судово-юридична газета» найскладнішим питанням залишається період до 1 липня 2000 року, коли в Україні ще не було електронного персоніфікованого обліку.

Якщо ПФУ не знаходить даних про стаж до 2000 року, він зобов'язаний не просто відмовити, а детально роз’яснити людині через електронний кабінет, яких саме відомостей бракує та як діяти далі.

Закон чітко розмежовує способи підтвердження стажу залежно від періоду роботи. Для періодів до впровадження системи персоніфікованого обліку основним документом залишається трудова книжка.

Проте, у разі її відсутності, неточності записів або втрати через війну, стаж може бути підтверджений на підставі:

• Виписок із наказів, особових рахунків та відомостей про видачу заробітної плати;
• Письмових трудових договорів та угод;
• Даних банківських транзакцій щодо нарахування заробітної плати;
• Показань не менше ніж двох свідків, які знали заявника по спільній роботі;
• Рішень суду про встановлення періоду перебування у трудових відносинах.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER та WhatsApp, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.