Вартість харчування включена до проїзних документів: як оподатковуються витрати на відрядження
Вартість харчування, включена до проїзних документів під час службового відрядження, нерідко викликає запитання у роботодавців та працівників щодо порядку її оподаткування. Особливо актуальним є питання, чи вважаються такі витрати додатковим благом працівника та чи підлягають вони оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб.
Які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу
Відповідно до підпункту 165.1.11 Податкового кодексу України до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу фізичної особи не включаються кошти, отримані нею на відрядження або під звіт, за умови їх використання та звітування відповідно до вимог пункту 170.9 ПКУ.
Водночас пункт 170.9 ПКУ встановлює порядок оподаткування надміру витрачених коштів, які були видані на відрядження або під звіт та не повернуті платником податку у строки, визначені законодавством.
Згідно з підпунктом 170.9.1 ПКУ не вважаються доходом працівника або члена керівного органу підприємства, установи чи організації суми витрат на відрядження, відшкодовані роботодавцем у встановленому порядку та в межах фактичних витрат. До таких витрат належать витрати на проїзд до місця відрядження і назад, включаючи перевезення багажу та бронювання квитків, витрати на пересування у місці відрядження, у тому числі орендованим транспортом, оплату проживання у готелях і мотелях, а також витрати на харчування та побутові послуги, якщо вони включені до рахунків за проживання.
Крім того, до переліку належать витрати на оренду житла, оплату телефонного зв’язку, оформлення закордонних паспортів, віз, обов’язкового страхування, а також інші належним чином оформлені витрати, пов’язані з дотриманням правил в’їзду та перебування у країні або місці відрядження. До таких витрат також належать збори та податки, які необхідно сплачувати у зв’язку з їх здійсненням.
Водночас зазначені витрати не підлягають оподаткуванню лише за умови наявності документів, що підтверджують їх вартість.
Кількість днів перебування працівника у відрядженні визначається на підставі наказу про відрядження та підтверджується одним або кількома документами. Це можуть бути відмітки прикордонної служби про перетин державного кордону, проїзні документи, рахунки за проживання або інші документи, які підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні.
Для підтвердження витрат можуть використовуватися транспортні квитки, транспортні рахунки та багажні квитанції, у тому числі в електронній формі. Також підтвердними документами вважаються документи від надавачів послуг проживання, страхові поліси, банківські виписки та інші відомості щодо проведених платіжних операцій за рахунками, до яких випущені платіжні інструменти. Крім того, можуть використовуватися документи, що підтверджують проведення операцій із застосуванням платіжних інструментів, а також інші документи, які засвідчують понесені витрати.
Які норми добових діють в Україні та за кордоном
Податкове законодавство також передбачає, що до оподатковуваного доходу не включаються витрати на харчування та інші особисті потреби працівника під час відрядження, навіть якщо вони не підтверджені документально. Йдеться про добові витрати, які виплачуються у зв’язку з відрядженням у межах встановлених норм.
Для відряджень територією України розмір неоподатковуваних добових не може перевищувати 0,1 мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня відповідного податкового року, за кожен календарний день відрядження. Для закордонних відряджень граничний розмір добових становить не більше 80 євро на день за офіційним курсом гривні до євро, визначеним Національним банком України.
Порядок визначення складу та розміру витрат на відрядження державних службовців, а також інших працівників підприємств, установ і організацій, які повністю або частково фінансуються з бюджету, встановлюється Кабінетом Міністрів України. Для таких категорій працівників сума добових не може перевищувати межі, визначені Податковим кодексом.
Розмір добових визначається залежно від країни відрядження. Якщо відрядження здійснюється в межах України або до держав, для в’їзду до яких громадянам України не потрібна віза, підставою є наказ про відрядження та первинні документи. У разі відрядження до країн із візовим режимом необхідно також мати документи, що підтверджують фактичне перебування працівника за кордоном, зокрема відмітки прикордонних служб, проїзні документи, рахунки за проживання чи інші підтвердні документи.
Якщо відповідні підтвердні документи відсутні, сума виплачених добових включається до оподатковуваного доходу фізичної особи.
Чи оподатковується харчування, включене до вартості квитка
У ДПС зазначають, що базовим нормативним документом, який регламентує порядок службових відряджень працівників органів державної влади, а також підприємств, установ і організацій, що фінансуються повністю або частково за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року №59. При цьому підприємства недержавного сектору також можуть використовувати положення Інструкції №59 як орієнтир у своїй діяльності.
Згідно з абзацом четвертим пункту 5 розділу ІІ, підпунктом «д» підпункту 16.2 розділу ІІІ Інструкції №59 та пунктом 2 постанови Кабінету Міністрів України від 2 лютого 2011 року №98 витрати на харчування, якщо їх вартість включена до проїзних документів, відшкодовуються працівником за рахунок добових.
Якщо у вартості проїзного документа для відрядження в межах України або за кордон передбачено харчування без окремого визначення його вартості, добові виплачуються у зменшеному розмірі. Зокрема, при одноразовому харчуванні виплачується 80 відсотків встановленої суми добових, при дворазовому — 55 відсотків, а при триразовому — 35 відсотків.
Отже, якщо працівник юридичної особи, яка не утримується за рахунок бюджетних коштів, під час відрядження в Україні або за кордоном користується харчуванням, вартість якого включена до проїзного документа, такі витрати вважаються складовою добових витрат. Вони враховуються в межах норм, визначених підпунктом 170.9.1 ПКУ, і не включаються до оподатковуваного доходу працівника.
Разом із тим для працівників підприємств, установ та організацій, які повністю або частково фінансуються з бюджету, витрати на харчування, включені до вартості проїзного документа під час відрядження, також належать до складу добових. У такому випадку їх розмір визначається відповідно до постанови Кабінету Міністрів України №98, а самі суми не підлягають оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб.
Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER та WhatsApp, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.
