Складання номенклатури справ: що потрібно знати

Хмельницький окружний адміністративний суд нагадав, що номенклатура справ - обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ, тому упорядкування зберігання документів розпочинається зі складання номенклатури справ. Про це йдеться у пресслужбі суду.

Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

При складанні номенклатури справ необхідно дотримуватись Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених 18 червня 2015 року наказом Міністерства юстиції України №1000/5 у судах, а також Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України від 20.08.2019 № 814.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені (крім статистичних), реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

Під час складання номенклатури справ установи використовується структурний або функціональний принцип її побудови.

Структурний принцип використовується в разі чітко встановленої структури установи. Розділами в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів (канцелярія, організаційний відділ, аналітичний, кадровий, плановий відділ тощо).

У безструктурній установі використовується функціональний принцип побудови номенклатури справ. Розділи і підрозділи номенклатури справ установи, побудованої за таким принципом, відображають її функції та напрями діяльності і розміщуються у номенклатурі за ступенями їх важливості (організація роботи, планування, фінансування, прогнозування тощо).

У суді складаються номенклатури справ підрозділів апарату суду і зведена номенклатура справ суду.

Номенклатура справ підрозділів апарату суду розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у підрозділі апарату суду, на підставі документів з усіх питань діяльності суду.

Зведена номенклатура справ або номенклатура справ установи складається на підставі номенклатур справ структурних підрозділів апарату суду.

Під час складання номенклатури справ суду слід використовувати:

- положення про структурні підрозділи,

- штатні розписи суду,

- номенклатуру справ суду за минулі роки,

- типові та галузеві переліки із зазначенням строків зберігання документів.

Методична допомога у складанні номенклатур справ надається архівом суду (посадовою особою, відповідальною за архів).

Під час складання зведеної номенклатури справ у суді використовується структурний принцип її побудови. Розділами у такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів. При цьому першим розділом номенклатури зазначається канцелярія.

Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином:

у графі 1 проставляються індекси кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу суду та порядкового номера справи в межах підрозділу;

у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі справ суду визначається ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи: назву виду справи (листування, журнал) або різновид документів (накази, протоколи); короткий зміст документів справи тощо. Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («Різні матеріали», «Загальне листування» тощо);

графа 3 заповнюється наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин;

у графі 4 зазначається строк зберігання справи, номери статей за переліками документів із зазначенням їх строків;

у графі 5 «Примітки» робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

Номенклатура справ суду складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідною державною архівною установою.

Примірники номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

- перший (недоторканний) примірник номенклатури справ зберігається в канцелярії;

- другий використовується канцелярією як робочий;

- третій передається до архіву суду для контролю за формуванням справ;

- четвертий надсилається до відповідної державної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває суд.

Підрозділи апарату суду отримують витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ для використання у роботі.

У кінці року номенклатура справ суду обов'язково закривається підсумковим записом, який підписує керівник апарату суду. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється посадова особа, відповідальна за архів суду.

Номенклатура справ суду щороку (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється.

Номенклатура справ суду підписується керівником апарату суду, візується посадовою особою, відповідальною за архів суду.

Номенклатура справ суду схвалюється експертною комісією суду та погоджується експертно-перевірною комісією відповідної державної архівної установи один раз на п'ять років або щороку в разі істотних змін у структурі, функціях та характері роботи суду, після чого затверджується головою суду.

Номенклатура справ суду затверджується не пізніше грудня попереднього року, уводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

Таким чином, зведену номенклатуру справ установи складають на підставі номенклатур справ структурних підрозділів, а структурні підрозділи розробляють свої номенклатури на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності підрозділу не пізніше 15 листопада поточного року.

Номенклатура справ сприяє якісному документообігу суду, єдиному порядку формування справ, значно покращує облік документів, їх систематизацію, контроль, упорядкування зберігання документів.

Раніше «Судово-юридична газета» писала, що в Україні працюють над створенням е-документообігу нотаріусів з БТІ. 

Також нотаріусам надали рекомендації для безпечної роботи у ЄДР.

Нагадаємо, нотаріусам роз’яснили зміни до порядку зняття заборони на відчуження нерухомості. 

Підписуйтесь на наш Telegram-канал, щоб бути в курсі найважливіших подій.