Що таке електронний нотаріат та як це буде працювати

Про запровадження електронного нотаріату говорять вже не перший рік. Навіть розмірковують закріпити його в законодавстві.

Про необхідність створення єдиного електронного реєстру нотаріальних дій йшлося в Указі Президента України від 22 липня 2019 року № 542/2019 «Про заходи щодо протидії рейдерству».

Якщо відкрити законопроект № 5644 від 10.06.2021 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення регулювання нотаріальної діяльності», то можна довідатися, що під електронною системою нотаріату його автори розуміють державну автоматизовану інформаційну систему, призначену для збору, накопичення, обробки, збереження, захисту та використання відомостей щодо нотаріальної діяльності та забезпечення усіх видів інформаційної взаємодії (обміну).

Складовими електронної системи нотаріату є електронний нотаріальний архів, електронний реєстр нотаріальних дій, електронне робоче місце нотаріуса та інші підсистеми, визначені положенням про електронну систему нотаріату, що затверджується Міністерством юстиції України за погодженням з Нотаріальною палатою України.

Електронне робоче місце нотаріуса є підсистемою, в якій забезпечується налаштування процесу вчинення нотаріальних дій та виконання функцій, делегованих державою, розробка шаблонів (зразків) документів, підготовка нотаріальних документів, відправлення запитів та отримання інформації з єдиних та державних реєстрів, кадастрів, інших інформаційних систем, доступ нотаріусів до яких передбачений законодавством, обмін іншою інформацією в електронній формі, необхідною для вчинення нотаріальних дій або виконання функцій, делегованих державою.

Електронний реєстр нотаріальних дій є підсистемою, що забезпечує реєстрацію та облік вчинених нотаріальних дій, а також зберігання, захист, пошук та перегляд відповідних відомостей.

Держателем електронної системи нотаріату є Міністерство юстиції України.

Відомості електронної системи нотаріату становлять нотаріальну таємницю.

Вилучення будь-яких документів або частин електронної системи нотаріату не допускається, крім випадків, передбачених законом.

Крім того, нотаріуси ведуть встановлену звітність і подають її з використанням електронної системи нотаріату.

Також електронна система нотаріату використовується для складання кваліфікаційного іспиту і забезпечує проведення електронного анонімного тестування.

Окремо законопроектом уточнюється, що внесення нотаріусом інформації до електронної системи нотаріату, єдиних та державних реєстрів, що функціонують у системі Міністерства юстиції України, Нотаріальної палати України, надання інформації на запити уповноважених державних органів (осіб) у випадках та обсязі, визначених законодавством, не є порушенням нотаріальної таємниці.

Ексзаступниця міністра юстиції Ольга Оніщук пояснила «Судово-юридичній газеті», про що йдеться.

«Це не просто електронна програма, куди нотаріус руками друкує ваші дані чи вид нотаріальної дії, які він вчиняє. Це набагато більше. Саме тому так багато років держава це робить. Бо це взаємодія всіх державних реєстрів. Простими словами, це «Трембіта», на яку садиться саме робоче місце нотаріуса, електронне робоче місце і до якого приєднані всі інші державні реєстри: реєстри юридичних осіб, державний реєстр речових прав на нерухоме майно, закачуються всі дані із реєстру довіреностей і спадкового реєстру і все це стає єдиною системою. Відбувається повна взаємодія. Вручну нічого не можна буде вбити довільно. Це унеможливить зловживання, тому що машину обманути, підкупити набагато складніше, ніж людину», - висловила свій погляд на е-нотаріат Ольга Оніщук.

Мін’юст вирішив поекспериментувати

Схоже, що Мін’юст вирішив не чекати, коли відповідний закон буде прийнятий, і перейшов до практичних кроків, щоб запровадити е-нотаріат як можна скоріше.

Кабінет Міністрів України 29 грудня 2021 р. Постановою № 1444 «Деякі питання реалізації експериментального проекту щодо поетапного запровадження Єдиної державної електронної системи е-нотаріату» затвердив Порядок реалізації експериментального проекту щодо поетапного запровадження Єдиної державної електронної системи е-нотаріату.

Що стає зрозумілим із цієї Постанови.

Єдина державна електронна система е-нотаріату буде запроваджуватися поетапно, її держателем стане сам Мін'юст.

Експериментальний проект реалізується трьома етапами, що передбачають:

перший - створення оновлених електронних реєстрів (Спадкового реєстру, Єдиного реєстру довіреностей, Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів), створення і впровадження електронного робочого місця нотаріуса, Електронного реєстру нотаріальних дій;

другий - модернізацію Єдиного реєстру нотаріусів, створення та впровадження Електронного нотаріального архіву, модернізацію електронного робочого місця нотаріуса, Електронного реєстру нотаріальних дій;

третій - створення та впровадження електронного кабінету клієнта, введення в промислову експлуатацію Системи е-нотаріату.

Система е-нотаріату включає:

- Електронне робоче місце нотаріуса;

- Електронний кабінет клієнта;

- Електронний нотаріальний архів;

- Електронний реєстр нотаріальних дій;

- Єдиний реєстр довіреностей;

- Єдиний реєстр нотаріусів;

- Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів;

- Спадковий реєстр.

