Чи повинен роботодавець вести трудову книжку, яка знаходиться у працівника — роз’яснення

Трудова книжка є офіційним документом, що підтверджує трудову діяльність і стаж працівника. Навіть якщо вона зберігається у працівника, роботодавець все одно зобов’язаний своєчасно робити всі необхідні записи.

Федерація профспілок України нагадує, що роботодавець зобов’язаний на вимогу працівника вносити до трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, а також про заохочення та нагороди. Це передбачено частиною третьою статті 48 Кодексу законів про працю України, а порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів.

Законодавство при цьому не встановлює конкретної форми чи способу, яким працівник має висловити таку вимогу. Через велику кількість працівників на підприємствах та значну плинність кадрів нерідко виникають ситуації, коли працівники забувають, що при прийомі на роботу просили робити записи у трудову книжку.

Це може призвести до пропуску необхідних відміток та порушення хронології записів. Щоб уникнути таких випадків, рекомендується ще у заяві про прийняття на роботу зазначати вимогу про внесення записів до трудової книжки.

Такий підхід дає змогу кадровій службі своєчасно і в повному обсязі виконувати вимоги закону. Для зручності працівник відділу кадрів може зробити відповідну відмітку в особовій картці працівника за формою П-2, що дозволить контролювати виконання цієї вимоги.

Чи зобовʼязаний роботодавець зберігати трудові книжки своїх працівників?

Стосовно зберігання трудової книжки у роботодавця, який є фізичною особою - підприємцем, повідомляється, що відповідно до пункту 2.21-1.  глави 2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників  від 29.07.1993 №58, трудові  книжки працівників,  які працюють на умовах трудового договору у фізичних  осіб –  суб’єктів  підприємницької діяльності  без  створення  юридичної  особи  з  правом найму  та фізичних осіб,  які  використовують  найману  працю,  пов’язану  з наданням   послуг   (кухарі,  няньки,  водії  тощо),  зберігаються безпосередньо у працівників.

Таким чином, якщо людина працевлаштована у фізичної особи - підприємця, то трудова книжка має зберігатися у неї. 

Щодо зберігання трудової книжки у роботодавця – юридичної особи, то абзацом 1 пункту 3 постанови Кабінету Міністрів від 27.04.1993 №301 “Про трудові книжки працівників” передбачено, що трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях, у представництвах іноземних суб’єктів господарювання, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.

Протягом 5 років після 10.06.2021 відбуватиметься включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.

На роботодавця покладено обов’язок вести облік трудової діяльності працівника в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування”.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.