Отпуск по графику или по заявлению: в чём разница и пошаговый алгоритм действий

Перед предоставлением работнику ежегодного отпуска работодатель должен пройти установленный законодательством алгоритм оформления. Он предусмотрен Кодексом законов о труде Украины и Законом Украины «Об отпусках» и состоит из нескольких обязательных шагов. Инспекция по вопросам труда и занятости населения Днепровского городского совета напомнила алгоритм оформления ежегодного отпуска.

График отпусков

Оформление ежегодного отпуска начинается с утверждения графика отпусков на календарный год. При его составлении учитываются производственные потребности предприятия, пожелания работников и право отдельных категорий работников получать отпуск в удобное для них время.

График доводится до сведения работников, составляется в произвольной форме, а изменения в него допускаются при условии их надлежащего оформления.

Если работник уходит в отпуск в соответствии с графиком, закон не обязывает его подавать заявление. Основанием для издания приказа является сам график и уведомление работника.

Уведомление работника

Работодатель должен письменно уведомить работника о дате начала ежегодного отпуска не позднее чем за 14 календарных дней до его начала. Это требование действует и во время военного положения.

Для этого можно использовать отдельное письменное уведомление, служебную записку, электронный документ, корпоративную систему документооборота или иной способ, подтверждающий ознакомление работника.

Когда требуется заявление

Заявление работника требуется только в тех случаях, когда:

• отпуск предоставляется не по графику;
• необходимо перенести дату отпуска;
• отпуск нужно продлить;
• работник желает разделить его на части;
• возникают другие изменения в отношении утвержденного графика.

Если отпуск предоставляется в сроки, определенные графиком, заявление не является обязательным.

Приказ о предоставлении отпуска

Следующим этапом является оформление приказа о предоставлении отпуска. Его можно издать по типовой форме № П-3 или по форме, утвержденной на предприятии.

В приказе необходимо указать:

• фамилию, имя и отчество работника;
• структурное подразделение;
• должность;
• вид отпуска;
• рабочий год, за который он предоставляется;
• дату начала и окончания;
• количество календарных дней;
• основание для предоставления отпуска.

Работника обязательно знакомят с приказом под подпись.

Выплата отпускных

После оформления приказа бухгалтерия производит начисление отпускных.

Если работодатель не выплатил их в установленный законодательством срок, работник имеет право потребовать переноса отпуска на другой период.

Отражение в табеле

Ежегодный отпуск обязательно вносится в табель учёта рабочего времени.

Чаще всего используются следующие обозначения:

• «В» или код «08» — ежегодный основной отпуск;
• «Д» или код «09» — ежегодный дополнительный отпуск.

Правильное табелирование влияет на учет рабочего времени и оплату труда.

Заполнение личной карточки

Сведения об отпуске также вносятся в раздел V личной карточки формы № П-2.

В ней указываются:

• вид отпуска;
• период работы;
• дата начала;
• дата окончания;
• номер приказа.

Такие записи необходимо делать и в отношении внутренних совместителей.

Когда отпуск переносится или продлевается

Законодательство предусматривает случаи, когда ежегодный отпуск переносится или продлевается. Это возможно в случае:

• временной нетрудоспособности работника;
• несвоевременного письменного уведомления о начале отпуска;
• несвоевременной выплаты отпускных;
• совпадения с отпуском в связи с беременностью и родами;
• совпадения с учебным отпуском.

Разделение отпуска на части

По желанию работника ежегодный отпуск можно разделить на части.

При этом одна из частей должна составлять не менее 14 календарных дней подряд и относиться к одному рабочему году. Как отмечают в Гоструда, не допускается формировать эти 14 дней из разных рабочих лет.

Чек-лист для работодателя

Перед оформлением ежегодного отпуска необходимо проверить,:

• предусмотрен ли отпуск графиком;
• работник был уведомлен не позднее чем за 14 календарных дней;
• получено заявление, если оно необходимо;
• издан приказ;
• начислены и выплачены отпускные;
• сделана отметка в табеле;
• внесена запись в личную карточку.

Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua и на Google Новости SUD.UA, а также на наш VIBER и WhatsApp, страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.