Кадры-WEB: новые технологии в системе кадрового делопроизводства

Мария Дунай,
специально для
«Судебно-юридической газеты»

Процесс внедрения системы «Кадры-WEB» затянулся уже на год по причине колоссального объема информации, которую необходимо перевести в электронную форму.

Приказом Государственной судебной администрации Украины (далее — ГСА) №163 от 03.09.2015 года в ГСА Украины и ее территориальных управлениях, аппаратах апелляционных и местных судов было решено внедрить информационно-аналитическую систему «Кадры-WEB» для обеспечения учета судей, государственных служащих и других работников.

Разработчики системы утверждают, что «Кадры-WEB» позволяет выполнять весь цикл работ по управлению персоналом в государственном органе. Но хорошо налаженное старое обычно противится новому. На пути к «светлому информационному будущему», как всегда, стоят преграды — и технические, и «человеческие». Именно поэтому ГСА начала дело с обучения кадровиков новым технологиям их дела.

«Кадры-WEB» — многофункциональная программная система для автоматизации управленческой и учетной работы по управлению персоналом: управление структурой органа (предприятия), кадровый учет, расчет заработной платы и т.д.

«Судебно-юридическая газета» решила разобраться с плюсами и минусами новой системы.

Выигрышные ставки «Кадры-WEB»

Некоторые положительные перспективы внедрения «Кадры-WEB» весьма туманны, а некоторые видны невооруженным взглядом. К таким относится следующее:

Ведение личных дел в электронной форме

Конечно, на первый взгляд ведение личных дел в электронной форме может показаться «двойной работой», ведь их бумажный аналог никто не отменял. Но если присмотреться, в будущем это облегчит процессы поиска необходимых данных и информации, получения биографических справок, создания аттестационных и наградных листов, обмена данными в электронной форме. Кроме этого, «Кадры-WEB» позволяет вести в электронном формате досье судьи

Штатное расписание

Возможность создавать и управлять штатным расписанием государственного органа является одним из главных плюсов «Кадры-WEB». Напомним, штатное расписание — это нормативный документ, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Работа со штатным расписанием существенно связана с обработкой электронных личных дел. Так, процедуры штатного расписания, с одной стороны, используют информацию из личных дел, а с другой — заносят в личные дела информацию, связанную с работой лица в государственном органе (учреждении). Именно поэтому для такого ведения штатного расписания кадровику перво-наперво необходимо ввести личные дела в систему и наполнить классификаторы, данные из которых будут использоваться для ведения штатного расписания.

Из хороших новостей: если штатное расписание уже находится в компьютере в той или иной форме (как у большинства кадровых служб судов), то его можно перенести в «Кадры-WEB».

Отчетность

Еще один из явных плюсов «Кадры-WEB» — возможность автоматического построения разных форм отчетности (конечно, при правильной обработке информации). Система содержит более 15 разных форм.

Другие возможности системы

Отпуск. «Кадры-WEB» проводит расчет ежегодных и дополнительных отпусков (при наличии информации о расчете зарплаты за 12 предыдущих месяцев — автоматически), а также поможет с планированием отпусков и составлением графика.

Приказы. Система позволяет назначать, переводить, увольнять работников, предоставлять им отпуска, назначать надбавки/доплаты, присваивать ранги/звания и т.д. Такие процедуры оформляются приказами. Всем известно, что существуют шаблонные приказы. С ними и не только с ними поможет разбираться «Кадры-WEB», ведь в ней есть функционал проектирования и реализации кадровых приказов. Кроме этого, есть возможность вести реестр и сохранять кадровые приказы в документохранилище. Причем эти приказы всегда можно распечатать, как, впрочем, и другие документы, которые будут сформированы в «Кадры-WEB»

Оплата труда. «Кадры-WEB» дает возможность проводить начисление заработной платы согласно установленным должностным окладам (тарифным ставкам) по табелю учета рабочего времени. Кроме этого, учтена возможная необходимость начислять з/п как по основному месту работы, так и тем, кто трудится по совместительству, как по основной должности работника, так и по должностям, которые он совмещает.

