Як поновити актовий запис цивільного стану — пояснює Мін’юст

У Міністерстві юстиції України пояснили, як поновити актовий запис цивільного стану.

У зв’язку з тимчасовою окупацією територій України виникають випадки, коли людина не має можливості повторно отримати документи на підтвердження фактів народження, шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені, смерті, оскільки відсутній доступ до паперових носіїв актових записів цивільного стану, які містяться на ТОТ, та відсутні відомості про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян.

Чинним законодавством передбачена процедура поновлення актового запису цивільного стану, яка врегульована Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» та Правилами внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12.01.2011 № 96/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 14.01.2011 за № 55/18793.

Відповідно до статті 23 Закону поновлення актового запису цивільного стану проводиться відповідним органом державної реєстрації актів цивільного стану у разі його відсутності, що підтверджується документально.

Поновлення актового запису цивільного стану проводиться за місцем його первинного складення.

На підставі поновленого актового запису цивільного стану повторно видається свідоцтво про державну реєстрацію акта цивільного стану.

Згідно з пунктом 3.4 розділу ІІІ Правил відсутність актового запису цивільного стану підтверджується повним витягом з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану.

Якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державного архіву, відсутність актового запису цивільного стану підтверджує архівна довідка, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві або Севастополі.

На підставі поданих заявником та затребуваних відділом державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичним представництвом чи консульською установою України документів та їх аналізу складається висновок про поновлення або відмову в поновленні актового запису цивільного стану (пункт 3.11 розділу ІІІ Правил).

У разі відмови в поновленні актового запису цивільного стану у висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану вказуються причини відмови та роз’яснення про можливість оскарження відмови в судовому порядку (пункт 3.12 розділу ІІІ Правил).

Особи, які мають право на подання заяви про поновлення актового запису цивільного стану

Поновлення актового запису цивільного стану проводиться за заявою:

• особи, щодо якої складено актовий запис;
• одного з батьків, опікуна, піклувальника дитини;
• опікуна недієздатної особи;
• спадкоємців померлого;
• представника органу опіки та піклування під час здійснення повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви.

Водночас Мін’юст зазначає, що чинним законодавством не передбачено норм, що забороняють подачу заяви про внесення змін до актового запису цивільного стану через представника. 

Куди звернутися для поновлення актового запису цивільного стану?

Згідно з частинами першою, третьою статті 6 Закону прийом і розгляд заяв про поновлення актових записів цивільного стану належить до компетенції відділів державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичних представництв і консульських установ України.

Крім того, можна подати заяву шляхом звернення до центру надання адміністративних послуг.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, центр надання адміністративних послуг, дипломатичні представництва та консульські установи України не вправі відмовити громадянину в прийнятті та розгляді заяви про поновлення актового запису цивільного стану.

В умовах воєнного стану, запровадженого в Україні з 24.02.2022, заява   про поновлення актового запису цивільного стану подається до будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану, розташованого на підконтрольній українській владі території.

Документи, які потрібно подати

Згідно з пунктами 1.5 розділу І та 3.8 розділу ІІІ Правил разом із заявою про поновлення втраченого актового запису цивільного стану подаються:

• паспорт громадянина України, паспортний документ іноземця або документ, що посвідчує особу без громадянства заявника. У разі подання заяви громадянином України, який постійно проживає за кордоном, пред’являється паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
• архівна довідка, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві та Севастополі, якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державного архіву;
• документи (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення актового запису цивільного стану;
• свідоцтво про державну реєстрацію актів цивільного стану (про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу тощо);
• інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.

Повний витяг з Реєстру про відсутність актового запису цивільного стану додається відділом державної реєстрації актів цивільного стану до поданої заявником заяви.

Документи, складені іноземною мовою, подаються для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання разом з їх перекладами на українську мову, засвідченими в установленому порядку, які залишаються у справах відділу державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву (пункт 1.5 розділу I Правил).

Пунктом 3.5 розділу ІІІ Правил визначено, що поновлення втрачених актових записів про шлюб, зміну прізвища, розірвання шлюбу, смерть проводиться тільки за наявності документів, які підтверджують, що відповідний актовий запис був раніше складений в органах державної реєстрації актів цивільного стану України (свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, його копії, засвідченої нотаріально, відмітки (штампа) про державну реєстрацію акту цивільного стану в паспорті або паспортному документі), або на підставі рішення суду.

