Как вернуть трудовую книжку работнику, который выехал за границу — разъяснение Гоструда

Восточное межрегиональное управление Гоструда разъяснило, как вернуть трудовую книжку работнику, который выехал за границу.

В период действия военного положения порядок организации кадрового делопроизводства и архивного хранения кадровых документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно, при обеспечении ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета затрат на оплату труда.

Также в период действия военного положения стороны трудового договора могут договориться об альтернативных способах создания, пересылки и хранения приказов (распоряжений) работодателя, уведомлений и других документов по вопросам трудовых отношений и о любом другом доступном способе электронной коммуникации, который избран по соглашению между работодателем и работником. (ст. 7 Закона Украины от 15.03.2022 № 2136-IX «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения»).

В случае, когда увольнение происходит дистанционно, и работник не может лично явиться по месту работы для получения трудовой книжки, хранящейся у работодателя, пересылка трудовой книжки по почте допускается только по письменному согласию работника (пункт 4.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников).

Следовательно, при оформлении увольнения онлайн работодатель должен получить от работника заявление о пересылке трудовой книжки по почте. Такая просьба может включаться отдельным пунктом в заявление работника на увольнение (если увольнение происходит по инициативе работника), или же составляется отдельное заявление.

Как и все остальные документы, заявление о трудовой книжке следует послать работодателю согласованным между сторонами трудового договора способом.

Если работник находится за границей, то он также может получить трудовую книжку по почте. Еще недавно действовали ограничения на пересылку трудовых книжек международной почтой, но с 12.09.2024 вступило в силу постановление Кабинета министров от 10.09.2024 № 1045, которое внесло соответствующие изменения в постановления, содержащие этот запрет.

В частности, из Перечня вложений, запрещенных к пересылке в почтовых отправлениях, утвержденной постановлением КМУ от 08.09.2023 № 958, исключены трудовые книжки. Кроме того, правительственные чиновники определили, что пересылка за пределы Украины трудовых книжек осуществляется исключительно в регистрируемых международных почтовых отправлениях (пункт 26 Правил предоставления услуг почтовой связи, утвержденных постановлением КМУ от 5.03.2009 № 270).

Таким образом, с 12.09.2024 года у работодателей появилась возможность пересылать трудовые книжки находящимся за рубежом работникам при получении предварительного заявления.