Мобилизованный работник в отчетности: почему его путают с работником, находящимся в отпуске без сохранения заработной платы

После начала полномасштабной войны тысячи работников были призваны на военную службу. Это создало для работодателей не только кадровые трудности, но и ряд вопросов относительно правильного отражения таких лиц в налоговой и пенсионной отчетности.

Как объясняет инспекция по вопросам труда Днепровского городского совета, один из самых распространенных вопросов касается того, почему в сведениях о застрахованных лицах мобилизованный работник иногда выглядит так, будто находится в отпуске без сохранения заработной платы.

Мобилизация не является отпуском

Мобилизованный работник не находится в отпуске за свой счет. Его трудовые отношения с работодателем не прекращаются — он освобождается от работы на основании призыва на военную службу, при этом за ним сохраняются место работы и должность.

Отпуск без сохранения заработной платы оформляется по заявлению работника, тогда как мобилизация подтверждается повесткой и приказом работодателя об освобождении от работы.

Почему возникает путаница

Причина заключается в особенностях отчетности: отсутствует отдельный код для мобилизованных работников, которые не получают выплат от работодателя. В связи с этим программные системы используют технические механизмы отражения лиц, находящихся в трудовых отношениях, но не имеющих начисленного дохода.

Из-за этого в сведениях о застрахованных лицах могут появляться признаки, похожие на отпуск без сохранения заработной платы. В то же время юридически и фактически это разные основания отсутствия работника на работе.

Как отражать мобилизованного в Приложении 1

Даже если предприятие не осуществляет выплат мобилизованному работнику, его необходимо ежемесячно отражать в Приложении 1 Объединенной отчетности.

Основные правила:

• в графе 8 указывается стандартная категория застрахованного лица («1» или «2» для лиц с инвалидностью);
• в графе 14 указывается количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях;
• графа 13, предназначенная для отпуска без сохранения заработной платы, не заполняется.

Отсутствие данных в графе 13 является одним из ключевых признаков того, что работник не находится в отпуске за свой счет.

Отражение в 4ДФ

Если мобилизованному работнику не начисляются выплаты, в Приложении 4ДФ его не показывают.

Если работодатель осуществляет добровольные выплаты, они считаются заработной платой и отражаются с признаком дохода «101».

Нужно ли отражать мобилизацию в Приложении 5

Нет. Сам факт призыва на военную службу не является кадровым событием для Приложения 5, поэтому отдельно в этом приложении не указывается.

Особенности обработки отчетности

В отчетности Пенсионного фонда мобилизованные работники без начисленной заработной платы могут попадать в перечни лиц, которые внешне напоминают работников в отпуске без сохранения зарплаты. Это связано с особенностями обработки данных.

Из-за этого работодатели иногда получают письма от инспекции по вопросам труда и занятости населения Днепровского городского совета даже в тех случаях, когда нарушений нет, а отсутствие начислений объясняется мобилизацией работника.

Правильное отражение мобилизованных работников в отчетности позволяет избежать ошибок, а также обеспечивает корректный учет страхового стажа военнослужащего и подтверждение его статуса застрахованного лица.

Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua и на Google Новости SUD.UA, а также на наш VIBER и WhatsApp, страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.