У НАДС відповіли на головні запитання щодо проведення класифікації посад держслужби

У 2026 році НАДС щокварталу узагальнює топ-5 найбільш поширених запитань, що виникають під час проведення класифікації посад державної служби.

Цього разу НАДС відповіло на 5 запитань щодо проведення класифікації посад державної служби за ІІ квартал 2026 року.

1. Як змінити фаховий рівень посади з VIII (середнього) на VII (вищий)?

Зміна фахового рівня посади з VIII (середнього) на VII (вищий) можлива виключно за результатами повторної класифікації та за наявності підстав, визначених пунктом 2 розділу VII Методики проведення класифікації посад державної служби.

Фаховий рівень посади визначається з урахуванням її мети, основних напрямів роботи, ролі в організаційній структурі державного органу та критеріїв відповідного рівня, визначених Каталогом.

Відповідно до пункту 13 Каталогу:

• посади головних спеціалістів та прирівняні до них посади можуть бути віднесені до VII, VIII або IX фахового рівня;
• посади провідних спеціалістів та прирівняні до них — до VIII або IX фахового рівня;
• посади спеціалістів та прирівняні до них — до IX фахового рівня.

Таким чином, зміна посади категорії «В» з VIII до VII фахового рівня можлива за умови зміни її змістовного наповнення та підтвердження відповідності критеріям вищого рівня посади.

Процедура визначена Методикою та передбачає:

• видання розпорядчого документа (наказу) про проведення повторної класифікації із зазначенням підстав;
• оновлення інформації про посаду (мета, основні напрями роботи, за потреби — розподіл робочого часу);
• розгляд змін класифікаційним комітетом або уповноваженим структурним підрозділом у випадках, визначених Методикою;
• оформлення результатів у зведеній та порівняльній відомостях;
• надсилання документів до НАДС або територіального органу НАДС у встановленому порядку.

Рішення щодо кількості посад державної служби категорії «В» у межах відповідного фахового рівня приймає керівник державної служби (керівник державного органу) виключно в межах видатків на оплату праці, передбачених законом про Державний бюджет України на відповідний рік.

НАДС звертає увагу, що до внесення відповідних змін до Закону України «Про державну службу» рівнозначною посадою державної служби в державному органі, що провів класифікацію посад державної служби, визначається посада державної служби, що належить до тієї самої категорії і того самого рівня посад державної служби з урахуванням юрисдикції державного органу (Закон України 11 березня 2025 року № 4282-IX).

Рівень посади враховується при визначенні рівнозначності посади та потребує зваженого підходу з огляду на вимоги законодавства щодо переведення державних службовців в умовах воєнного стану.

2. Чи необхідно подавати порівняльну відомість державним органам, яким НАДС не погоджує результати проведених класифікацій посад?

Ні, не потрібно, якщо йдеться про державні органи, результати класифікації посад яких відповідно до Закону України «Про державну службу» та Методики не підлягають погодженню НАДС.

Такі державні органи надсилають до НАДС в порядку інформування (для врахування під час підготовки умов оплати праці державних службовців на основі класифікації посад у наступному році):

• відомості центрального апарату (секретаріату) в електронній формі (XLSX/XLS) щодо всіх посад державної служби в державному органі;
• відомості відокремлених підрозділів або територіальних органів (із статусом або без статусу юридичної особи публічного права (за наявності)) в електронній формі (XLSX/XLS) щодо всіх посад у відповідному державному органі;
• узагальнену основну інформацію про посади в електронній формі (XLSX/XLS) щодо всіх посад в державному органі, крім посад сім’ї «адміністративне керівництво (1)»;
• інформацію про відповідальних за проведення класифікації посад осіб (секретаря, інших працівників відповідального підрозділу) із зазначенням контактних номерів телефонів.

3. Державний орган надіслав до НАДС результати повторної класифікації посад та ще не отримав висновку НАДС. У цей час, поки триває опрацювання, виникла потреба у проведенні ще однієї повторної класифікації посад. Які дані брати за основу: раніше погоджені чи ті, що перебувають на розгляді НАДС?

Подання до НАДС результатів двох послідовних повторних класифікацій посад одного державного органу, оформлених різними розпорядчими документами, унеможливлює їх належне опрацювання.

Відповідно до пункту 12 розділу VI Методики датою погодження результатів класифікації посад є дата підписання листа НАДС (територіального органу НАДС) з висновком, який не містить зауважень. До цього моменту результати повторної класифікації не вважаються погодженими та не можуть бути використані як основа для проведення наступної повторної класифікації.

Отже, якщо під час розгляду НАДС результатів повторної класифікації виникла потреба провести ще одну повторну класифікацію інших посад державної служби, за основу слід брати останні погоджені результати класифікації посад.

