Как хранятся личные дела госслужащих аппарата суда?

Кадровое делопроизводство является важным элементом в системе управления персоналом в органе государственной власти.

Отдельное место в работе кадровой службы отведено личным делам сотрудников. Об этом сообщает пресс-служба Винницкого апелляционного админсуда.

Составной кадровой документацией в системе персонального учета являются личные дела, так сказать, «хроника» деятельности работника в учреждении. Основу таких дел составляют документы, содержащие сведения о лице; устанавливают характер ее трудовых, служебных отношений с учреждением; определяют деловые и личные качества.

Порядок, утвержденный приказом Национального агентства Украины по вопросам государственной службы от 22.03.2016 года №64, определяет требования по ведению и хранению личных дел государственных служащих, а также перечень документов, из которых формируется личное дело.

Личное дело — это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и характеризуют его биографические, деловые и личные качества. Она занимает основное место в системе персонального учета работников. На основании документов, которые группируются в ней, проводится изучение, отбор и управление кадрами аппарата суда.

Ведение личного дела начинается с поступления на государственную службу или другого назначения. Личное дело формируется из определенных документов в соответствующей последовательности:

- личная карточка установленного образца;
- текст присяги государственного служащего;
- копия паспорта;
- копия учетной карточки плательщика налогов;
- право на имущество, доходы, расходы и обязательства финансового характера.

Далее по времени поступления материалы документов добавляются в хронологическом порядке в личное дело.

Личное дело регистрируется в журнале учета личных дел не позднее недельного срока после назначения на должность. Личные дела должны быть в алфавитном порядке, подшитыми в отдельную папку формата А4, на которой указываются фамилия, имя, отчество, порядковый номер личного дела.

Личные дела государственных служащих являются документами для служебного пользования и должны храниться в опечатанных металлических шкафах.

Служба управления персоналом не имеет права разглашать любую информацию о персональных данных государственных служащих в соответствии с Законом Украины «О защите персональных данных».

После увольнения работника заявление о его увольнении, копия приказа и другие документы подшивают в личное дело. После прекращения государственным служащим работы его личное дело остается в кадровой службе в течение двух лет и передается в архив в порядке, определенном соответствующей инструкцией по делопроизводству. В случае возвращения человека на государственную службу рекомендуется использовать сложившееся ранее личное дело.