Как осуществляется передача трудовой книжки работнику, выехавшему за границу

Восточное межрегиональное управление Государственной службы Украины по вопросам труда объясняет, как поступить, если работник за границей просит выслать ему трудовую книжку.

Указывается, что ранее абзац 4 пункта 2 Перечня вложений, запрещенных к пересылке в почтовых отправлениях, содержал запрет на пересылку трудовых книжек в международных почтовых отправлениях. Однако 12 сентября 2024 года было принято Постановление Кабинета Министров от 10.09.2024 №1045, которое внесло изменения в постановления Кабинета Министров от 05.03.2009 №270 и от 08.09.2023 №958, и которая вступила в силу с 12 сентября 2024 года.

Согласно внесенным изменениям, пересылка за пределы Украины разрешений на право ношения оружия, трудовых книжек, военных билетов, документов, удостоверяющих личность, осуществляется исключительно в зарегистрированных международных почтовых отправлениях. Таким образом, запрет на пересылку трудовых книжек за пределы Украины с 12 сентября 2024 года больше не действует.

В то же время новое правило позволяет пересылку трудовых книжек за границу только в зарегистрированных международных отправлениях. Зарегистрированные отправления принимаются с выдачей квитанции, проходят регистрацию на различных этапах пересылки и вручаются получателю под расписку.

С 10 июня 2021 года ведение бумажных трудовых книжек не является обязательным.

Выдача всех имеющихся трудовых книжек работникам в обязательном порядке предусматривается после завершения работ по включению Пенсионным фондом Украины в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников, которые должны быть внесены в течение пяти лет. После завершения этих работ имеющиеся трудовые книжки выдаются работникам лично под подпись. (*Раздел II «Заключительные и переходные положения» Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 05.02.2021 №1217-IX.)

Согласно статье 48 КЗоТ учет трудовой деятельности работников ведется в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в порядке, определенном Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование».

Статья 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения», принятого Постановлением Верховной Рады 15.03.2022 №2136-IX, предусматривает, что в период действия военного положения порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений, оформления и ведения трудовых книжек, а также архивного хранения соответствующих документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно при условии обеспечения ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета расходов на оплату труда.

В период действия военного положения стороны трудового договора могут договориться об альтернативных способах создания, пересылки и хранения приказов (распоряжений) работодателя, уведомлений и других документов по вопросам трудовых отношений, а также о любом другом доступном способе электронной коммуникации, выбранном по соглашению между работодателем и работником.

Таким образом, трудовая книжка работника, который продолжает состоять в трудовых отношениях, может быть выдана ему по соглашению сторон трудового договора, а также работодатель обязан выдать надлежащим образом оформленную трудовую книжку работнику в случае его увольнения до завершения процедуры включения в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования отсутствующих сведений о трудовой деятельности, в день увольнения.

В соответствии с требованиями п. 4.2 раздела 4 «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников», утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.1993 №58, пересылка трудовой книжки почтой с доставкой на указанную адресатом адрес допускается только при наличии письменного согласия работника.

Возможный алгоритм действий по передаче трудовой книжки работнику, находящемуся за границей:

Определение основания для передачи

• Работник уволился и нуждается в трудовой книжке.
• Работник хочет получить трудовую книжку для других целей.

Оформление запроса работником

Работник подает письменное заявление (скан или электронный вариант с квалифицированной электронной подписью – КЭП) о желании получить трудовую книжку с предоставлением согласия на ее пересылку почтой, в котором отдельно указывает:

• способ доставки;
• адрес за границей.

Проверка и оформление документации работодателем

Работодатель проверяет наличие оснований и согласие на пересылку трудовой книжки почтой.

Уточнение способа доставки, оформление отправления

Пересылка трудовых книжек за границу должна осуществляться исключительно в зарегистрированных международных отправлениях.

Важно проверить правильность адреса, указанного работником.

Подтверждение получения

Сохранить квитанцию и отследить доставку.

Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua и на Google Новости SUD.UA, а также на наш VIBER, страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.