У разі якщо неможливо витребувати копії актових записів цивільного стану або підтвердження відповідності відомостей у Реєстрі даним паперового носія актового запису цивільного стану у зв’язку з тимчасовою окупацією території України, державна реєстрація актів цивільного стану підтверджується відповідними свідоцтвами про державну реєстрацію актів цивільного стану, витягами з Реєстру, якщо вони не містять незастережених виправлень, дописок чи явних ознак підробки.

Реєстрація актів цивільного стану компетентними органами іноземних держав підтверджується відповідними легалізованими у встановленому порядку документами про реєстрацію актів цивільного стану. Копії актових записів цивільного стану витребовуються від компетентних органів іноземних держав, з якими Україна уклала договори про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, у разі необхідності підтвердження певних даних (пункт 3.9 розділу ІІІ Правил).

Відповідно до пункту 3.17 розділу ІІІ Правил рішення суду про встановлення факту державної реєстрації акту цивільного стану є підставою для поновлення актового запису цивільного стану у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його первинного складання, крім випадку зберігання запису на тимчасово окупованій території України.

Державну реєстрацію народження на підставі рішення суду про встановлення факту народження на тимчасово окупованій території України проводить відділ державної реєстрації актів цивільного стану за місцем ухвалення рішення суду в день надходження такого рішення в паперовій формі або будь-який відділ державної реєстрації актів цивільного стану за зверненням заявника в день отримання рішення суду (пункт 8 глави 1 розділу ІІІ Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.10.2000 № 52/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 18.10.2000 за № 719/4940 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24.12.2010 № 3307/5)).

Рішення суду про встановлення факту народження, смерті в певний час, постановлене судом у разі неможливості їх реєстрації органом державної реєстрації актів цивільного стану, є підставою для державної реєстрації таких фактів.

У цих випадках заявником у заяві про поновлення актового запису цивільного стану зазначаються реквізити рішення суду, яке також додається до заяви.

При потребі заявник зазначає в заяві про поновлення актового запису про народження додаткові дані (відомості про місце народження, про батьків), необхідні для складання актового запису, які мають бути підтверджені відповідними документами.

Особливості подання заяви особою з фізичними порушеннями

Відповідно до пункту 1.5 розділу І Правил, якщо заявником є людина з фізичними порушеннями, що унеможливлюють власноручне підписання ним заяви, вони можуть подаватися без проставлення таким заявником власного підпису. У такому випадку подання заяви про анулювання відбувається у присутності свідка, залученого відповідним заявником.

Свідком не може бути залучено особу з частковою чи неповною цивільною дієздатністю, з обмеженою цивільною дієздатністю чи недієздатну особу, а також осіб з числа: посадових осіб органу державної реєстрації актів цивільного стану, до якого звернувся заявник; другого з батьків у всіх випадках, визначених законодавством, пов’язаних із захистом інтересів дитини; другого з наречених; другого з подружжя у разі розірвання шлюбу за заявою подружжя; осіб, які не можуть прочитати або проставити власний підпис на заяві чи актовому записі цивільного стану.

Якщо заявником є особа з порушенням зору, посадовою особою органу державної реєстрації актів цивільного стану вголос зачитується текст заяви про анулювання актових записів цивільного стану .

Особа з порушеннями слуху та/або мовлення під час подання заяви про анулювання може залучати перекладача жестової мови, у тому числі в режимі онлайн.

Свідком, перекладачем жестової мови пред’являється паспорт або паспортний документ.

Строк розгляду заяви

Згідно з пунктом 1.10 розділу І Правил питання про поновлення актових записів цивільного стану розглядається у строк, що не перевищує трьох місяців, з дня подання відповідної заяви до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

За наявності поважних причин цей строк продовжується з письмового дозволу керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації (за місцем їх подання), але не більше ніж на три місяці.

Дипломатичним представництвом або консульською установою України таке питання розглядається у шестимісячний строк з дня подання до них відповідної заяви.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.