Система е-нотаріату забезпечує:

функціонування Електронного реєстру нотаріальних дій, Спадкового реєстру, Єдиного реєстру довіреностей, Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, Єдиного реєстру нотаріусів, Електронного нотаріального архіву, електронного робочого місця нотаріуса, електронного кабінету клієнта;

ведення електронного нотаріального діловодства, формування електронних нотаріальних справ;

централізоване зберігання нотаріальних документів в Електронному нотаріальному архіві; підготовку нотаріальних документів на основі типових проектів (зразків) документів, підготовку нотаріальних документів;

відправлення запитів та отримання інформації з єдиних та державних реєстрів, кадастрів, інших інформаційних систем, доступ нотаріусів до яких передбачений законодавством, обмін іншою інформацією в електронній формі, необхідною для вчинення нотаріальних дій або виконання функцій, делегованих державою;

в установлених законодавством випадках надання відомостей та документів із системи е-нотаріату;

інформаційну взаємодію з підсистемами системи е-нотаріату та іншими державними електронними інформаційними ресурсами.

Крім того, буде проводитися обмін документами та інформацією (надсилання та отримання документів та інформації) в електронній формі між нотаріусами, фізичними та юридичними особами, органами державної влади та органами місцевого самоврядування.

Відомості до системи е-нотаріату вносяться державною мовою.

За допомогою системи е-нотаріату державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви та приватні нотаріуси ведуть встановлену статистичну звітність.

Користувачами Системи е-нотаріату є:

- нотаріус;

- помічник нотаріуса;

- консультант державної нотаріальної контори;

- особа, що перебуває в трудових відносинах з приватним нотаріусом/ працівник державної нотаріальної контори в обсязі, необхідному для здійснення своїх повноважень відповідно до посадової інструкції;

- особа, яка звертається до нотаріуса за вчиненням дій згідно із законодавством;

- особа, яка здійснює контроль за нотаріальною діяльністю;

- інші особи згідно із законодавством.

Доступ до системи е-нотаріату через електронне робоче місце нотаріуса надається нотаріусу, який отримав в установленому порядку доступ до системи е-нотаріату, діяльність якого не припинена та не зупинена.

За письмовою заявою нотаріуса/державної нотаріальної контори доступ до системи е-нотаріату може бути наданий помічнику приватного нотаріуса/консультанту державної нотаріальної контори або особі, що перебуває в трудових відносинах з приватним нотаріусом/працівнику державної нотаріальної контори в обсязі, необхідному для здійснення своїх повноважень відповідно до посадової інструкції.

Доступ нотаріусів (помічників нотаріусів/консультантів державної нотаріальної контори/осіб, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом/працівника державної нотаріальної контори в обсязі, необхідному для здійснення своїх повноважень відповідно до посадової інструкції) до системи е-нотаріату здійснюється з використанням ідентифікаторів доступу.

Обсяг повноважень помічників нотаріусів/консультантів державної нотаріальної контори обмежується посадовою інструкцією та не може бути більшим за повноваження для роботи з паперовим архівом нотаріуса.

У разі припинення або зупинення нотаріальної діяльності нотаріуса доступ до електронного робочого місця нотаріуса припиняється нотаріусу, помічнику приватного нотаріуса/консультанту державної нотаріальної контори або особі, що перебуває в трудових відносинах з приватним нотаріусом/працівнику державної нотаріальної контори.

Як будуть здійснюватися нотаріальні дії

Особи, які звертаються до нотаріуса через електронний кабінет клієнта, можуть надсилати копії електронних документів нотаріусу та інші передбачені законодавством документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії, а також отримувати документи та повідомлення від нотаріуса.

Електронний кабінет клієнта забезпечує можливість доступу особи до отримання інформації щодо надісланих нею документів, а також до інформації про вчинені щодо неї нотаріальні дії, в тому числі документів, які зберігаються в системі е-нотаріату в електронній формі.

Електронний реєстр нотаріальних дій призначений для ведення уніфікованої системи записів про вчинені нотаріальні дії та їх збереження.

Реєстрація в Електронному реєстрі нотаріальних дій здійснюється нотаріусом у день вчинення відповідної нотаріальної дії після внесення запису до реєстру для реєстрації нотаріальних дій у паперовій формі.

Реєстрація нотаріальної дії в Електронному реєстрі нотаріальних дій здійснюється шляхом внесення нотаріусом відомостей та накладення кваліфікованого електронного підпису нотаріуса.

Кожній нотаріальній дії, зареєстрованій в Електронному реєстрі нотаріальних дій, програмними засобами присвоюється унікальний номер.

Перед здійсненням реєстрації в Електронному реєстрі нотаріальних дій нотаріус вносить відомості щодо документів, на підставі яких вчинялася нотаріальна дія, шляхом завантаження сканованих копій з накладенням кваліфікованого електронного підпису або отримання відомостей з відповідних державних інформаційних систем.

Внесення змін до відомостей, внесених до Електронного реєстру нотаріальних дій, здійснюється у порядку реєстрації нотаріальної дії.

