«Пуста» декларація та картки фізосіб: міфи про спрощену систему, які коштують ФОПам грошей

Фізична особа-підприємець залишається однією з найпопулярніших форм ведення бізнесу в Україні. Спрощена система оподаткування дозволяє працювати з мінімальним податковим навантаженням та спрощеним обліком, однак вона не звільняє від обов’язку дотримуватися законодавчих вимог. Саме через нехтування базовими правилами підприємці найчастіше отримують штрафи, втрачають право на спрощену систему або стають учасниками податкових спорів.

За даними податкових консультантів, більшість санкцій накладаються не через складні схеми ухилення від оподаткування, а через звичайну неуважність: пропущені строки сплати податків, помилки у звітності, відсутність документів або порушення трудового законодавства. «Судово-юридична газета» розібралася, які помилки ФОПи допускають найчастіше та як уникнути фінансових втрат.

Помилка №1. Несвоєчасна сплата податків та ЄСВ

Однією з найпоширеніших причин штрафів залишається несвоєчасна сплата обов’язкових платежів. Для підприємців це насамперед: єдиний податок, військовий збір, єдиний соціальний внесок, податкові зобов’язання, які виникають у разі переходу на іншу систему оподаткування. Порядок сплати єдиного податку та строки його внесення визначені статтею 295 Податкового кодексу України. Платники єдиного податку зобов’язані дотримуватися встановлених строків незалежно від того, чи пам’ятають вони про дату платежу та чи отримали нагадування від податкової.

Часто підприємці помилково вважають, що за відсутності доходу сплачувати внески не потрібно. Однак законодавство не завжди пов’язує податковий обов’язок із фактичним отриманням прибутку.

Що загрожує ФОПу. Навіть незначне прострочення може призвести до: нарахування пені, застосування штрафних санкцій, виникнення податкового боргу, проблем із закриттям ФОП або отриманням довідок про відсутність заборгованості.

Як уникнути проблем. Юристи радять регулярно перевіряти інформацію через:

• Електронний кабінет платника податків
• Державну податкову службу України.

Помилка №2. Втрата контролю над лімітом доходу

Спрощена система оподаткування регулюється главою 1 розділу XIV Податкового кодексу України. Закон встановлює вимоги до платників єдиного податку та обмеження щодо обсягу доходу для кожної групи.

На практиці підприємці нерідко втрачають контроль над своїми оборотами, особливо якщо: працюють із кількома банківськими рахунками, отримують платежі від іноземних замовників, використовують різні платіжні сервіси, ведуть діяльність одночасно в декількох напрямах. Коли перевищення ліміту виявляється вже після завершення звітного періоду, наслідки можуть бути доволі відчутними.

Наслідки перевищення ліміту. Підприємець ризикує: перейти на іншу групу платників єдиного податку, сплатити підвищену ставку податку, втратити право на спрощену систему оподаткування. Для багатьох невеликих бізнесів це означає різке збільшення податкового навантаження та додаткові витрати на бухгалтерський супровід.

Практична порада. Фахівці рекомендують щомісяця аналізувати обсяг доходу та вести окремий фінансовий облік, навіть якщо закон не вимагає повноцінної бухгалтерії.

Помилка №3. Робота за незареєстрованими КВЕДами

Ще одна поширена проблема – невідповідність фактичної діяльності підприємця зареєстрованим видам діяльності. Часто ФОП починає: продавати нові товари, надавати додаткові послуги, працювати з новими клієнтськими сегментами, але забуває внести зміни до реєстраційних даних. Водночас Податковий кодекс містить перелік видів діяльності, які взагалі не дозволяють застосовувати спрощену систему оподаткування. Вимоги до платників єдиного податку визначені статтею 291 ПК України.

Чим це небезпечно. Податкова може дійти висновку, що ФОП безпідставно користувався спрощеною системою. У результаті можливі: анулювання статусу платника єдиного податку; донарахування податкових платежів; штрафи та пеня. Що варто зробити. Юристи рекомендують щонайменше раз на рік перевіряти актуальність КВЕДів та відповідність фактичної діяльності відомостям у державному реєстрі.

