Назвали особливості оформлення щорічних відпусток

В Україні вже зовсім скоро розпочнеться сезон відпусток. Південно-східне міжрегіональне управління Міністерства юстиції м. Дніпро нагадало, що право кожного працівника на щорічну відпустку гарантовано законодавством України.

Види щорічних відпусток

Статтею 4 Закону України «Про відпустки» установлені такі види щорічних відпусток:

• основна відпустка;
• додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;
• додаткова відпустка за особливий характер праці;
• інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.

Водночас колективним договором, угодою та трудовим договором можуть установлюватись інші види щорічних відпусток.

Право на оплачувану щорічну відпустку передбачено ст. 45 Конституції України. Умови, тривалість і порядок надання відпусток визначені КЗпП України (далі — Кодекс), Законом України «Про відпустки» (далі — Закон) та іншими законодавчими актами.

Право на відпустку мають громадяни, які перебувають у трудових відносинах із підприємствами, установами, організаціями незалежно від виду діяльності та галузевої приналежності, а також громадяни, які працюють за трудовим договором у фізособи (ч. 1 ст. 2 Закону).

Тобто сумісники та працівники, що працюють у режимі неповного чи скороченого робочого часу, мають однакові з іншими працівниками права на отримання щорічної відпустки.

У громадян, які виконують роботи на підприємстві на підставі укладеного цивільно-правового договору, права на відпустку немає.

Тривалість відпустки

Гарантована ст. 75 Кодексу і ст. 6 Закону тривалість щорічної основної відпустки становить не менше 24 календарних днів за відпрацьований робочий рік, який відліковується від дня укладення трудового договору.

Чинним законодавством передбачено також установлення більшої тривалості відпусток для певних категорій працівників.

До того ж статтями 7 і 8 Закону передбачена можливість надання працівникам щорічних додаткових відпусток.

Загальна тривалість щорічних основної та додаткової відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірських роботах —  69 календарних днів (ч. 3 ст. 10 Закону).

Конкретна тривалість щорічної додаткової відпустки встановлюється колективним договором за кожним видом робіт, професій та посад або трудовим договором.

Щорічна основна та додаткова відпустки за бажанням працівника можуть надаватись одночасно чи окремо.

Тривалість відпусток незалежно від режимів і графіків роботи розраховується в календарних днях (ч. 1 ст. 5 Закону).

Під час визначення тривалості відпустки не враховуються:

• дні тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку, а також відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (ст. 78  Кодексу);
• святкові та неробочі дні (ст. 73 Кодексу), що припадають на відпускний період (ст. 78¹Кодексу).

Відпустка автоматично подовжується на кількість таких святкових або неробочих днів. Вихідні (субота й неділя) не вважаються ані святковими, ані неробочими днями.

Порядок надання відпустки

Щорічні відпустки зазвичай надаються працівникові з таким розрахунком, аби вони були використані до закінчення робочого року.

У перший рік працівник має право на відпустку повної тривалості лише по закінченню 6 місяців безперервної роботи. Проте деякі категорії працівників можуть одержати відпустку повної тривалості до спливу 6 місяців (ч. 7 ст. 10 Закону). У разі якщо відпустка надається раніше — до настання  6-місячного строку, її тривалість розраховується пропорційно відпрацьованому часу.

Працівники, діти яких віком до 18 років вступають до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості, для супроводу дитини до місця розташування навчального закладу й назад (ч. 8 ст. 10 Закону)  мають право на щорічну відпустку або її частину, але не менш ніж 12 календарних днів. За наявності двох або більше дітей зазначеного віку така відпустка надається окремо для супроводу кожної дитини.

Працівникам, у яких щорічна основна відпустка становить  24 календарних дні, доведеться брати частину відпустки не менш як 14 календарних днів (ст. 12 Закону).

Щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи надаються в будь-який час робочого року згідно із затвердженими графіками. Щоправда, деяким категоріям працівників щорічні відпустки надають у зручний для них час.