При цьому запис про змінені дані в Електронному реєстрі нотаріальних дій зберігається.

Після вчинення нотаріальної дії нотаріус завантажує до Електронного реєстру нотаріальних дій електронні копії оригіналів документів, посвідчених, засвідчених чи виданих ним, виготовлені шляхом сканування з накладенням кваліфікованого електронного підпису, крім документів, які не долучаються до нотаріальної справи.

Реєстрація нотаріальної дії в Електронному реєстрі нотаріальних дій вважається завершеною з моменту накладення нотаріусом кваліфікованого електронного підпису на дані, внесені до системи е-нотаріату.

У разі виявлення розбіжностей між відомостями в Електронному реєстрі нотаріальних дій та відомостями в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій у паперовій формі пріоритет мають відомості в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій у паперовій формі.

В Електронному нотаріальному архіві зберігаються електронні нотаріальні справи, які формуються відповідно до номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, та інші електронні документи, створені нотаріусом та/або подані/отримані для вчинення нотаріальної дії.

Документи, які містяться в паперовій нотаріальній справі, долучаються до Електронного нотаріального архіву (електронної нотаріальної справи) шляхом їх сканування.

Документи, отримані нотаріусом в електронній формі з інших єдиних та державних реєстрів, кадастрів, інших інформаційних систем, долучаються до електронної нотаріальної справи у вигляді отриманих файлів.

Формування електронних нотаріальних справ здійснюється автоматизовано та передбачає групування документів у справи відповідно до номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса.

Нотаріус формує індивідуальну номенклатуру справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса відповідно до Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса на рік в Електронному нотаріальному архіві.

Нотаріус з метою вчинення нотаріальної дії може запитувати необхідну інформацію (документ) з будь-якого єдиного або державного реєстру, що функціонує в системі Мін'юсту, або підсистеми Системи е-нотаріату шляхом формування відповідного запиту в системі е-нотаріату до державної нотаріальної контори/державного нотаріального архіву/приватного нотаріуса за місцем зберігання нотаріальної справи.

Що не так із е-нотаріатом

Поспіх Мін’юста із запровадженням експерименту вже був підданий критиці.

Зокрема, вище йшлося про обов’язок сканування усіх документів, на підставі яких вчинялася нотаріальна дія, шляхом завантаження сканованих копій з накладенням кваліфікованого електронного підпису, а також про те, що після вчинення нотаріальної дії нотаріус завантажує до Електронного реєстру нотаріальних дій електронні копії оригіналів документів, посвідчених, засвідчених чи виданих ним, крім документів, які не долучаються до нотаріальної справи.

Таке становище справ викликає у фахівців побоювання щодо вірогідного порушення нотаріальної таємниці, оскільки до змісту документів матиме доступ невідоме коло осіб.

Рада Нотаріальної палати України вже звернулася до Міністерства юстиції України з клопотанням відтермінувати реалізацію Постанови № 1444 в частині запровадження системи та підсистем, що потребують змін до Закону України «Про нотаріат», узгодження окремих концептуальних положень моделі електронної системи нотаріату, прийнятної для України, приведення у відповідність до законодавства Постанови № 1444.

Там вважають, що внесення нотаріусами інформації та документів до Електронного нотаріального архіву, доступ фізичних та юридичних осіб, а також органів та установ до інформації, що становить нотаріальну таємницю, через експериментальну Єдину державну електронну систему е-нотаріату не можуть бути розпочаті до внесення змін до Закону України «Про нотаріат», тестування Системи та підсистем НПУ, з метою отримання висновку щодо готовності до запровадження у технічну експлуатацію, та введення такої системи у промислову експлуатацію. 

Крім того, автори клопотання вважають, що при створенні та впровадженні в експлуатацію Єдиної державної електронної системи е-нотаріату в умовах постійного здійснення кібератак, як внутрішніх так і зовнішніх, надважливим є максимальне вжиття заходів кіберзахисту, створення надійних механізмів аутентифікації та контролю доступу, виконання положень, в тому числі, Закону України «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах».

Олії у полум’я підлило і ГНЕУ, яке зазначило у висновку, що законопроект № 5644 не визначає, що таке «електронне робоче місце нотаріуса».

Крім того, питанням е-нотаріату присвячена лише одна ст. 26-2 законопроекту, зміст якої зводиться в основному до загальних положень цієї системи (визначення держателя, технічного та функціонального адміністратора електронної системи) без конкретизації дій нотаріусів щодо її застосування.

При цьому у законопроекті не визначено, чи існуватиме паралельно електронний та класичний паперовий архів та реєстр нотаріальних дій. Загалом, така законодавча невизначеність, на наш погляд, може призвести до складнощів у правозастосуванні, порушень у сфері документообігу та втрати паперових оригіналів документів, що при здійсненні нотаріальної діяльності є неприпустимим.

Раніше розповідалося, навіщо змінюють норми, які регулюють порядок укладення попереднього договору.

Підписуйтесь на наш telegram-канал t.me/sudua та на Youtube Право ТВ, а також на нашу сторінку у Facebook, Viber та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.