Помилка №4. Неоформлені працівники та приховані трудові відносини

Багато підприємців працюють із фрилансерами, менеджерами з продажу, адміністраторами або помічниками без належного документального оформлення. Проте стаття 24 Кодексу законів про працю України прямо забороняє допуск працівника до роботи без укладення трудового договору. Відносини оцінюються не лише за назвою договору, а й за їх фактичним змістом. Якщо людина працює за графіком, виконує постійні функції та підпорядковується роботодавцю, контролюючі органи можуть визнати такі відносини трудовими.

Що загрожує підприємцю. У разі перевірки можливі: значні фінансові санкції, донарахування податків, перевірки Держпраці, судові спори.

У справі №240/7766/23 Верховний Суд розглядав спір щодо застосування відповідальності за фактичний допуск працівника до роботи без належного оформлення трудових відносин. Суд детально проаналізував критерії відмежування трудових відносин від цивільно-правових договорів.

Помилка №5. Відсутність первинних документів та належного обліку

Частина підприємців досі переконана, що спрощена система оподаткування означає відсутність необхідності вести документообіг. Насправді це одна з найнебезпечніших помилок. Стаття 296 Податкового кодексу України встановлює правила ведення обліку та звітності платниками єдиного податку. Під час перевірки підприємець має бути готовий підтвердити: походження коштів, законність господарських операцій, факт надання послуг, отримання оплати. Особливе значення мають: договори, акти виконаних робіт, банківські виписки, інвойси, товарні накладні.

Окремий ризик – РРО та ПРРО. Останніми роками дедалі більше штрафів пов’язані саме з порушенням правил використання реєстраторів розрахункових операцій. Порядок застосування РРО визначає Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».

Непроведення розрахункової операції через РРО або несвоєчасна фіскалізація можуть стати підставою для значних штрафних санкцій.

Більшість штрафів для ФОПів виникає не через складні податкові схеми чи умисне порушення закону. Найчастіше проблеми спричиняють звичайна неуважність, відсутність системного контролю та небажання стежити за змінами законодавства.

Помилка №6. Неподання декларації через відсутність доходу

Багато підприємців помилково вважають, що якщо протягом кварталу або року вони не отримували дохід, то й подавати декларацію не потрібно. Насправді відсутність прибутку не звільняє від обов’язку звітувати перед податковими органами. За неподання або несвоєчасне подання декларації передбачені штрафні санкції. За перше порушення штраф може становити 340 грн, а за повторне протягом року – 1020 грн.

На що звернути увагу. Особливо часто така помилка трапляється серед ФОПів, які:

• тимчасово призупинили діяльність;
• працюють сезонно;
• готуються до закриття бізнесу;
• не отримували платежів протягом звітного періоду.

Помилка №7. Отримання доходів на особисту банківську картку

Ще один ризик, який останнім часом активно обговорюється серед підприємців, – використання особистих рахунків для отримання доходів від підприємницької діяльності. Якщо підприємець систематично отримує оплату за товари або послуги на звичайну картку фізичної особи, податкова може поставити під сумнів належне декларування таких доходів.

Чим це загрожує. Серед можливих наслідків:

• донарахування податків;
• фінансові санкції;
• необхідність доводити підприємницьке походження коштів;
• додаткові питання під час податкових перевірок.

Помилка №8. Неправильне закриття ФОП

Багато підприємців вважають, що закриття ФОП завершується після подання заяви державному реєстратору або через «Дію». Насправді після припинення діяльності залишаються податкові обов’язки: подати ліквідаційну звітність, перевірити відсутність боргів, закрити питання з ЄСВ, зберігати документи протягом встановлених строків.

Через пропуск цих процедур підприємці нерідко дізнаються про штрафи вже після того, як вважають бізнес закритим.

Найдорожча помилка для ФОП у 2026 році

За даними експертів, найбільші фінансові санкції сьогодні пов’язані з порушеннями правил використання РРО та ПРРО. За окремі порушення штраф може становити 100% вартості товарів або послуг, реалізованих із порушенням, а за повторне – 150%.

Судова практика свідчить: оскаржити штраф інколи можливо, але значно дешевше запобігти порушенню, ніж потім відстоювати свою позицію у суді. Саме тому регулярний контроль власної звітності, належне оформлення документів та своєчасна консультація з бухгалтером або юристом залишаються найкращою інвестицією в безпеку бізнесу.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER та WhatsApp, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.