Податкова пояснила, в який строк необхідно повернути невикористані кошти на відрядження

В Україні визначено чіткі правила щодо повернення невикористаних коштів, виданих працівникові на відрядження. Це питання регулюється законодавством та внутрішніми нормативами підприємств, адже правильний облік витрат під час службових поїздок має важливе значення для фінансової дисципліни.

Податкова служба пояснює, що порядок оподаткування суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк визначено п. 170.9 ПКУ, відповідно до пп. 170.9.3 якого документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти / електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт.

Основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59. При цьому інші підприємства та організації також можуть використовувати Інструкцію №59 як допоміжний (довідковий) документ.

Відповідно до абзацу першого п. 11 розд. ІІ Інструкції №59 відряджений працівник перед від’їздом у відрядження забезпечується авансом у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати.

Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, виданих на відрядження) підлягає поверненню працівником на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку, а у разі отримання авансу готівкою сума надміру витрачених коштів підлягає поверненню працівником до каси відповідного державного органу, військового формування, відповідної установи чи організації.

У разі якщо відряджений працівник отримав аванс на службове відрядження готівкою, він подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження, і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи (абзац другий п. 11 розд. ІІ Інструкції №59).

Водночас слід зазначити, що надміру витраченими у відрядженні коштами є кошти, отримані працівником на відрядження чи під звіт, не повернені в установлений строк.

Враховуючи викладене, працівники органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, мають повернути кошти, не використані у відрядженні, у строки, визначені Інструкцією №59, а інші суб’єкти господарювання (у тому числі фізичні особи – підприємці) у строки, визначені ПКУ.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.