Як здійснюється передача трудової книжки працівнику, який виїхав за кордон

Східне міжрегіональне управління Державної служби України з питань праці пояснює, як діяти, якщо працівник за кордоном просить вислати йому трудову книжку.

Зазначається, що раніше абзац 4 пункту 2 Переліку вкладень, заборонених до пересилання у поштових відправленнях містив заборону на пересилання трудових книжок у міжнародних поштових відправленнях. Але 12 вересня 2024 року була прийнята Постанова Кабінету Міністрів від 10.09.2024 №1045, якою було внесено зміни до постанов Кабінету Міністрів від 05.03.2009 №270 і від 08.09.2023 №958, яка набрала чинності з 12 вересня 2024 року.

Згідно із внесеними змінами, пересилання за межі України дозволів на право носіння зброї, трудових книжок, військових квитків, документів, що посвідчують особу, здійснюється виключно у реєстрованих міжнародних поштових відправленнях. Таким чином, заборона на пересилання трудових книжок за  межі України з 12 вересня 2024 року не діє.

Водночас нове правило дозволяє пересилання трудових книжок за кордон лише у міжнародних відправленнях, що реєструються. Відправлення, що реєструються, приймаються з видачою квитанції, проходять реєстрацію на різних етапах пересилання і вручаються одержувачу під розписку.

З 10 червня 2021 року ведення паперових трудових книжок не є обов’язковим.

Видача всіх наявних трудових книжок працівникам в обов’язковому порядку передбачається після завершення робіт щодо включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників, які мають бути здійснені протягом п’яти років. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. (*Розділ ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 №1217-IX.)

Згідно зі статтею 48 КЗпП облік трудової діяльності працівників здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування”.

Статтею 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», прийнятого Постановою Верховної Ради 15.03.2022 №2136-IX, передбачено, що у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.

Таким чином, трудова книжка працівнику, що продовжує перебувати у трудових відносинах, може бути видана працівнику за згодою сторін трудового договору, також роботодавець зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику у разі його звільнення до завершення процедури включення до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність, у день звільнення.

Відповідно до вимог п. 4.2 розділу 4 «Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників», затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України 29.07.1993 №58, пересилання трудової книжки поштою з доставкою  на  зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.

Можливий алгоритм дій щодо передачі трудової книжки працівнику, що перебуває за кордоном:

1. Визначення підстави для передачі

• Працівник звільнився і потребує трудову книжку.
• Працівник хоче отримати трудову книжку для інших цілей.

2. Оформлення запиту працівником

Працівник подає письмову заяву (скан або електронний варіант із кваліфікованим електронним підписом – КЕП) про бажання отримати трудову книжку із наданням згоди на пересилання трудової книжки поштою, у якій окремо вказує:

- спосіб доставки;

- адресу за кордоном.

3. Перевірка та оформлення документації роботодавцем

Роботодавець перевіряє наявність підстав і надання згоди на пересилання трудової книжки поштою.

4. Уточнення способу доставки, оформлення відправлення

Пересилання трудових книжок за кордон має здійснюватися виключно у міжнародних відправленнях, що реєструються.

Важливо перевірити правильність адреси, зазначеної працівником.

5. Підтвердження отримання

Зберегти квитанцію та відстежити доставку.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.