Перевод или новое трудоустройство: в каких случаях необходимо сообщать ГНС

Работодатели часто сталкиваются с вопросом, нужно ли подавать уведомление в Государственную налоговую службу в случае перевода работника на другую должность. На практике нередко возникает путаница между переводом и приемом на работу, что может приводить как к лишним действиям, так и к ошибкам при оформлении кадровых документов.

Специалисты подчеркивают: обязанность уведомлять налоговый орган возникает только в случаях, когда между работником и работодателем возникают новые трудовые отношения. Если же работник продолжает работать у того же работодателя, а меняется только его должность или условия труда, подавать уведомление в ГНС не требуется.

Когда подается уведомление о приеме на работу

Согласно части третьей статьи 24 Кодекса законов о труде Украины, работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, издания соответствующего приказа или распоряжения работодателя и уведомления налогового органа о приеме на работу.

Порядок подачи такого уведомления утвержден постановлением Кабинета Министров Украины от 17 июня 2015 года № 413.

Основная цель уведомления — информирование государства о возникновении новых трудовых отношений между работником и работодателем.

Что считается переводом

Переводом считается изменение трудовой функции работника или других существенных условий труда в рамках уже существующих трудовых отношений.

В частности, речь идет о случаях, когда:

• бухгалтера переводят на должность главного бухгалтера;
• инспектора по кадрам назначают начальником отдела кадров;
• работника переводят в другое структурное подразделение предприятия;
• работник с его согласия переходит на другую постоянную работу в пределах того же предприятия.

В таких ситуациях трудовые отношения не прекращаются, работник не увольняется, а лишь продолжает работать на новых условиях.

Почему уведомление в ГНС не требуется

При переводе не возникают новые трудовые отношения между сторонами.

Работник уже состоит в штате предприятия, поэтому:

• действующий трудовой договор не прекращается;
• новый трудовой договор не заключается;
• работник не принимается на работу повторно.

Именно поэтому законодательство не предусматривает обязанности подавать уведомление в ГНС в случае внутреннего перевода работника.

Какие документы необходимо оформить

Отсутствие необходимости уведомлять налоговую службу не освобождает работодателя от обязанности надлежащим образом оформить кадровые изменения.

В зависимости от конкретной ситуации могут понадобиться:

• заявление работника;
• письменное согласие на перевод;
• приказ о переводе;
• внесение изменений в личную карточку;
• обновление штатно-кадровой документации;
• дополнительное соглашение к трудовому договору, если этого требуют изменения условий труда.

Именно эти документы подтверждают законность проведенного перевода.

Когда уведомление все же нужно подавать

Работодателям следует учитывать, что некоторые кадровые ситуации могут выглядеть как перевод, хотя фактически являются новым приемом на работу.

Уведомление в ГНС является обязательным, если:

• работника уволили, а затем повторно приняли на работу;
• работника оформляют по совместительству на основании отдельного трудового договора;
• после прекращения предыдущего заключается новый трудовой договор;
• работник переходит к другому работодателю в порядке перевода.

В последнем случае новый работодатель обязан подать уведомление в ГНС, поскольку для него это уже является новым трудоустройством работника.

Типичные ошибки работодателей

Специалисты обращают внимание на ряд распространенных ошибок при оформлении кадровых изменений.

В частности, работодатели нередко:

• подают уведомление в ГНС при внутреннем переводе, хотя закон этого не требует;
• оформляют увольнение и повторный прием вместо перевода;
• не издают приказ о переводе;
• путают понятия перевода и перемещения работника.

Подобные ошибки могут создавать дополнительные риски во время проверок и кадровых аудитов.

Практический пример

Работник занимает должность ведущего специалиста. С 1 июля его переводят на должность начальника отдела.

Для оформления изменений работодатель издает приказ о переводе и вносит необходимые корректировки в кадровые документы.

В такой ситуации:

• уведомление в ГНС не подается;
• трудовые отношения продолжаются без перерыва;
• новый трудовой договор не заключается.

Перевод работника на другую должность в пределах одного работодателя не является приемом на работу, а следовательно не требует подачи уведомления в ГНС.

Обязанность уведомлять налоговый орган возникает только тогда, когда создаются новые трудовые отношения или заключается новый трудовой договор. Поэтому работодателям важно правильно разграничивать перевод и прием на работу и надлежащим образом оформлять все кадровые изменения.

Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua и на Google Новости SUD.UA, а также на наш VIBER и WhatsApp, страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.