Полезными в контексте оплаты труда являются и возможности:

• начислять оплату за работу в выходные и праздничные дни и/или в сверхурочное время;
• начислять пособия по социальному страхованию (больничные, до- и послеродовые отпуска);
• осуществлять расчет ежегодной премии по результатам работы за год, а также начислять квартальные, ежемесячные и разовые премии (в т.ч. на основе данных предыдущих периодов);
• автоматически рассчитывать предусмотренные постоянные надбавки и доплаты, например, надбавку за выслугу лет в соответствии со стажем работы и действующими коэффициентами.

Налоги и сборы. «Кадры-WEB» позволяют автоматически рассчитывать военный сбор, единый социальный взнос, налог на доходы физических лиц и другие обязательные удержания в соответствии с действующим законодательством, а также осуществлять перерасчет налога с доходов физического лица за год с выдачей соответствующих документов.

И прочее. Есть особенности, которые порадуют кадровиков госорганов. В системе имеется функционал, позволяющий заполнять форму П-2. Напомним, форма П-2 — это личные карточки, которые заполняют все органы, учреждения (организации), на работников которых распространяется Закон «О государственной службе».

В общем, сразу видно, что система ориентирована в первую очередь на государственные органы и учреждения Украины.

Но и это еще не все. Если верить руководству пользователя автоматизированной информационно-аналитической системы «Кадры WEB», то среди функциональных возможностей системы имеется ведение аттестации и ежегодной оценки. Тут необходимо отметить, что новым Законом «О государственной службе» №889-VIII от 10.12.2015 года предусмотрено проведение «Оценки результатов служебной деятельности». Кардинальной разницей между старым и новым видом оценивания является итоговая оценка, которая может быть выставлена государственному служащему. Ранее были варианты оценок: «низкая», «удовлетворительная», «хорошая», «высокая». Согласно новому закону, предусмотрены всего три оценки: «отрицательная», «положительная» или «отличная». Скорее всего, кадровики еще не добрались к указанному функционалу, а «Судебно-юридической газете» уже интересно: разработчики спутали понятия или не учли законодательные изменения? Ждем комментарии кадровиков.

Полезности и удобства

Документы, созданные пользователем, сохраняются в его собственном «облаке» на серверах системы, т.е. вне компьютера пользователя. Таким образом, обеспечена сохранность последних 20 документов в «облаке». При необходимости пользователь может получить и сохранить документ на рабочем компьютере стандартными средствами операционной системы.

В системе можно формировать и распечатывать необходимые исходящие документы, в т.ч. форму 1ДФ. Для удобства предусмотрены и контрольные списки лиц — как по алфавиту, так и в структуре штатного расписания. Имеется также подсистема «Справочники», которая содержит, в частности, учебные материалы по подсистемам «Кадры-WEB». Там планируется разместить подсказки по системе, руководство пользователя, обработанные протоколы замечаний пользователей и последние новости о функционировании системы.

Преграды на пути внедрения

Главной преградой на пути внедрения «Кадры-WEB» является колоссальный объем информации, которую необходимо перевести в электронную форму. Этим и объясняется то, что процесс внедрения системы затянулся уже на год и все еще активно продолжается. Трудоемкость процесса сложно переоценить, особенно учитывая тот факт, что во многих судах кадровую службу фактически представляет один человек. Усугубляет ситуацию то, что информацию в программу нужно внести не только текущую, но и за прошлые года, например, перенести информацию о трудовом стаже из трудовых книжек, что имеет существенное значение для последующих кадровых действий, в частности, расчета вознаграждения за выслугу лет в соответствии со стажем работы. Также кадровики жалуются, что единственным браузером, в котором исполняется «Кадры-WEB», является Internet Explorer.

Подробнее о плюсах и минусах новой системы читайте в статье «Кадры-WEB»: от теории к практике».