Ненадання щорічних відпусток повної тривалості забороняється:

• протягом 2 років поспіль;
• протягом робочого року особам віком до 18 років;
• працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими й важкими умовами праці або з особливим характером праці (ч. 5 ст. 80 КЗпП України і ч. 5 ст. 11 Закону).

Порушення цих норм може призвести до накладення адміністративного штрафу на посадових осіб підприємств, установ й організацій, незалежно від форми власності, та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності.

Порядок оформлення відпустки

Складаємо графік відпусток

Згідно з ч. 10 ст. 10 Закону та ч. 4 ст. 79 Кодексу черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням із виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. Під час складання графіків ураховуються потреби виробництва, особисті інтереси працівників і можливості для їх відпочинку.

Окремі категорії працівників за переліком із ч. 13 ст. 10 Закону мають право на відпустку у зручний для них час за їхнім бажанням.

Конкретні строки складання та порядок оформлення графіків відпусток українським законодавством не встановлено, тож підприємство може самотужки узгодити порядок складання графіка відпусток у довільній формі своїми внутрішніми документами: у колективному договорі чи правилах внутрішнього трудового розпорядку, розпорядженні, наказі тощо.

Чинними нормами законодавства також не встановлено конкретної форми графіка надання відпусток, тому роботодавець може самостійно її розробити.

Графіки відпусток мають доводитися до відома всіх працівників.

Оформлюємо заяву та наказ про відпустку

У разі якщо працівник іде у відпустку в обумовлений графіком строк, заява на відпустку може не подаватися. Якщо ж працівник не погоджується зі строками відпустки, установленими графіком, він подає відповідну заяву про розділення або перенесення відпустки на ім’я керівника підприємства.

Щорічна відпустка, згідно із ч. 2 ст. 11 Закону, має бути перенесена за заявою працівника на інший період або подовжена у випадку:

• тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку;
• виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням заробітної плати;
• настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.

Окрім того, узяти відпустку на підставі заяви в будь-який зручний час мають право громадяни, визначені ч. 13 ст. 10 Закону.

У заяві працівник вказує дату початку щорічної відпустки та її тривалість. Зазначати дату закінчення відпустки необов’язково, це зроблять фахівці кадрової служби.

Надання щорічних відпусток на підприємстві оформлюється наказом. Наказ про надання відпустки може бути видано відразу на декількох працівників, але часто видають накази на кожного працівника окремо. У них також можна зазначати осіб, які тимчасово виконуватимуть обов’язки відсутнього працівника.

Заповнюємо табель обліку робочого часу

У табелі обліку використання робочого часу типової форми № П-5, затвердженої наказом  від 05.12.2008 № 489 Державного комітету статистики України, проставляється відмітка про відпустку:

• щорічні основні відпустки позначатимуться буквеним кодом «В», або цифровим — «08»;
• щорічні додаткові відпустки — буквеним кодом «Д», або цифровим — «09».

Щорічні (основна та додаткові) відпустки надаються працівникам зі збереженням на їх період місця роботи (посади) і зарплати (ст. 74 Кодексу).

Заробітна плата працівникам за час відпустки виплачується не пізніше ніж за 3 дні до її початку (ст. 115 Кодексу). Проте зверніть увагу, що в листі від 05.01.2012 р. № 7/13/133-12 Мінсоцполітики зазначає: за необхідності отримання щорічної відпустки (або її частини) у стислі строки (у  зв’язку із сімейними обставинами, станом здоров’я тощо) у заяві працівник може висловити своє бажання про отримання відпускних у строки, визначені між працівником і роботодавцем.

Раніше «Судово-юридична газета» писала, чи можна внести зміни у графік відпусток.

Також ми писали, що Зеленський підписав закон про електронні трудові книжки.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал та на Twitter, щоб бути в курсі найважливіших подій.