Щоб забезпечити послідовне опрацювання документів, не рекомендується подавати до НАДС результати наступної повторної класифікації до завершення розгляду попередньої.

Проведення повторної класифікації одних і тих же посад одночасно згідно з різними розпорядчими документами (наказами) не допускається та потребує скасування раніше виданого (пункт 11 розділу VI Методики). Одночасно з цим, державний орган відкликає раніше надіслані документи. Нові документи надсилаються в установленому порядку.

4. Якщо секретар класифікаційного комітету перебуває у відпустці або тимчасово відсутній з інших причин, хто виконує його обов'язки?

Методика не встановлює автоматичного порядку заміщення секретаря класифікаційного комітету на період його тимчасової відсутності, зокрема у зв’язку з відпусткою або тимчасовою непрацездатністю.

Утворення класифікаційного комітету, затвердження персонального складу та внесення змін до нього здійснюється шляхом видання окремого розпорядчого документа (наказу) згідно з пунктом 2 розділу II Методики.

Відтак секретар визначається окремим розпорядчим документом (наказом) на постійній основі з числа працівників відповідального структурного підрозділу та забезпечує організаційно-методичний супровід роботи класифікаційного комітету (пункт 4 розділу II Методики).

При цьому рішення про проведення відповідної класифікації посад оформлюється окремим розпорядчим документом (наказом) згідно з розділом ІІІ і VII Методики.

Для забезпечення безперервності проведення класифікації посад в державному органі рекомендується в розпорядчому документі (наказі) про проведення класифікації посад визначати особу, яка виконуватиме функції секретаря у разі його тимчасової відсутності. У такому документі доцільно зазначити найменування посади, власне ім’я та прізвище цієї особи, а також умову виконання нею відповідних функцій, наприклад: «на період тимчасової відсутності секретаря класифікаційного комітету».

У разі проведення засідання класифікаційного комітету за відсутності секретаря, включеного до його складу, протокол засідання підписують голова класифікаційного комітету та особа, яка виконувала функції секретаря під час такого засідання відповідно до розпорядчого документа (наказу).

5. Чи потрібне повторне засідання класифікаційного комітету для врахування зауважень НАДС за результатами погодження? Як відбувається доопрацювання результатів класифікації посад?

Методика не встановлює окремого порядку доопрацювання результатів класифікації посад після отримання висновку НАДС або територіального органу НАДС із зауваженнями.

На підзаконному рівні визначено лише загальні обов’язкові рамкові вимоги та процедуру без втручання у внутрішньо-організаційні процеси державних органів чи процеси прийняття управлінських рішень.

Державний орган має 20 календарних днів з дня отримання Висновку НАДС (із зауваженнями), щоб доопрацювати результати класифікації посад та/або підготувати додаткові матеріали і подати їх до НАДС або територіального органу НАДС (пункт 10 розділу VI Методики).

При цьому процедура класифікації посад вважається завершеною без погодження, а результати такої класифікації посад не можуть бути застосовані, зокрема в разі:

• ненадання державним органом у визначений пунктом 10 цього розділу строк доопрацьованих результатів класифікації посад та/або додаткових матеріалів, зазначених у висновку НАДС (територіального органу НАДС);
• не врахування державним органом зауважень, наданих НАДС (територіальним органом НАДС).

Відтак вбачається недоречним, а також відсутнє зобов’язання чи окрема процедура для проведення повторного засідання класифікаційного комітету, якщо це пов’язано з розглядом і врахуванням зауважень НАДС, що надаються за встановленою формою згідно з чек-листами, затвердженими Методикою.

Державний орган може за власної ініціативи провести повторне засідання класифікаційного комітету у разі виявлення ним такої потреби. Загальний порядок і формат роботи визначено Методикою.

Разом з тим, рекомендуємо розглядати можливість проведення повторного засідання у випадках, коли під час доопрацювання виникла потреба визначити іншу сім'ю або рівень посади, які не відповідають останнім погодженим результатам класифікації чи попередньо схваленим класифікаційним комітетом. У такому разі йдеться вже не про врахування зауважень НАДС, а про ухвалення нового рішення щодо результатів класифікації за відповідною посадою.

Отже, якщо державний орган погоджується із зауваженнями НАДС і доопрацьовує результати класифікації посад відповідно до них, повторне засідання класифікаційного комітету не є необхідним. Якщо ж у процесі доопрацювання виникає потреба визначити інший результат класифікації, який раніше не розглядався та не був підтриманий класифікаційним комітетом, питання рекомендується винести на повторний розгляд класифікаційного комітету.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER та WhatsApp, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.