Відпустка за графіком чи за заявою: у чому різниця та покроковий алгоритм дій

Перед наданням працівникові щорічної відпустки роботодавець має пройти визначений законодавством алгоритм оформлення. Він передбачений Кодексом законів про працю України та Законом України «Про відпустки» і складається з кількох обов’язкових кроків. Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради нагадала алгоритм оформлення щорічної відпустки.

Графік відпусток

Оформлення щорічної відпустки починається із затвердження графіка відпусток на календарний рік. Під час його складання враховують виробничі потреби підприємства, побажання працівників та право окремих категорій працівників отримувати відпустку у зручний для них час.

Графік доводиться до відома працівників, складається у довільній формі, а зміни до нього допускаються за умови їх належного оформлення.

Якщо працівник іде у відпустку відповідно до графіка, подавати заяву закон не зобов’язує. Підставою для видання наказу є сам графік та повідомлення працівника.

Повідомлення працівника

Роботодавець повинен письмово повідомити працівника про дату початку щорічної відпустки не пізніше ніж за 14 календарних днів до її початку. Ця вимога діє і під час воєнного стану.

Для цього можуть використовуватися окреме письмове повідомлення, службова записка, електронний документ, корпоративна система документообігу або інший спосіб, який підтверджує ознайомлення працівника.

Коли необхідна заява

Заява працівника потрібна лише у випадках, коли:

• відпустка надається не за графіком;
• необхідно перенести дату відпустки;
• відпустку потрібно продовжити;
• працівник бажає поділити її на частини;
• виникають інші зміни щодо затвердженого графіка.

Якщо відпустка надається у строки, визначені графіком, заява не є обов’язковою.

Наказ про надання відпустки

Наступним етапом є оформлення наказу про надання відпустки. Його можна видати за типовою формою № П-3 або за формою, затвердженою на підприємстві.

У наказі необхідно зазначити:

• прізвище, ім’я та по батькові працівника;
• структурний підрозділ;
• посаду;
• вид відпустки;
• робочий рік, за який вона надається;
• дату початку і закінчення;
• кількість календарних днів;
• підставу для надання відпустки.

Працівника обов’язково ознайомлюють із наказом під підпис.

Виплата відпускних

Після оформлення наказу бухгалтерія здійснює нарахування відпускних.

Якщо роботодавець не виплатив їх у встановлений законодавством строк, працівник має право вимагати перенесення відпустки на інший період.

Відображення у табелі

Щорічна відпустка обов’язково вноситься до табеля обліку використання робочого часу.

Найчастіше використовують такі позначення:

• «В» або код «08» — щорічна основна відпустка;
• «Д» або код «09» — щорічна додаткова відпустка.

Правильне табелювання впливає на облік робочого часу та оплату праці.

Заповнення особової картки

Відомості про відпустку також вносять до розділу V особової картки форми № П-2.

У ній зазначають:

• вид відпустки;
• період роботи;
• дату початку;
• дату закінчення;
• номер наказу.

Такі записи необхідно робити і щодо внутрішніх сумісників.

Коли відпустку переносять або продовжують

Законодавство передбачає випадки, коли щорічна відпустка переноситься або продовжується. Це можливо у разі:

• тимчасової непрацездатності працівника;
• несвоєчасного письмового повідомлення про початок відпустки;
• несвоєчасної виплати відпускних;
• збігу з відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами;
• збігу з навчальною відпусткою.

Поділ відпустки на частини

За бажанням працівника щорічну відпустку можна поділити на частини.

Водночас одна з них має становити не менше 14 календарних днів поспіль і належати одному робочому року. Як наголошують у Держпраці, не допускається формувати ці 14 днів із різних робочих років.

Чек-лист для роботодавця

Перед оформленням щорічної відпустки необхідно перевірити, чи:

• відпустка передбачена графіком;
• працівника повідомлено не пізніше ніж за 14 календарних днів;
• отримано заяву, якщо вона необхідна;
• видано наказ;
• нараховано та виплачено відпускні;
• зроблено відмітку в табелі;
• внесено запис до особової картки.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER та WhatsApp, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.