Работник находится за границей: как оформить дистанционную работу без нарушений

Украинское законодательство позволяет работникам выполнять работу дистанционно, в том числе находясь за пределами Украины. При оформлении таких трудовых отношений работодателю и работнику важно правильно определить условия работы, порядок взаимодействия и оформить трудовой договор в соответствии с требованиями законодательства.

Согласно Кодексу законов о труде трудовой договор о дистанционной работе обязательно заключается в письменной форме. В то же время во время военного положения стороны могут самостоятельно согласовать форму такого договора, в частности оформить его как электронный документ с использованием электронной подписи.

Личное присутствие работника для подписания документов не является обязательным, если работодатель и работник договорились об электронной коммуникации. При этом работник может выполнять дистанционную работу из другой страны, если трудовые отношения регулируются законодательством Украины, а работодатель зарегистрирован в Украине.

Для оформления таких трудовых отношений рекомендуется использовать типовую форму трудового договора о дистанционной работе, утверждённую приказом Министерства развития экономики, торговли и сельского хозяйства Украины №913-21 от 5 мая 2021 года.

Процедура заключения трудового договора о дистанционной работе с работником, находящимся за границей, включает несколько обязательных этапов.

Подготовка проекта трудового договора

После достижения предварительной договорённости о трудоустройстве работодатель готовит текст трудового договора в электронном виде (PDF, DOCX и т.д.) с использованием типовой формы, утверждённой Приказом №913-21.

В договоре рекомендуется отдельно предусмотреть:

• что работа выполняется дистанционно;
• страну или адрес фактического пребывания работника (при наличии);
• порядок электронной коммуникации между сторонами;
• режим работы и учёта рабочего времени;
• порядок подачи отчётности и выполнения задач;
• порядок обмена кадровыми документами;
• условия обеспечения оборудованием и средствами связи;
• вопросы компенсации расходов (при необходимости).

Кодекс законов о труде Украины (глава III) определяет понятие трудового договора, требования к его заключению и обязательные условия трудового договора. При этом условия договора не могут ухудшать положение работника по сравнению с законодательством Украины о труде. Согласно ст. 9 КЗоТ запрещается принуждение работника к заключению трудового договора, по условиям которого не достигнуто взаимного согласия.

Согласование способа электронного документооборота

Работодателю и работнику необходимо согласовать порядок электронного взаимодействия, в частности:

• использование квалифицированной электронной подписи (КЭП);
• использование сервисов электронного документооборота (например, Дія или других платформ);
• способ направления кадровых документов;
• электронные адреса и каналы коммуникации;
• порядок хранения электронных документов.

Работник, находящийся за границей, также может использовать украинскую КЭП при наличии действующего сертификата электронной подписи и доступа к соответствующему сервису.

Отдельно следует учитывать положения ч. 2 ст. 7 Закона №2136, согласно которым в период военного положения стороны трудового договора могут договориться об альтернативных способах создания, пересылки и хранения приказов, уведомлений и других документов по вопросам трудовых отношений, а также о любом другом доступном способе электронной коммуникации.

Подписание трудового договора

После согласования окончательного текста договора:

• работодатель подписывает документ своей КЭП;
• направляет работнику подписанный файл вместе с подтверждением наложения электронной подписи;
• работник, находясь за границей, накладывает свою КЭП на документ;
• возвращает работодателю подписанный экземпляр и подтверждение подписания.

Подписание может осуществляться через сервисы электронного документооборота или средствами портала/приложения Дія.

После наложения электронных подписей обеих сторон трудовой договор считается заключённым в надлежащей письменной форме.

Издание приказа о приёме на работу

После заключения трудового договора работодатель издаёт приказ (распоряжение) о приёме работника на работу. Работника необходимо ознакомить с приказом согласованным сторонами электронным способом.

Уведомление налоговой службы о приёме работника

До начала работы работника работодатель обязан подать уведомление о приёме работника на работу в органы налоговой службы в общем порядке.

Хранение документов

Каждая из сторон должна хранить свой экземпляр электронного трудового договора и подтверждение его подписания электронными подписями. При этом работодатель обязан обеспечить надлежащее хранение кадровых документов в соответствии с требованиями законодательства.

Также, если работник длительное время находится за границей, работодателю следует учитывать правила страны пребывания работника. В частности, это может касаться законности дистанционной работы на территории другого государства, а также возможных налоговых или миграционных требований.

Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua и на Google Новости SUD.UA, а также на наш VIBER и WhatsApp, страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.